B2B yazılımı arayan bir firma, kısa sürede onlarca özellik listesiyle karşılaşır. Listeler birbirine benzer, her ürün "her şeyi yapıyor" gibi görünür. Oysa sizin için önemli olan, özelliğin adının listede geçmesi değil; bayinizin sipariş verirken, finans ekibinizin tahsilat yaparken ve deponuzun sevkiyat hazırlarken gerçekten işine yarayıp yaramadığıdır.
Bu yazıda, üretici, toptancı ve distribütör firmalar için iyi bir B2B yazılımında bulunması gereken 12 özelliği üç başlık altında topladık. Sonda, demo görüşmelerinde elinizin altında tutabileceğiniz bir kontrol listesi de var.
Ticari kurallarınızı taşıyabilen özellikler
B2B satışı B2C'den ayıran en önemli şey, her müşterinin kendi kuralları olmasıdır. Yazılım bu kuralları taşıyamıyorsa, ekibiniz yine telefonla ve Excel'le çalışmaya devam eder.
1. Bayiye özel fiyat listesi ve iskonto
Her bayi giriş yaptığında yalnızca kendi fiyatını ve iskontosunu görmelidir. Bayi grubu, ürün grubu ve miktar bazlı iskontoların birlikte tanımlanabilmesi gerekir. Fiyatı siparişten sonra elle düzeltmek zorunda kalıyorsanız, sistem işini yapmıyor demektir.
2. Risk ve kredi limiti kontrolü
Sipariş anında bayinin açık bakiyesi ve limiti kontrol edilmeli, limit aşıldığında sipariş otomatik olarak onaya düşmelidir. Böylece satış ekibi her siparişte finansa telefon açmak zorunda kalmaz. Limitlerin nasıl belirleneceğini bayi risk limiti yazımızda ayrıntılı anlattık.
3. Çok seviyeli onay akışı
Belirli bir tutarın üzerindeki siparişler bölge müdürüne, özel iskontolu siparişler satış direktörüne gidebilmelidir. Onay kurallarını kod yazmadan, ekrandan tanımlayabilmeniz büyük kolaylık sağlar.
4. Kampanya ve promosyon kuralları
"10 koli alana 1 koli bedava", sepet tutarına göre indirim veya kademeli adet indirimi gibi kurallar sistemde otomatik uygulanmalıdır. Kampanyayı bayiye ayrıca duyurup sonra faturada elle düşmek, hata ve itiraz demektir.
Sipariş ve operasyonu hızlandıran özellikler
Bayiniz portala ancak telefondan daha kolay olduğu sürece girer. Bu yüzden sipariş deneyimi ve arka plandaki operasyon en az ticari kurallar kadar önemlidir.
5. Hızlı ve toplu sipariş
Düzenli alım yapan bayi, yüzlerce ürünü tek tek sepete eklemek istemez. Ürün koduyla hızlı arama, önceki siparişi tekrarlama ve Excel dosyasıyla toplu sipariş yükleme mutlaka olmalıdır.
6. Anlık stok görünürlüğü
Bayi, sipariş vermeden önce ürünün stokta olup olmadığını görebilmelidir. Birden fazla deponuz varsa stokların depo bazında izlenmesi, gerekiyorsa lot ve seri numarası takibi yapılabilmesi gerekir. Stok bilgisi gecikmeli gelirse neler yaşandığını bu yazıda örneklerle anlattık.
7. Cari hesap ve online tahsilat
Bayi; bakiyesini, vadesi gelen faturalarını ve ödeme geçmişini portalda görebilmeli, dilerse sanal POS ile kartla ödeme yapabilmelidir. Otomatik ödeme hatırlatmaları, tahsilat ekibinin telefon trafiğini belirgin biçimde azaltır.
8. Teklif yönetimi
Proje bazlı satış yapan firmalarda sipariş çoğu zaman bir teklifle başlar. Teklifi PDF olarak hazırlayıp e-posta veya WhatsApp ile gönderebilmek, revizyonları versiyon olarak saklamak ve onaylanan teklifi tek tıkla siparişe çevirmek ciddi zaman kazandırır.
Altyapı, entegrasyon ve büyüme özellikleri
Bu başlıktaki özellikler demo sırasında en az dikkat çekenlerdir; ama sistemi iki yıl sonra hâlâ kullanıp kullanmayacağınızı çoğunlukla bunlar belirler.
9. ERP ile çift yönlü entegrasyon
Stok, fiyat, cari bilgiler ve siparişler ERP ile otomatik ve çift yönlü akmalıdır. Kullandığınız ERP için hazır bir entegrasyon olup olmadığını, yoksa API veya XML ile nasıl bağlanılacağını mutlaka sorun. Siparişleri elle ERP'ye aktarmayı gerektiren bir sistem, hatayı yalnızca bir adım ileri taşır.
10. Rol bazlı yetkiler ve işlem kayıtları
Bayinin satın almacısı sipariş girebilmeli ama limit göremeyebilmeli; sizin tarafınızda ise plasiyer, depo ve finans ekibi farklı yetkilerle çalışabilmelidir. Kimin, ne zaman, neyi değiştirdiğinin kayıt altında tutulması da anlaşmazlıklarda sizi korur.
