Una empresa que busca un software B2B se encuentra enseguida con decenas de listas de funciones. Las listas se parecen y cada producto parece "hacerlo todo". Sin embargo, lo importante para usted no es que el nombre de una función aparezca en la lista, sino si realmente resulta útil cuando su distribuidor hace un pedido, cuando su equipo financiero cobra y cuando su almacén prepara los envíos.
En este artículo hemos agrupado en tres bloques las 12 funciones que debe tener un buen software B2B para fabricantes, mayoristas y distribuidores. Al final encontrará también una lista de comprobación que puede tener a mano en las reuniones de demostración.
Funciones capaces de reflejar sus reglas comerciales
Lo que más diferencia la venta B2B de la B2C es que cada cliente tiene sus propias reglas. Si el software no puede reflejarlas, su equipo seguirá trabajando con el teléfono y Excel.
1. Lista de precios y descuentos por distribuidor
Cada distribuidor debe ver, al iniciar sesión, únicamente su propio precio y su descuento. Debe poder definir conjuntamente descuentos por grupo de distribuidores, por grupo de productos y por cantidad. Si tiene que corregir el precio a mano después del pedido, el sistema no está haciendo su trabajo.
2. Control de riesgo y del límite de crédito
En el momento del pedido deben comprobarse el saldo pendiente y el límite del distribuidor, y si se supera el límite, el pedido debe pasar automáticamente a aprobación. Así, el equipo comercial no tiene que llamar a finanzas en cada pedido. Explicamos en detalle cómo fijar los límites en nuestro artículo sobre el límite de crédito de los distribuidores.
3. Flujo de aprobación de varios niveles
Los pedidos que superan un determinado importe deben poder ir al director regional, y los pedidos con descuentos especiales, al director comercial. Poder definir las reglas de aprobación desde la pantalla, sin escribir código, facilita mucho las cosas.
4. Reglas de campañas y promociones
Reglas como "compre 10 cajas y llévese 1 gratis", descuentos según el importe del carrito o descuentos escalonados por cantidad deben aplicarse automáticamente en el sistema. Anunciar la campaña al distribuidor por separado y luego descontarla a mano en la factura significa errores y reclamaciones.
Funciones que agilizan los pedidos y la operación
Su distribuidor solo entrará en el portal mientras le resulte más fácil que el teléfono. Por eso, la experiencia de pedido y la operación en segundo plano son tan importantes como las reglas comerciales.
5. Pedido rápido y masivo
Un distribuidor que compra con regularidad no quiere añadir cientos de productos al carrito uno a uno. La búsqueda rápida por código de producto, la repetición de un pedido anterior y la carga masiva de pedidos con un archivo de Excel son imprescindibles.
6. Visibilidad del stock en tiempo real
El distribuidor debe poder ver si el producto está en stock antes de hacer el pedido. Si tiene más de un almacén, debe poder seguir el stock por almacén y, si es necesario, por lote y número de serie. Explicamos con ejemplos lo que ocurre cuando la información de stock llega con retraso en este artículo.
7. Cuenta corriente y cobro online
El distribuidor debe poder ver en el portal su saldo, las facturas que vencen y su historial de pagos, y pagar con tarjeta a través del TPV virtual si lo desea. Los recordatorios de pago automáticos reducen notablemente las llamadas del equipo de cobros.
8. Gestión de presupuestos
En las empresas que venden por proyectos, el pedido suele empezar con un presupuesto. Poder preparar el presupuesto en PDF y enviarlo por correo electrónico o WhatsApp, guardar las revisiones como versiones y convertir en pedido con un clic el presupuesto aprobado ahorra mucho tiempo.
Funciones de infraestructura, integración y crecimiento
Las funciones de este bloque son las que menos llaman la atención durante una demo, pero a menudo son las que determinan si seguirá usando el sistema dentro de dos años.
9. Integración bidireccional con el ERP
El stock, los precios, los datos de cuenta corriente y los pedidos deben fluir automáticamente y en ambos sentidos con el ERP. Pregunte siempre si hay una integración predefinida para el ERP que utiliza y, si no la hay, cómo se conectaría por API o XML. Un sistema que obliga a pasar los pedidos a mano al ERP solo desplaza el error un paso más adelante.
10. Permisos basados en roles y registros de actividad
El responsable de compras del distribuidor debe poder introducir pedidos sin ver necesariamente el límite; en su lado, los representantes de ventas de campo, el almacén y el equipo financiero deben poder trabajar con permisos distintos. Dejar constancia de quién cambió qué y cuándo también le protege en caso de desacuerdo.
11. Acceso móvil y soporte para la venta de campo
El portal debe poder usarse cómodamente desde el teléfono, y sus representantes de ventas de campo deben poder introducir pedidos durante las visitas a clientes. Una aplicación de campo que funcione sin conexión en zonas con poca cobertura y se sincronice cuando vuelva la conexión marca una gran diferencia.
