Ein Unternehmen, das eine B2B-Software sucht, stößt schnell auf Dutzende Funktionslisten. Die Listen ähneln sich, und jedes Produkt scheint „alles zu können“. Für Sie zählt jedoch nicht, ob der Name einer Funktion auf der Liste steht, sondern ob sie Ihrem Händler beim Bestellen, Ihrem Finanzteam beim Inkasso und Ihrem Lager bei der Versandvorbereitung tatsächlich hilft.
In diesem Beitrag haben wir die 12 Funktionen, die eine gute B2B-Software für Hersteller, Großhändler und Distributoren bieten sollte, in drei Bereiche gegliedert. Am Ende finden Sie außerdem eine Checkliste, die Sie bei Demo-Gesprächen griffbereit haben können.
Funktionen, die Ihre Geschäftsregeln abbilden
Was den B2B-Vertrieb am stärksten vom B2C unterscheidet, ist, dass jeder Kunde eigene Regeln hat. Kann die Software diese Regeln nicht abbilden, arbeitet Ihr Team weiterhin mit Telefon und Excel.
1. Händlerspezifische Preislisten und Rabatte
Jeder Händler sollte nach der Anmeldung nur seinen eigenen Preis und Rabatt sehen. Rabatte nach Händlergruppe, Produktgruppe und Menge müssen sich kombiniert festlegen lassen. Wenn Sie Preise nach der Bestellung manuell korrigieren müssen, erfüllt das System seine Aufgabe nicht.
2. Prüfung von Risiko- und Kreditlimit
Beim Bestellen sollten offener Saldo und Limit des Händlers geprüft werden; wird das Limit überschritten, sollte die Bestellung automatisch zur Freigabe gehen. So muss das Vertriebsteam nicht bei jeder Bestellung die Finanzabteilung anrufen. Wie Limits festgelegt werden, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zum Kreditlimit für Händler.
3. Mehrstufiger Freigabeprozess
Bestellungen über einem bestimmten Betrag sollten an den Gebietsleiter, Bestellungen mit Sonderrabatt an den Vertriebsdirektor gehen können. Es ist eine große Erleichterung, wenn Sie Freigaberegeln ohne Programmierung direkt in der Oberfläche festlegen können.
4. Aktions- und Promotionsregeln
Regeln wie „Wer 10 Kartons kauft, erhält 1 Karton gratis“, Rabatte nach Warenkorbwert oder gestaffelte Mengenrabatte sollten im System automatisch angewendet werden. Eine Aktion dem Händler gesondert mitzuteilen und sie dann auf der Rechnung von Hand abzuziehen, führt zu Fehlern und Reklamationen.
Funktionen, die Bestellung und Betrieb beschleunigen
Ihr Händler nutzt das Portal nur, solange es einfacher ist als das Telefon. Deshalb sind das Bestellerlebnis und die Abläufe im Hintergrund mindestens so wichtig wie die Geschäftsregeln.
5. Schnell- und Sammelbestellung
Ein Händler, der regelmäßig einkauft, möchte nicht Hunderte Artikel einzeln in den Warenkorb legen. Schnellsuche per Artikelnummer, Wiederholung früherer Bestellungen und das Hochladen von Sammelbestellungen per Excel-Datei sind ein Muss.
6. Bestandstransparenz in Echtzeit
Der Händler sollte vor der Bestellung sehen können, ob ein Artikel vorrätig ist. Wenn Sie mehrere Lager haben, sollten Bestände je Lager verfolgt und bei Bedarf Chargen- und Seriennummern nachverfolgt werden können. Was passiert, wenn Bestandsdaten verzögert ankommen, zeigen wir in diesem Beitrag anhand von Beispielen.
7. Kontokorrent und Online-Inkasso
Der Händler sollte seinen Saldo, fällige Rechnungen und seine Zahlungshistorie im Portal sehen und auf Wunsch per Karte über das virtuelle POS-Terminal bezahlen können. Automatische Zahlungserinnerungen verringern die Telefonate des Inkassoteams spürbar.
8. Angebotsmanagement
Bei Unternehmen mit projektbezogenem Vertrieb beginnt eine Bestellung oft mit einem Angebot. Angebote als PDF zu erstellen und per E-Mail oder WhatsApp zu versenden, Überarbeitungen als Versionen zu speichern und ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Bestellung umzuwandeln, spart viel Zeit.
Funktionen für Infrastruktur, Integration und Wachstum
Die Funktionen in diesem Bereich fallen in der Demo am wenigsten auf; doch meist entscheiden sie darüber, ob Sie das System in zwei Jahren noch nutzen.
9. Bidirektionale ERP-Integration
Bestände, Preise, Kontodaten und Bestellungen sollten automatisch und in beide Richtungen mit dem ERP fließen. Fragen Sie unbedingt, ob es für Ihr ERP eine fertige Integration gibt und, falls nicht, wie die Anbindung per API oder XML erfolgt. Ein System, bei dem Bestellungen von Hand ins ERP übertragen werden müssen, verschiebt den Fehler nur um einen Schritt.
10. Rollenbasierte Berechtigungen und Vorgangsprotokolle
Der Einkäufer des Händlers sollte Bestellungen erfassen können, ohne zwingend das Limit zu sehen; auf Ihrer Seite sollten Außendienst, Lager und Finanzteam mit unterschiedlichen Berechtigungen arbeiten können. Dass festgehalten wird, wer wann was geändert hat, schützt Sie zudem bei Streitfällen.
11. Mobiler Zugriff und Unterstützung für den Außendienst
Das Portal sollte bequem per Smartphone nutzbar sein, und Ihre Außendienstmitarbeiter sollten beim Kundenbesuch vor Ort Bestellungen erfassen können. Eine Außendienst-App, die bei schwachem Internet offline arbeitet und sich synchronisiert, sobald wieder Verbindung besteht, macht einen großen Unterschied.