11. Mobil erişim ve saha satış desteği
Portal telefondan rahatça kullanılabilmeli, plasiyerleriniz ise sahada müşteri ziyaretinde sipariş girebilmelidir. İnternetin zayıf olduğu yerlerde çevrimdışı çalışıp bağlantı gelince senkronize olan bir saha uygulaması büyük fark yaratır.
12. Raporlama, e-belge ve genişleyebilirlik
Hangi bayinin neyi, ne sıklıkla aldığını gösteren raporlar; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye uyumu; ileride pazaryeri, kargo veya başka sistemlerle bağlanmanızı sağlayacak REST API ve webhook desteği bu başlığın parçasıdır. Bugün ihtiyacınız olmasa bile kapıyı açık tutmak önemlidir.
Demo görüşmesi için kontrol listesi
Aşağıdaki tabloyu demo görüşmesine yanınızda götürebilirsiniz. Her özellik için "var mı?" sorusundan çok, "bizim senaryomuzda nasıl çalışıyor?" sorusunu sorun.
| # | Özellik | Demoda sorulacak soru |
|---|---|---|
| 1 | Bayiye özel fiyat ve iskonto | Aynı ürün iki farklı bayide nasıl farklı fiyatla görünüyor? |
| 2 | Risk ve kredi limiti | Limit aşıldığında sipariş ne oluyor, kime düşüyor? |
| 3 | Onay akışı | Onay kurallarını kendimiz değiştirebilir miyiz? |
| 4 | Kampanya ve promosyon | Kademeli adet indirimini canlı gösterebilir misiniz? |
| 5 | Hızlı ve toplu sipariş | Excel dosyasıyla 200 kalemlik sipariş nasıl yükleniyor? |
| 6 | Stok görünürlüğü | Stok ERP'den ne sıklıkla güncelleniyor, depo bazında görünüyor mu? |
| 7 | Cari ve tahsilat | Bayi bakiyesini ve vadesini nerede görüyor, kartla ödeyebiliyor mu? |
| 8 | Teklif yönetimi | Revize edilen teklifin eski versiyonları saklanıyor mu? |
| 9 | ERP entegrasyonu | Bizim ERP'miz için hazır entegrasyon var mı, hangi veriler hangi yönde akıyor? |
| 10 | Yetkiler ve kayıtlar | Bir siparişte yapılan değişikliğin geçmişini görebiliyor muyuz? |
| 11 | Mobil ve saha satış | Plasiyer internet yokken sipariş girebiliyor mu? |
| 12 | Raporlama ve API | Pazaryeri veya kargo firmasıyla bağlanmak istersek yol nedir? |
Değerlendirme yaparken şu noktaları da gözden kaçırmayın:
- Özelliklerin hepsine bugün ihtiyacınız olmayabilir; önemli olan, ihtiyaç doğduğunda sistemi değiştirmeden açabilmenizdir.
- Demoyu hazır örnek verilerle değil, mümkünse kendi ürün ve bayi senaryolarınızla isteyin.
- Kurulum süresini, eğitimi ve sonrasındaki desteği de özellik kadar ciddiye alın.
Seçim sürecine hazırlanırken B2B sistemi kurmadan önce bilinmesi gerekenler yazımız da size yol gösterebilir.
Sonuç
İyi bir B2B yazılımı, en uzun özellik listesine sahip olan değil; sizin ticari kurallarınızı eksiksiz taşıyan, ERP'nizle sorunsuz konuşan ve bayinizin telefondan daha kolay bulduğu yazılımdır. Yukarıdaki 12 özelliği kendi senaryolarınızla test ederseniz, karar vermek çok daha kolaylaşır.
Multistok B2B; bayiye özel fiyat listeleri, risk limiti, çok seviyeli onay, Excel ile toplu sipariş, çoklu depo stok takibi, e-tahsilat ve 40'tan fazla hazır ERP entegrasyonunu tek platformda sunar. Bu listeyi kendi senaryolarınızla birlikte üzerinden geçmek isterseniz ücretsiz demo talep edebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
B2B yazılımında en kritik özellik hangisidir?
Firmadan firmaya değişse de çoğu üretici ve toptancı için bayiye özel fiyatlandırma ile ERP entegrasyonu en kritik iki özelliktir. Bu ikisi doğru çalışmazsa diğer özellikler kullanılmaz hale gelir.
Bütün özelliklere ilk günden ihtiyacım var mı?
Hayır. Çoğu firma sipariş, fiyat ve stokla başlar; tahsilat, saha satış veya pazaryeri gibi modülleri sonradan devreye alır. Önemli olan, seçtiğiniz sistemin bu büyümeye izin vermesidir.
Özellikleri karşılaştırırken nelere dikkat etmeliyim?
Aynı kontrol listesini tüm tedarikçilere uygulayın ve her özelliği kendi gerçek senaryonuzla gösterilmesini isteyin. "Var" cevabı yerine, ekranda nasıl çalıştığını görmek en sağlıklı yöntemdir.
B2B yazılımı e-Fatura ile birlikte çalışabilir mi?
İyi bir B2B yazılımı e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye süreçleriyle uyumlu çalışabilmelidir. Hangi belgenin hangi sistemden kesileceği ise ERP yapınıza göre kurulum sırasında netleştirilir; mevzuat detaylarını mali müşavirinizle teyit etmenizi öneririz.
