Suche nach OEM- und Vergleichsnummer im Ersatzteilvertrieb

Wenn bei einem Ersatzteilanbieter das Telefon klingelt, sagt der Anrufer selten „Ich brauche Bremsbeläge“. Der Mechaniker oder Händler liest die Nummer auf dem Karton in seiner Hand vor oder schickt manchmal ein Foto. Im Ersatzteilgeschäft ist die gemeinsame Sprache nicht der Produktname, sondern die Teilenummer. Wenn das Suchfeld Ihres B2B-Portals die Nummer nicht richtig versteht, treten deshalb alle anderen Funktionen in den Hintergrund.

In diesem Beitrag erklären wir, warum die Suche nach OEM- und Vergleichsnummern schwierig ist, wie sie in einem guten System aufgebaut sein sollte und wie Sie Ihre Daten darauf vorbereiten können.

OEM, Original, Vergleichsteil: verschiedene Namen für dasselbe Teil

Klären wir zunächst die Begriffe. In der Branche werden sie mitunter synonym verwendet, und die Verwirrung reicht bis in die Bestellung hinein.

• OEM-Nummer: Die Nummer, die der Fahrzeughersteller dem Teil gibt. Die meisten Referenzen, die ein Händler zur Hand hat, sind solche Nummern, denn sie stehen im Servicekatalog und auf dem alten Teil.
• Originalteil: Ein Teil mit dem Logo des Fahrzeugherstellers, das über dessen Kanal vertrieben wird.
• Hersteller- (Marken-)Nummer: Der Code im eigenen Katalog des Zulieferers aus dem Nachrüstmarkt. Für dieselbe OEM-Nummer kann es bei fünf Herstellern fünf verschiedene Codes geben.
• Vergleichsteil (gleichwertiges Teil): Ein Teil eines anderen Herstellers mit denselben Maßen und derselben Funktion wie das OEM-Teil.
• Kreuzreferenz: Die Zuordnungstabelle, die diese Nummern miteinander verknüpft. Sie enthält die Information „Dieser OEM-Nummer entsprechen bei uns diese drei Produkte“.

Das Problem: Der Händler sucht mit der Nummer, die er kennt. Ist das Produkt in Ihrem System nur unter Ihrer eigenen Artikelnummer erfasst, findet der Händler das gesuchte Teil nicht, selbst wenn es vorrätig ist – und greift zum Telefon.

Nummernnormalisierung: Unterschiede bei Leerzeichen, Bindestrichen und Punkten

Dieselbe Nummer wird an verschiedenen Stellen unterschiedlich geschrieben. Auf dem Karton mit Leerzeichen, auf der Rechnung mit Bindestrichen, im ERP zusammengeschrieben. Und der Händler tippt die Nummer so ein, wie er sie im Kopf hat. Die folgenden, zu Beispielzwecken erfundenen Schreibweisen bezeichnen alle dasselbe Teil:

Normalisierung bedeutet, vor der Suche Trennzeichen wie Leerzeichen, Bindestriche, Punkte oder Schrägstriche aus der Nummer zu entfernen und die Buchstaben einheitlich (meist in Großbuchstaben) zu schreiben. Sowohl die erfassten Nummern als auch die Eingabe des Händlers durchlaufen dieselbe Regel, und verglichen werden diese bereinigten Formen. So verliert das „Wie es geschrieben ist“ an Bedeutung, und das „Was geschrieben ist“ rückt in den Vordergrund.

Der Nutzen der Normalisierung zeigt sich nicht nur beim Händler. Dieselbe Regel greift, wenn Ihr Vertriebsteam eine am Telefon vorgelesene Nummer sucht oder Ihr Lagerteam die Nummer auf einem Karton prüft. Wenn alle dieselbe Nummer mit demselben Ergebnis finden, gehören verlorene Verkäufe der Vergangenheit an, bei denen „haben wir nicht“ gesagt wurde, obwohl das Teil im Regal lag.

Details, auf die Sie achten sollten

• Führende Nullen: Bei manchen Herstellern ist die führende Null Teil der Nummer, bei anderen geht sie beim Excel-Import verloren. Die Normalisierungsregel muss das berücksichtigen.
• Verwechslung von O und 0, I und 1: Kommt bei handschriftlich notierten Nummern häufig vor. Eine vollautomatische Korrektur ist riskant, ein Vorschlag „Meinten Sie …?“ hilft jedoch.
• Teilsuche: Der Händler erinnert sich vielleicht nur an einen Teil der Nummer. Die Suche muss auch mit einem Teilstück funktionieren, das in der Nummer vorkommt.
• Revisionszusätze: Ein Buchstabe am Ende der Nummer kennzeichnet manchmal eine neue Version des Teils. Ob alte und neue Version einander ersetzen können, muss gesondert definiert werden.

Kreuzreferenz: alle Entsprechungen mit einer Suche

Die Normalisierung sorgt dafür, dass die Nummer richtig gelesen wird; die Kreuzreferenz dafür, dass ihre Entsprechungen gefunden werden. In einem gut aufgebauten System sollte der Händler nach Eingabe der OEM-Nummer folgende Ergebnisse auf einem Bildschirm sehen:

1. das mit dieser OEM-Nummer verknüpfte Originalprodukt (sofern vorrätig),
2. die Vergleichsprodukte zu derselben Nummer, mit Herstellername und eigenem Code,
3. für jedes davon den händlerspezifischen Preis und den Lagerbestand.

Diese Struktur ist auch aus Vertriebssicht wichtig. Ist das Originalprodukt nicht vorrätig, landet der Händler nicht auf einer leeren Ergebnisseite, sondern sieht die Vergleichsoption. Der Verkauf geht nicht verloren, er wird lediglich auf ein anderes Produkt gelenkt. Da der Händler den Preisunterschied zwischen Vergleichs- und Originalteil auf demselben Bildschirm sieht, kann er seinem eigenen Kunden Optionen anbieten.

