Búsqueda por número OEM y equivalente en la venta de repuestos

Cuando suena el teléfono en una empresa que vende repuestos, quien llama rara vez dice "necesito unas pastillas de freno". El mecánico o el distribuidor lee el número que figura en la caja que tiene en la mano y, a veces, envía una foto. En los repuestos, el lenguaje común no es el nombre del producto, sino el número de pieza. Por eso, si el cuadro de búsqueda de su portal B2B no entiende correctamente los números, todas las demás funciones pasan a un segundo plano.

En este artículo explicamos por qué es difícil la búsqueda por número OEM y equivalente, cómo debe plantearse esta búsqueda en un buen sistema y cómo puede preparar sus datos para ello.

OEM, original, equivalente: nombres distintos para la misma pieza

Empecemos por aclarar los conceptos. En el sector, estos términos a veces se usan indistintamente y la confusión llega hasta el pedido.

• Número OEM: Es el número que el fabricante del vehículo asigna a esa pieza. La mayoría de las referencias que tiene el distribuidor son de este tipo, porque es el que figura en el catálogo de servicio y en la pieza antigua.
• Pieza original: Es la pieza que se vende con el logotipo del fabricante del vehículo y a través de su canal.
• Número del fabricante (marca): Es el código que figura en el catálogo propio del fabricante de recambios independiente. Un mismo número OEM puede corresponder a cinco códigos distintos de cinco fabricantes diferentes.
• Pieza equivalente: Es una pieza fabricada por otro fabricante con las mismas medidas y la misma función que la pieza OEM.
• Referencia cruzada: Es la tabla de correspondencias que vincula estos números entre sí. Guarda información del tipo "este número OEM corresponde a estos tres productos de nuestro catálogo".

El problema es el siguiente: el distribuidor busca con el número que conoce. Si en su sistema el producto solo está registrado con su propio código de stock, el distribuidor no encuentra la pieza que busca aunque esté en stock y coge el teléfono.

Normalización de números: diferencias de espacios, guiones y puntos

Un mismo número se escribe de forma distinta en lugares distintos. Puede llevar espacios en la caja, guiones en la factura e ir todo junto en el ERP. Y el distribuidor lo escribe tal como lo recuerda. Todas las siguientes grafías, que hemos inventado a modo de ejemplo, corresponden en realidad a la misma pieza:

La normalización consiste en eliminar, antes de la búsqueda, los separadores del número, como espacios, guiones, puntos o barras, y convertir las letras a un único formato (normalmente mayúsculas). Tanto los números registrados como el texto que escribe el distribuidor pasan por la misma regla, y la comparación se hace sobre estas formas limpias. Así, "cómo se ha escrito" deja de importar y lo que cuenta es "qué se ha escrito".

Las ventajas de la normalización no se ven solo en el lado del distribuidor. La misma regla funciona cuando su equipo de ventas busca un número que le dictan por teléfono o cuando su equipo de almacén comprueba el número de una caja. Cuando todos encuentran el mismo número con el mismo resultado, desaparecen las ventas perdidas por piezas que estaban en la estantería mientras alguien decía "no lo tenemos".

Detalles a tener en cuenta

• Ceros a la izquierda: En los números de algunos fabricantes, el cero inicial tiene significado; en otros, se pierde al importar desde Excel. La regla de normalización debe contemplarlo.
• Confusión entre O y 0, I y 1: Es frecuente en los números escritos a mano. Corregirlo de forma totalmente automática es arriesgado, pero una sugerencia del tipo "¿quiso decir...?" resulta útil.
• Búsqueda parcial: El distribuidor puede recordar solo una parte del número. Debe ser posible buscar por un fragmento contenido en el número.
• Sufijos de revisión: La letra final del número indica a veces una nueva versión de la pieza. Debe definirse por separado si la versión antigua y la nueva son intercambiables.

Referencia cruzada: todas las correspondencias en una sola búsqueda

La normalización permite leer correctamente el número; la referencia cruzada, encontrar sus correspondencias. En un sistema bien planteado, cuando el distribuidor escribe el número OEM debe ver en una sola pantalla los siguientes resultados:

1. El producto original vinculado a ese número OEM (si está en stock),
2. Los productos equivalentes que corresponden a ese mismo número, con el nombre del fabricante y sus propios códigos,
3. El precio específico para el distribuidor y el estado del stock de cada uno.

Esta estructura también es importante desde el punto de vista comercial. Si el producto original no está en stock, el distribuidor no se encuentra con una página de resultados vacía, sino que ve la opción equivalente. La venta no se pierde; simplemente se orienta hacia otro producto. Al ver en la misma pantalla la diferencia de precio entre el equivalente y el original, el distribuidor también puede ofrecer opciones a su propio cliente.

