Cuando habla con una empresa de software o recibe una propuesta de integración, seguro que oye la palabra "API". Frases como "¿Su ERP tiene API?" o "Nos conectamos a la empresa de transporte por API" pueden resultar confusas para alguien sin formación técnica. Sin embargo, la lógica de una API es bastante sencilla y, una vez que la entiende, toma sus decisiones sobre software con mucha más tranquilidad. En este artículo explicamos qué es una API sin necesidad de ningún conocimiento técnico.
¿Qué es una API?
API es la sigla en inglés de "Application Programming Interface", que se traduce como "interfaz de programación de aplicaciones", aunque esta traducción no dice gran cosa. Dicho de la forma más sencilla, una API es un conjunto de reglas que permite que dos programas hablen entre sí.
Piénselo con el ejemplo de un restaurante. Usted está sentado a la mesa y la cocina está en la parte de atrás. No entra en la cocina a preparar la comida usted mismo. Le dice al camarero lo que quiere, el camarero transmite el pedido a la cocina y le trae la comida cuando está lista. Aquí el camarero es la API. Ni usted ni la cocina necesitan saber cómo funciona el otro. Lo único que tiene que hacer es pedir de una forma que el camarero entienda.
Con el software ocurre lo mismo. Cuando su portal B2B quiere conocer el stock de su sistema ERP, no entra en el ERP a revolver su base de datos. Le pregunta a la API del ERP "¿cuánto stock hay de este producto?" y la API le devuelve la respuesta.
En el día a día ya usa API
Aunque no se dé cuenta, se encuentra con API todos los días:
- Cuando paga con tarjeta en una tienda online, el sitio se conecta al sistema del banco mediante una API.
- Cuando introduce su número de seguimiento de envío, la información llega desde el sistema de la empresa de transporte a través de una API.
- Cuando entra en una aplicación con "Iniciar sesión con Google", los dos sistemas hablan mediante una API.
- La aplicación del tiempo de su teléfono obtiene los datos de la API de un servicio meteorológico.
Lo que tienen en común estos ejemplos es que dos sistemas distintos intercambian información sin que el usuario lo note. El banco no abre a la tienda online todos los datos de las cuentas de sus clientes; solo responde a la pregunta "¿se ha aprobado este pago?". Esa es una de las ventajas de una API: hace llegar a la otra parte solo la información que usted autoriza y de la forma que usted autoriza. Por eso una API bien diseñada es también una pieza importante de la seguridad de los datos.
¿Para qué sirve una API en su negocio B2B?
Para un fabricante, un distribuidor o un mayorista, la API evita que los distintos programas funcionen como islas aisladas. Ya no es necesario trasladar la información a mano de un lugar a otro.
| Conexión | ¿Qué ocurre gracias a la API? |
|---|---|
| ERP y portal B2B | El stock, los precios y los pedidos se actualizan a la vez en ambos lados |
| Portal B2B y empresa de transporte | El envío se crea automáticamente y el código de seguimiento se envía al cliente |
| Portal B2B y marketplaces | El stock de canales como Trendyol y Hepsiburada se alimenta desde una única fuente |
| Portal y sistema de e-factura (e-Fatura) | Cuando se completa el pedido, la factura se genera sin emitirla a mano |
| Portal y banco | Los pagos cobrados a través del TPV virtual se registran en la cuenta corriente |
Sin una API, para cada una de estas tareas un empleado tendría que leer los datos en una pantalla y escribirlos en otra. Eso lleva tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Pensemos en un ejemplo concreto. Uno de sus distribuidores hace un pedido por la tarde en el portal B2B. En un esquema que funciona con API, el pedido llega al instante al ERP, se descuenta el stock, a la mañana siguiente el equipo de almacén empieza a prepararlo, se crea el envío y el código de seguimiento se envía al distribuidor por SMS o WhatsApp. Imagine ahora el mismo proceso sin API: alguien ve el pedido por la mañana, lo introduce a mano en el ERP, abre un registro aparte en la web de la empresa de transporte y comunica el código de seguimiento al distribuidor por teléfono. En cada paso existe la posibilidad de un error de escritura o de un retraso.
Algunos términos que oirá a menudo
En las reuniones sobre software aparecen, junto a API, algunas palabras más. No necesita conocerlas todas, pero saber a grandes rasgos qué significan le facilitará las cosas.
- REST y SOAP: son dos métodos habituales que usan las API para comunicarse; siguiendo con el ejemplo del restaurante, determinan en qué formato se escribe el pedido.
- XML: es un formato de archivo en el que los datos se empaquetan y envían de forma ordenada; se usa a menudo para compartir listas de productos.
- Webhook: es un método que avisa automáticamente al otro sistema cuando ocurre un evento, por ejemplo, para transmitir sin esperas el aviso de "ha llegado un pedido".
- Integración: es el nombre general del trabajo de conectar dos sistemas mediante una API o vías similares.
Preguntas que hacer al elegir software
- ¿El sistema tiene una API abierta y documentada?
- ¿Existe una conexión predefinida con el ERP que utilizo?
- Si no hay conexión predefinida, ¿podemos conectarnos por XML o REST/SOAP?
- ¿El flujo de datos es unidireccional o bidireccional?
- ¿Quién ofrece soporte cuando surge un problema en la conexión?
Multistok da respuestas claras a estas preguntas. Ofrece soporte para REST API, XML y webhooks, y dispone de conexiones predefinidas para sistemas ERP muy extendidos como Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP y Dynamics. Puede conectarse a cualquier sistema compatible con XML o REST/SOAP y, si es necesario, también se desarrolla un puente a medida. Puede ver en qué planes se incluye el acceso a la API en nuestra página de planes. Si le interesa saber cómo funciona el software en la nube, nuestro artículo ¿Qué es SaaS? también puede resultarle útil.
Conclusión
La API es el lenguaje común con el que sus programas hablan entre sí. No necesita conocer los detalles técnicos; lo que necesita saber es si los sistemas que utiliza hablan este lenguaje y si la información llega al lugar correcto sin que usted tenga que intervenir. Si quiere ver cómo se conectaría su propio ERP con Multistok, puede solicitar una demo.
