La mayoría de las presentaciones que encuentra al buscar un sistema B2B se parecen: pedidos online, precios por distribuidor, integración con el ERP. Estas funciones son realmente necesarias, pero no bastan por sí solas. Las necesidades de un distribuidor de recambios no son las mismas que las de un mayorista de alimentación. Para elegir el sistema adecuado, primero debe separar la base que todos necesitan de los detalles propios de su sector.
Defina primero la base común
Sea cual sea su sector, hay algunas funciones básicas que debe esperar de un sistema B2B. Sin ellas, las funciones específicas del sector apenas tienen sentido:
- Precios y descuentos por cliente: cada distribuidor debe ver su propio precio al iniciar sesión.
- Integración con el ERP: la información de stock, precios y pedidos debe sincronizarse automáticamente con su software de contabilidad o de planificación de recursos empresariales, es decir, con su ERP.
- Cuenta corriente y límite de crédito: el distribuidor debe poder ver su saldo y su límite, y usted debe poder seguir su riesgo.
- Permisos basados en roles: por seguridad, es importante que los equipos de ventas, contabilidad y almacén vean solo las pantallas que les corresponden.
- e-factura (e-Fatura) y albarán electrónico (e-İrsaliye): los documentos conformes con la Administración Tributaria turca (GİB) deben generarse junto con el flujo de pedidos.
Estas funciones básicas son el esqueleto del sistema. Las funciones específicas del sector se apoyan sobre ese esqueleto. Si la base no es sólida, incluso la función sectorial más avanzada dará problemas en el trabajo diario.
Tabla de necesidades por sector
Sobre la base común se añaden las funciones que afectan directamente al funcionamiento diario de su sector. La siguiente tabla resume las necesidades que más destacan en ocho sectores:
| Sector | Necesidades destacadas |
|---|---|
| Automoción | Correspondencia de piezas por vehículo, búsqueda por código OEM |
| Construcción y ferretería | Venta por m² y por palé, precio de proyecto, fichas técnicas (TDS) y certificados CE/TSE |
| Maquinaria e industria | Biblioteca de documentos, despiece, solicitudes de servicio técnico, seguimiento de garantías |
| Electricidad y electrónica | Filtros paramétricos, hojas de datos, seguimiento por lote/número de serie, documentos RoHS/CE/REACH |
| Textil | Matriz de colores/tallas, gestión de temporadas, pedidos anticipados |
| Alimentación y bebidas | Fecha de caducidad, FIFO/FEFO, seguimiento por lotes, cadena de frío, HORECA |
| Hogar y mueble | Catálogo visual completo, selección de tela/color, configuración modular, planificación de entrega y montaje |
| Sanidad y óptica | Documentos CE y del sistema turco de seguimiento de productos (ÜTS), pedidos con receta, seguimiento UDI/lote, vida útil estéril |
Expliquemos brevemente algunos términos de la tabla. FIFO/FEFO es la regla de expedición que hace que salga primero del almacén el producto que entró primero o el que tiene la fecha de caducidad más próxima. El despiece es un dibujo técnico que muestra por separado las piezas de una máquina; el distribuidor encuentra en él el recambio correcto. El filtro paramétrico, por su parte, permite filtrar los productos según valores técnicos como el voltaje, las medidas o la capacidad.
¿Por qué marcan la diferencia las funciones específicas del sector?
Si falta una función propia del sector, parte del trabajo vuelve a pasar al teléfono y a Excel. Por ejemplo, en automoción, si el distribuidor no encuentra la pieza que busca según el modelo de vehículo, llamará a su comercial. En alimentación, si no se sigue la fecha de caducidad, aumentan las devoluciones y las mermas. En textil, si no hay matriz de colores y tallas, el distribuidor tiene que añadir el mismo producto al carrito en decenas de líneas.
En resumen, las funciones específicas del sector no son un lujo, sino los detalles que determinan si el portal se usará de verdad o no. Sus distribuidores adoptan el sistema en la medida en que les resulta útil en su trabajo.
Por otro lado, es posible que no necesite todas las funciones a la vez. Al elaborar su propia lista, le resultará más fácil dividir las necesidades en tres grupos:
- Imprescindibles: la información que hoy su distribuidor pregunta por teléfono y sin la cual el pedido se detiene.
- Necesarias a corto plazo: funciones que necesitará a medida que crezca, como el multialmacén, la multidivisa o la integración con marketplaces.
- A valorar más adelante: herramientas con inteligencia artificial, como la previsión de demanda, o nuevos canales de venta.
Esta división le ayuda tanto a elegir el plan adecuado como a explicar con claridad sus prioridades al hablar con el proveedor.
Preguntas que hacer al elegir
Al evaluar un sistema B2B, le recomendamos hacer estas preguntas al proveedor:
- ¿Tienen una conexión predefinida con el ERP que utilizo o hace falta un desarrollo a medida?
- ¿Las necesidades de documentos, unidades de medida o seguimiento de mi sector están cubiertas de forma estándar?
- ¿El sistema funcionará en su infraestructura o puede instalarse en mi propio servidor?
- ¿Cuánto dura la implantación y se ofrece formación a mis distribuidores?
- ¿Mi equipo de ventas de campo y mis ventas en marketplaces pueden conectarse al mismo sistema?
En Multistok, la conexión con Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP y ERP similares ya está disponible; también se pueden conectar sistemas compatibles con XML o REST/SOAP. Los planes Inicial y Crecimiento se implantan en la infraestructura de Multistok en 3–5 días laborables, y los planes Profesional, Empresa y Empresa Pro, en su propio hosting o en un servidor dedicado en unas 2–3 semanas.
Elección de infraestructura: ¿infraestructura lista para usar o su propio servidor?
Tanto como su sector, el lugar donde funcionará el sistema influye en la elección. Un sistema que funciona en una infraestructura lista para usar, es decir, un servicio en la nube, se implanta rápido y no le obliga a ocuparse del mantenimiento del servidor. Un sistema que funciona en su propio servidor, en cambio, destaca por ofrecer su propio dominio, un diseño a medida y el control total de sus datos. Las empresas con una gran variedad de productos, las que quieren dar protagonismo a su marca o las que tienen una política de datos estricta suelen inclinarse por la segunda opción. Explicamos en detalle las diferencias entre ambos modelos en nuestro artículo ¿Qué es SaaS?.
Conclusión
El sistema B2B adecuado es el que construye una base común sólida y se adapta al funcionamiento diario de su sector. Primero elabore su propia lista de necesidades y, después, compare las opciones tomando la tabla como guía. Si desea una evaluación específica para su sector, puede ponerse en contacto con nosotros para solicitar una demo de Multistok.