Los datos de referencias cruzadas no son un trabajo puntual. La tabla debe actualizarse a medida que llegan nuevos productos y cambian los códigos de los proveedores. Por eso, en la práctica resulta muy útil poder cargar las correspondencias de forma masiva desde Excel y saber quién ha añadido cada correspondencia.

Compatibilidad con vehículos: un segundo camino para el distribuidor que no conoce el número

No todos los distribuidores conocen el número. Sobre todo los talleres pequeños y el personal recién incorporado piensan en términos de "las pastillas delanteras de tal vehículo". En ese caso entra en juego el filtrado por vehículo: a medida que se seleccionan la marca, el modelo, el año y el motor, la lista se reduce solo a las piezas compatibles con ese vehículo.

Si la compatibilidad con vehículos no está bien planteada, genera el efecto contrario. Las distintas motorizaciones de un mismo modelo o los cambios dentro de un mismo año de fabricación pueden requerir piezas diferentes. Por eso, la información de compatibilidad debe ser lo más detallada posible y, en los casos dudosos, debe mostrarse al distribuidor una nota del tipo "confírmelo con el número de bastidor". Enviar una pieza equivocada supone costes de envío, costes de devolución y una pérdida de confianza del distribuidor en usted.

Preparar sus datos para la búsqueda

Ni la mejor infraestructura de búsqueda da buenos resultados con datos deficientes. Dar estos pasos antes de pasar al portal le facilitará el trabajo:

• Separe los campos de número: No escriba en el mismo campo su propio código de stock, el número OEM y el número del fabricante. Cada uno debe estar en un campo distinto.
• Admita varios números OEM: Una pieza puede corresponder a números de varios fabricantes de vehículos. En lugar de escribirlos separados por comas en un solo campo, guárdelos como lista.
• Enriquezca la información del producto: Las medidas, las imágenes y las notas técnicas permiten al distribuidor asegurarse de que elige la pieza correcta. Ya tratamos por separado el efecto de la información de producto en las ventas.
• Asegúrese de que la información de stock está actualizada: Aunque la búsqueda encuentre la pieza correcta, si el stock es erróneo el distribuidor volverá a llamar. Sobre este tema, puede consultar nuestro artículo qué ocurre si la información de stock no se actualiza en tiempo real.

Catálogo de repuestos con Multistok B2B

Multistok B2B funciona sincronizado de forma bidireccional con su ERP y lleva al portal la información de stock y precios; sus distribuidores hacen pedidos con sus precios y descuentos específicos. Cómo se plantearán los campos de número, las correspondencias de equivalentes y el comportamiento de la búsqueda se define conjuntamente durante la implantación, en función de su estructura de datos actual. Para otras necesidades del sector de la automoción, puede consultar nuestra página del sector de la automoción y nuestro artículo sobre qué buscar en un software B2B para repuestos de automoción.

Conclusión

En los repuestos, el cuadro de búsqueda es el miembro más trabajador de su equipo de ventas. Una estructura que lee el número con independencia de cómo esté escrito, que va del número OEM a los equivalentes y que, cuando hace falta, ofrece filtrado por vehículo reduce el volumen de llamadas, disminuye los envíos de piezas equivocadas y evita que pierda ventas porque el original no está en stock. La base de todo ello son unos datos de números bien mantenidos.

Si quiere ver cómo se vería su propio catálogo en el portal, puede solicitar una demo gratuita.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre el número OEM y el número del fabricante?

El número OEM es el código que el fabricante del vehículo asigna a la pieza. El número del fabricante es el código que figura en el catálogo propio de la empresa de recambios independiente que fabrica esa pieza. Un mismo número OEM puede corresponder a varios números de fabricante.

¿Para qué sirve la normalización de números?

Permite que la búsqueda se haga según el contenido del número, ignorando separadores como espacios, guiones o puntos y las diferencias entre mayúsculas y minúsculas. Así, el distribuidor llega al producto correcto escriba como escriba el número.

¿De dónde obtenemos los datos de referencias cruzadas?

Las fuentes habituales son los catálogos de proveedores y fabricantes, su propio historial de ventas y los proveedores de datos del sector. Sea cual sea la fuente que utilice, los datos deben actualizarse periódicamente.

¿El filtro de compatibilidad con vehículos da siempre resultados correctos?

Depende del nivel de detalle de los datos. Como dentro de un mismo modelo puede haber diferencias según el motor y el periodo de fabricación, mostrar en los casos dudosos una recomendación de confirmarlo con el número de bastidor reduce el riesgo de recibir una pieza equivocada.