12. Informes, documentos electrónicos y ampliabilidad
Los informes que muestran qué distribuidor compra qué y con qué frecuencia; la compatibilidad con la e-factura (e-Fatura), la factura electrónica de archivo (e-Arşiv) y el albarán electrónico (e-İrsaliye); y el soporte de REST API y webhooks que le permitirá conectarse en el futuro con marketplaces, empresas de transporte u otros sistemas forman parte de este bloque. Aunque hoy no los necesite, es importante dejar la puerta abierta.
Lista de comprobación para la reunión de demostración
Puede llevar la siguiente tabla a la reunión de demostración. Para cada función, más que preguntar "¿lo tienen?", pregunte "¿cómo funciona en nuestro escenario?".
| # | Función | Pregunta para la demo |
|---|---|---|
| 1 | Precios y descuentos por distribuidor | ¿Cómo aparece el mismo producto con precios distintos para dos distribuidores diferentes? |
| 2 | Riesgo y límite de crédito | ¿Qué pasa con el pedido cuando se supera el límite y a quién le llega? |
| 3 | Flujo de aprobación | ¿Podemos cambiar nosotros mismos las reglas de aprobación? |
| 4 | Campañas y promociones | ¿Puede mostrarnos en directo un descuento escalonado por cantidad? |
| 5 | Pedido rápido y masivo | ¿Cómo se carga un pedido de 200 líneas con un archivo de Excel? |
| 6 | Visibilidad del stock | ¿Con qué frecuencia se actualiza el stock desde el ERP? ¿Se ve por almacén? |
| 7 | Cuenta corriente y cobros | ¿Dónde ve el distribuidor su saldo y sus plazos de pago? ¿Puede pagar con tarjeta? |
| 8 | Gestión de presupuestos | ¿Se guardan las versiones anteriores de un presupuesto revisado? |
| 9 | Integración con el ERP | ¿Hay una integración predefinida para nuestro ERP? ¿Qué datos fluyen y en qué dirección? |
| 10 | Permisos y registros | ¿Podemos ver el historial de cambios de un pedido? |
| 11 | Móvil y venta de campo | ¿Puede el representante de ventas de campo introducir pedidos sin conexión a internet? |
| 12 | Informes y API | Si queremos conectarnos con un marketplace o una empresa de transporte, ¿cuál es el camino? |
Al hacer la evaluación, no pase por alto tampoco estos puntos:
- Puede que hoy no necesite todas las funciones; lo importante es poder activarlas cuando surja la necesidad sin cambiar de sistema.
- Pida la demo, en la medida de lo posible, con sus propios escenarios de productos y distribuidores, no con datos de ejemplo predefinidos.
- Tómese el tiempo de implantación, la formación y el soporte posterior tan en serio como las funciones.
Para prepararse para el proceso de selección, también puede orientarle nuestro artículo lo que debe saber antes de implantar un sistema B2B.
Conclusión
Un buen software B2B no es el que tiene la lista de funciones más larga, sino el que refleja por completo sus reglas comerciales, se comunica sin problemas con su ERP y su distribuidor encuentra más fácil que el teléfono. Si prueba las 12 funciones anteriores con sus propios escenarios, decidir le resultará mucho más fácil.
Multistok B2B ofrece en una sola plataforma listas de precios por distribuidor, límite de crédito, aprobación de varios niveles, pedidos masivos con Excel, seguimiento de stock multialmacén, cobro electrónico y más de 40 integraciones predefinidas con ERP. Si quiere repasar esta lista con sus propios escenarios, puede solicitar una demo gratuita.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la función más crítica de un software B2B?
Aunque varía de una empresa a otra, para la mayoría de los fabricantes y mayoristas las dos funciones más críticas son los precios por distribuidor y la integración con el ERP. Si estas dos no funcionan bien, las demás funciones dejan de usarse.
¿Necesito todas las funciones desde el primer día?
No. La mayoría de las empresas empiezan con pedidos, precios y stock, y ponen en marcha más adelante módulos como los cobros, la venta de campo o los marketplaces. Lo importante es que el sistema que elija permita ese crecimiento.
¿Qué debo tener en cuenta al comparar funciones?
Aplique la misma lista de comprobación a todos los proveedores y pida que le muestren cada función con su propio escenario real. En lugar de quedarse con un "sí, lo tenemos", lo más sensato es ver en pantalla cómo funciona.
¿Puede un software B2B funcionar junto con la e-factura?
Un buen software B2B debe ser compatible con los procesos de e-factura (e-Fatura), factura electrónica de archivo (e-Arşiv) y albarán electrónico (e-İrsaliye). Qué documento se emite desde qué sistema se concreta durante la implantación según la estructura de su ERP; le recomendamos confirmar los detalles normativos con su asesor fiscal.