Kreuzreferenzdaten sind keine einmalige Aufgabe. Mit neuen Produkten und geänderten Lieferantencodes muss die Tabelle aktualisiert werden. Deshalb ist es in der Praxis sehr hilfreich, wenn Zuordnungen per Excel als Sammelimport hochgeladen werden können und nachvollziehbar ist, wer welche Zuordnung hinzugefügt hat.

Fahrzeugkompatibilität: der zweite Weg für Händler ohne Nummer

Nicht jeder Händler kennt die Nummer. Gerade kleine Werkstätten und neue Mitarbeiter denken eher in „vordere Bremsbeläge für dieses Fahrzeug“. Hier kommt die fahrzeugbasierte Eingrenzung ins Spiel: Mit der Auswahl von Marke, Modell, Baujahr und Motor schrumpft die Liste auf die Teile, die zu diesem Fahrzeug passen.

Ist die Fahrzeugkompatibilität nicht korrekt aufgebaut, schafft sie zusätzliche Arbeit. Unterschiedliche Motorvarianten desselben Modells oder Änderungen innerhalb eines Baujahres können unterschiedliche Teile erfordern. Deshalb sollten die Kompatibilitätsdaten so detailliert wie möglich gepflegt werden, und in unsicheren Fällen sollte dem Händler ein Hinweis wie „Bitte mit der Fahrgestellnummer prüfen“ angezeigt werden. Eine Fehllieferung bedeutet Versand- und Retourenkosten – und einen Vertrauensverlust beim Händler.

Ihre Daten auf die Suche vorbereiten

Selbst die beste Suchinfrastruktur liefert mit schlechten Daten keine guten Ergebnisse. Die folgenden Schritte vor dem Wechsel ins Portal erleichtern Ihnen die Arbeit:

• Trennen Sie die Nummernfelder: Ihre eigene Artikelnummer, die OEM-Nummer und die Herstellernummer sollten nicht im selben Feld stehen. Jede gehört in ein eigenes Feld.
• Unterstützen Sie mehrere OEM-Nummern: Ein Teil kann den Nummern mehrerer Fahrzeughersteller entsprechen. Führen Sie diese als Liste, statt sie mit Kommas in ein einziges Feld zu schreiben.
• Reichern Sie die Produktinformationen an: Maße, Bilder und technische Hinweise geben dem Händler die Sicherheit, das richtige Teil gewählt zu haben. Den Einfluss von Produktinformationen auf den Verkauf haben wir in einem eigenen Beitrag behandelt.
• Stellen Sie sicher, dass die Bestandsdaten aktuell sind: Selbst wenn die Suche das richtige Teil findet, ruft der Händler bei falschem Bestand trotzdem an. Lesen Sie dazu gern unseren Beitrag Was passiert, wenn Bestandsdaten nicht in Echtzeit aktualisiert werden?.

Ersatzteilkatalog mit Multistok B2B

Multistok B2B arbeitet bidirektional synchron mit Ihrem ERP und überträgt Bestands- und Preisdaten ins Portal; Ihre Händler bestellen zu ihren individuellen Preisen und Rabatten. Wie Nummernfelder, Vergleichszuordnungen und Suchverhalten aufgebaut werden, legen wir während der Einführung gemeinsam auf Basis Ihrer bestehenden Datenstruktur fest. Für weitere Anforderungen im Automobilbereich lesen Sie gern unsere Seite zur Automobilbranche sowie unseren Beitrag darüber, worauf es bei B2B-Software für Kfz-Ersatzteile ankommt.

Fazit

Im Ersatzteilgeschäft ist das Suchfeld das fleißigste Mitglied Ihres Vertriebsteams. Eine Struktur, die die Nummer unabhängig von der Schreibweise liest, von der OEM-Nummer zu den Vergleichsteilen führt und bei Bedarf eine fahrzeugbasierte Eingrenzung bietet, reduziert das Telefonaufkommen, senkt Fehllieferungen und verhindert, dass Ihnen Verkäufe entgehen, weil ein Originalteil nicht vorrätig ist. Grundlage dafür sind sauber gepflegte Nummerndaten.

Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr eigener Katalog im Portal aussehen würde, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen OEM-Nummer und Herstellernummer?

Die OEM-Nummer ist der Code, den der Fahrzeughersteller dem Teil gibt. Die Herstellernummer ist der Code im eigenen Katalog des Zulieferers, der das Teil produziert. Einer OEM-Nummer können mehrere Herstellernummern entsprechen.

Wozu dient die Nummernnormalisierung?

Sie ignoriert Trennzeichen wie Leerzeichen, Bindestriche und Punkte sowie Groß- und Kleinschreibung, sodass nach dem Inhalt der Nummer gesucht wird. So findet der Händler das richtige Produkt, egal wie er die Nummer eingibt.

Woher bekommen wir Kreuzreferenzdaten?

Als Quellen dienen in der Regel Kataloge von Lieferanten und Herstellern, Ihre eigene Verkaufshistorie und branchenspezifische Datenanbieter. Unabhängig von der Quelle müssen die Daten regelmäßig aktualisiert werden.

Liefert der Filter für Fahrzeugkompatibilität immer korrekte Ergebnisse?

Das hängt vom Detaillierungsgrad der Daten ab. Da es innerhalb eines Modells Unterschiede je nach Motor und Produktionszeitraum geben kann, verringert ein Hinweis zur Prüfung per Fahrgestellnummer in Zweifelsfällen das Risiko einer Fehllieferung.