12. Reporting, E-Dokumente und Erweiterbarkeit
Berichte darüber, welcher Händler was wie oft kauft; Kompatibilität mit E-Rechnung (e-Fatura), E-Archiv (e-Arşiv) und elektronischem Lieferschein (e-İrsaliye); sowie REST-API- und Webhook-Unterstützung, über die Sie sich später mit Marktplätzen, Versanddienstleistern oder anderen Systemen verbinden können – all das gehört zu diesem Bereich. Auch wenn Sie es heute nicht brauchen, ist es wichtig, sich diese Tür offenzuhalten.
Checkliste für das Demo-Gespräch
Die folgende Tabelle können Sie zum Demo-Gespräch mitnehmen. Fragen Sie bei jeder Funktion weniger „Gibt es das?“, sondern vielmehr „Wie funktioniert das in unserem Szenario?“.
| # | Funktion | Frage für die Demo |
|---|---|---|
| 1 | Händlerspezifische Preise und Rabatte | Wie erscheint dasselbe Produkt bei zwei Händlern zu unterschiedlichen Preisen? |
| 2 | Risiko- und Kreditlimit | Was passiert mit der Bestellung, wenn das Limit überschritten wird, und an wen geht sie? |
| 3 | Freigabeprozess | Können wir die Freigaberegeln selbst ändern? |
| 4 | Aktionen und Promotionen | Können Sie einen gestaffelten Mengenrabatt live zeigen? |
| 5 | Schnell- und Sammelbestellung | Wie wird eine Bestellung mit 200 Positionen per Excel-Datei hochgeladen? |
| 6 | Bestandstransparenz | Wie oft wird der Bestand aus dem ERP aktualisiert, und ist er je Lager sichtbar? |
| 7 | Konto und Inkasso | Wo sieht der Händler seinen Saldo und seine Zahlungsziele, und kann er per Karte zahlen? |
| 8 | Angebotsmanagement | Werden ältere Versionen eines überarbeiteten Angebots gespeichert? |
| 9 | ERP-Integration | Gibt es eine fertige Integration für unser ERP, und welche Daten fließen in welche Richtung? |
| 10 | Berechtigungen und Protokolle | Können wir die Historie der Änderungen an einer Bestellung einsehen? |
| 11 | Mobil und Außendienst | Kann der Außendienstmitarbeiter ohne Internet Bestellungen erfassen? |
| 12 | Reporting und API | Wie gehen wir vor, wenn wir uns mit einem Marktplatz oder Versanddienstleister verbinden möchten? |
Achten Sie bei der Bewertung auch auf folgende Punkte:
- Vielleicht brauchen Sie heute nicht alle Funktionen; wichtig ist, dass Sie sie bei Bedarf freischalten können, ohne das System zu wechseln.
- Fordern Sie die Demo nach Möglichkeit nicht mit fertigen Beispieldaten an, sondern mit Ihren eigenen Produkt- und Händlerszenarien.
- Nehmen Sie Einführungsdauer, Schulung und späteren Support ebenso ernst wie die Funktionen.
Zur Vorbereitung auf den Auswahlprozess kann Ihnen auch unser Beitrag Was Sie vor der Einführung eines B2B-Systems wissen sollten den Weg weisen.
Fazit
Eine gute B2B-Software ist nicht die mit der längsten Funktionsliste, sondern die, die Ihre Geschäftsregeln vollständig abbildet, reibungslos mit Ihrem ERP kommuniziert und die Ihr Händler einfacher findet als das Telefon. Wenn Sie die 12 oben genannten Funktionen mit Ihren eigenen Szenarien testen, fällt die Entscheidung deutlich leichter.
Multistok B2B bietet händlerspezifische Preislisten, Kreditlimit, mehrstufige Freigaben, Sammelbestellungen per Excel, Bestandsverfolgung über mehrere Lager, E-Inkasso und mehr als 40 fertige ERP-Integrationen auf einer Plattform. Wenn Sie diese Liste gemeinsam mit uns anhand Ihrer eigenen Szenarien durchgehen möchten, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Welche Funktion ist bei einer B2B-Software am wichtigsten?
Das ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden, doch für die meisten Hersteller und Großhändler sind händlerspezifische Preise und ERP-Integration die zwei wichtigsten Funktionen. Funktionieren diese beiden nicht richtig, werden die übrigen Funktionen unbrauchbar.
Brauche ich alle Funktionen vom ersten Tag an?
Nein. Die meisten Unternehmen starten mit Bestellungen, Preisen und Beständen und schalten Module wie Inkasso, Außendienst oder Marktplätze später zu. Wichtig ist, dass das gewählte System dieses Wachstum zulässt.
Worauf sollte ich beim Vergleich der Funktionen achten?
Wenden Sie dieselbe Checkliste auf alle Anbieter an und lassen Sie sich jede Funktion anhand Ihres eigenen realen Szenarios zeigen. Statt sich mit der Antwort „Gibt es“ zufriedenzugeben, ist es am sinnvollsten, auf dem Bildschirm zu sehen, wie sie funktioniert.
Kann eine B2B-Software mit der E-Rechnung (e-Fatura) zusammenarbeiten?
Eine gute B2B-Software sollte mit den Prozessen für E-Rechnung (e-Fatura), E-Archiv (e-Arşiv) und elektronischen Lieferschein (e-İrsaliye) kompatibel sein. Welches Dokument aus welchem System ausgestellt wird, wird bei der Einführung anhand Ihrer ERP-Struktur festgelegt; die rechtlichen Details sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abklären.
