A medida que su empresa crece, un solo almacén deja de ser suficiente. Primero se abre un almacén intermedio fuera de la ciudad, luego se añade un pequeño punto de stock junto a un distribuidor regional y quizá exista también un almacén de producto terminado dentro de la planta de producción. Cada nuevo almacén acerca la mercancía a las ventas, pero también complica la gestión. ¿Cuántas unidades de cada producto hay en cada almacén? ¿Desde dónde hay que enviar un pedido? ¿El traslado ya está en camino? Si las respuestas a estas preguntas se recopilan de varias hojas de cálculo distintas, es muy difícil no cometer errores.
En este artículo le explicamos dónde se complica la gestión de múltiples almacenes, por qué la integración es decisiva en este ámbito y qué debe definir antes de empezar la implantación.
¿Por qué se complica la gestión de varios almacenes?
El problema no suele ser el número de almacenes, sino la dispersión de la información. Contabilidad mira el stock total en el ERP, el responsable de almacén cuenta sus propias estanterías y el equipo de ventas intenta confirmarlo por teléfono antes de decirle al cliente "lo tenemos". Esta dispersión lleva a algunos resultados conocidos:
- El distribuidor ve el producto en stock en el portal y hace el pedido, pero el producto está en realidad en otro almacén y la entrega se retrasa.
- Mientras en un almacén se agota un producto, en otro se acumula un exceso de stock que permanece inmovilizado durante meses.
- Los traslados se hacen sin registrar y aparecen diferencias en los inventarios.
- En los productos que requieren seguimiento por lote o número de serie, no se sabe qué partida ha ido a dónde.
Todos estos problemas tienen la misma raíz: la información de stock no procede de una fuente única y actualizada. A medida que aumenta el número de almacenes, intentar cubrir este hueco con trabajo manual también sale cada vez más caro. Cada nuevo almacén supone una persona más que, a lo largo del día, coge el teléfono para confirmar el stock. Además, ese esfuerzo es invisible; consecuencias como un pedido que sale tarde, un distribuidor que se va a otro proveedor o una diferencia de inventario que aparece a final de año solo se detectan a posteriori.
¿Para qué sirve aquí la integración?
La integración significa que dos programas se envían datos entre sí de forma automática. En la gestión de múltiples almacenes, esto implica que el stock por almacén de su ERP se transfiere por sí solo al portal B2B y que los pedidos que llegan desde el portal vuelven automáticamente al ERP.
Multistok establece esta conexión de forma bidireccional y en tiempo real. La información de stock, precios y pedidos se sincroniza continuamente entre los dos sistemas. Así, cuando su distribuidor consulta un producto en el portal, la cifra que ve coincide con la cifra actualizada del ERP. Además de sistemas muy extendidos como Logo, Mikro, Netsis, Nebim y SAP, se puede conectar cualquier sistema compatible con XML o REST/SOAP. Puede consultar la lista de sistemas compatibles en la página de integraciones.
En los pedidos ocurre lo mismo. Cuando el distribuidor hace un pedido en el portal, el registro no espera a que alguien lo introduzca a mano en el ERP; el pedido se transfiere automáticamente y el almacén correspondiente puede empezar a prepararlo de inmediato. Si utiliza la integración con empresas de transporte, el registro del envío y la etiqueta se generan automáticamente, y el código de seguimiento se envía al distribuidor por SMS o WhatsApp. De este modo, el equipo de almacén solo tiene que centrarse en preparar la mercancía.
Si desea conocer con más detalle la lógica general de la integración y los aspectos que hay que tener en cuenta, puede consultar nuestro artículo sobre integración de software.
¿Cómo configurar la visibilidad del stock por almacén?
No está obligado a aplicar la misma regla a todos los almacenes. Lo realmente importante es decidir qué debe ver el distribuidor. Algunas empresas muestran al distribuidor solo el stock del almacén más cercano, otras el stock total y otras utilizan expresiones generales como "en stock" o "stock limitado".
Principales decisiones que debe tomar
| Pregunta | Opciones |
|---|---|
| ¿Qué almacén ve el distribuidor? | Todos los almacenes, el almacén regional o solo el total |
| ¿Cómo se muestra el stock? | Cantidad exacta o por tramos (p. ej., 10+, 50+) |
| ¿Desde qué almacén se atiende el pedido? | Un almacén fijo, el almacén más cercano o el almacén que tenga stock |
| ¿Qué ocurre si no hay stock? | Se bloquea el pedido o se aceptan pedidos sin stock |
Definir estas decisiones antes de la implantación reduce las correcciones posteriores. Tenga en cuenta también que funciones como la visualización del stock por tramos o los pedidos sin stock no están incluidas en todos los planes; hacer una lista de las funciones que necesita antes de la implantación facilita la elección del plan.
Traslados entre almacenes y alertas automáticas
En un entorno con varios almacenes, la tarea que más tiempo hace perder es el seguimiento de los traslados. En el módulo multialmacén de Multistok se registran los traslados entre almacenes y es posible hacer el seguimiento por lote o número de serie. Así no tendrá que buscar a posteriori de qué almacén salió una partida y adónde fue.
Cuando el stock de un almacén cae por debajo del nivel que usted haya definido, recibe una alerta automática de reposición. De este modo, se puede planificar un traslado desde otro almacén o una nueva compra antes de que el producto se agote por completo. El análisis de riesgo de stock y la previsión de la demanda con inteligencia artificial también le dan una idea anticipada de qué productos pueden escasear y en qué periodo.
Lista de control antes de empezar la implantación
En la integración multialmacén, los problemas no suelen venir del lado técnico, sino de empezar sin preparación. Le recomendamos revisar la siguiente lista con su equipo:
- ¿Están actualizados los códigos y nombres de los almacenes en el ERP? ¿Se han depurado los almacenes que ya no se usan?
- ¿Se han marcado en las fichas de producto los artículos que requieren seguimiento por lote o número de serie?
- ¿Se ha decidido qué almacén verá cada distribuidor?
- ¿Se han definido los niveles mínimos de stock y los umbrales de alerta?
- ¿Se ha acordado qué permisos tendrán en el portal los equipos de almacén, ventas y contabilidad?
El último punto es importante. Gracias a los permisos por rol de Multistok, el personal de almacén solo ve las pantallas relacionadas con su trabajo, y los equipos de ventas y contabilidad trabajan en sus propias áreas. El proceso de implantación empieza con una fase de análisis, continúa con la integración y la configuración y, en el último paso, sus distribuidores se incorporan al sistema con formación en turco.
Conclusión
La gestión de múltiples almacenes tiene que ver menos con los propios almacenes y más con mantener la información en un solo lugar y actualizada. Cuando establece una integración bidireccional y en tiempo real entre el ERP y el portal, su distribuidor ve el stock correcto, los pedidos salen del almacén adecuado y los traslados quedan registrados. Para ello, primero hay que definir las reglas de sus almacenes y después configurar la integración de acuerdo con ellas. Si quiere ver cómo funcionaría con su propia estructura de almacenes, puede solicitar una demo de Multistok.
