La cifra de stock parece el dato más sencillo de un proceso de venta B2B. Se sabe cuántas unidades hay en el almacén y además figura en el sistema. Pero si esa información llega con retraso a la pantalla del distribuidor o de su representante de ventas, lo que hay no es una cifra, sino una estimación. Los problemas que surgen cuando la información de stock no se actualiza en tiempo real suelen parecer pequeños uno a uno, pero en conjunto se convierten en un costo importante. En este artículo analizamos estos problemas y cómo evitarlos.
¿Por qué se retrasa la información de stock?
En muchas empresas, la información de stock está correctamente registrada en el sistema ERP, es decir, en el software principal donde se llevan la contabilidad, el stock y los pedidos. El problema está en cómo se traslada esta información a los canales de venta. Las situaciones más habituales son estas:
- La lista de stock se envía cada mañana a los distribuidores en Excel y los cambios del día no se reflejan.
- El portal B2B o la tienda online se sincroniza con el ERP una vez por la noche.
- El stock en los marketplaces se actualiza por separado y a mano.
- Si hay varios almacenes, la información de cada uno se recopila en momentos distintos.
En todos estos métodos se produce un desfase entre el momento en que el stock cambia realmente y el momento en que cambia en la pantalla de venta. La mayoría de los problemas ocurren en ese desfase.
Vende productos que no tiene
Es la consecuencia más conocida. El distribuidor ve stock en la pantalla y hace el pedido. Sin embargo, ese producto se vendió a otro cliente hace unas horas. Cuando el pedido llega al almacén, el producto ya no está en la estantería.
Lo que sigue es una cadena conocida: el representante de ventas llama al distribuidor, se disculpa, propone un producto alternativo o retrasa la fecha de entrega. Y el distribuidor tiene que mantener la misma conversación con su propio cliente. Cuando esto se repite varias veces, el distribuidor deja de confiar en la información de stock de la pantalla y empieza a llamarle antes de cada pedido. Así desaparece el principal beneficio del portal: poder hacer pedidos por cuenta propia.
Y hay que tener en cuenta también el lado del distribuidor. A menudo, el distribuidor ya ha vendido a su cliente el producto que le compra a usted, o se ha comprometido con un proyecto. Una cancelación por su parte puede traducirse, en el lado del distribuidor, en la pérdida de un cliente o en una penalización por retraso. Por eso, un error de stock no es un simple contratiempo a ojos del distribuidor, sino una cuestión de fiabilidad.
Pierde ventas y acumula exceso de stock
La información de stock con retraso no solo provoca errores en el sentido de "vender lo que no hay". También ocurre lo contrario. Ha entrado mercancía nueva en el almacén, pero el sistema sigue indicando "sin stock". El distribuidor no ve el producto y se lo compra a su competidor. La venta se pierde y el producto sigue esperando en el almacén.
En compras ocurre un problema parecido. Cuando no se ve con claridad qué producto se agota y a qué ritmo, se mantiene demasiado stock de algunos productos y muy poco de otros. En ambos casos, su capital queda inmovilizado sin necesidad.
Y hay además un costo invisible: el tiempo de su equipo. En un sistema en el que no se confía en la información de stock, los representantes de ventas llaman al almacén antes de cada pedido, el responsable del almacén revisa las estanterías y contabilidad corrige las facturas de los pedidos cancelados. Ninguna de estas tareas lleva mucho tiempo por sí sola, pero repetidas a lo largo del día se convierten en una carga de trabajo considerable. Si vende en marketplaces, la situación se complica aún más, porque el mismo producto puede venderse a la vez a un distribuidor y a un cliente del marketplace. En los marketplaces, la cancelación de pedidos también puede perjudicar la valoración de su tienda.
Comparativa entre stock con retraso y stock en tiempo real
| Situación | Stock con retraso | Stock en tiempo real |
|---|---|---|
| Pedido del distribuidor | Requiere confirmación telefónica antes de aprobarlo | Pedido directo con la información de la pantalla |
| Cancelaciones y aplazamientos | Frecuentes | Se evitan en gran medida |
| Ventas en marketplaces | El mismo producto puede venderse en dos canales | Todos los canales ven la misma cifra |
| Tiempo del equipo | Se va en responder preguntas sobre stock | Se dedica a las ventas y al cliente |
¿Cómo funciona la sincronización de stock en tiempo real?
La base de la solución es que los canales de venta reciban la información de stock directamente del ERP, sin intermediarios y de forma continua. A esto se le llama sincronización: que dos sistemas muestren la misma información al mismo tiempo.
Multistok funciona con su sistema ERP de forma bidireccional y en tiempo real. Cuando un producto sale del almacén o entra mercancía nueva, esa información se refleja en el portal B2B. Del mismo modo, el pedido del distribuidor se transfiere al ERP. En nuestra web hablamos de un tiempo de unos 190 ms para esta sincronización; es decir, en la práctica la información se actualiza sin esperas. Hay conexiones listas para Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP y sistemas similares. Puede ver la lista completa de conexiones en nuestra página de integraciones.
Además de la sincronización en tiempo real, hay otras funciones que le facilitan el trabajo:
- Gestión de varios almacenes: el stock de cada almacén se controla por separado, se hace seguimiento de lotes y números de serie y se reciben alertas cuando el stock baja.
- Visualización del stock por tramos: en lugar de la cantidad exacta, se pueden mostrar al distribuidor rangos como "10+" o "50+".
- Integración con marketplaces: el stock en Trendyol, Hepsiburada, Amazon y N11 se alimenta de la misma fuente.
- Riesgo de stock y previsión de la demanda: los informes con inteligencia artificial señalan con antelación los productos que están a punto de agotarse.
Si quiere conocer la lógica general de la integración, nuestro artículo sobre integración de software es un buen punto de partida.
Conclusión
Cuando la información de stock no se actualiza en tiempo real, se vende lo que no hay, no se vende lo que sí hay y su equipo pasa buena parte del día confirmando existencias. Al conectar sus canales de venta a un sistema que funciona en tiempo real con el ERP, sus distribuidores hacen pedidos confiando en la información de la pantalla y usted puede centrarse en hacer crecer su negocio en lugar de lidiar con estos problemas. Si quiere ver la sincronización de stock en tiempo real con su propio ERP, puede consultar la demo de Multistok.
