Wenn Sie mit einem Softwareanbieter sprechen oder ein Integrationsangebot erhalten, hören Sie garantiert das Wort „API“. Sätze wie „Hat Ihr ERP eine API?“ oder „Wir binden den Versanddienstleister per API an“ können für Nicht-Techniker verwirrend sein. Dabei ist die Logik einer API recht einfach, und wenn Sie sie einmal verstanden haben, treffen Sie Ihre Softwareentscheidungen viel entspannter. In diesem Beitrag erklären wir die API ganz ohne technisches Vorwissen.
Was ist eine API?
API ist die Abkürzung des englischen Begriffs „Application Programming Interface“. Auf Deutsch heißt das „Programmierschnittstelle“, doch diese Übersetzung sagt wenig aus. Ganz einfach gesagt ist eine API ein Regelwerk, mit dem zwei Programme miteinander kommunizieren.
Stellen Sie sich das wie in einem Restaurant vor. Sie sitzen am Tisch, die Küche liegt im hinteren Bereich. Sie gehen nicht selbst in die Küche und kochen. Sie sagen dem Kellner, was Sie möchten, der Kellner gibt die Bestellung an die Küche weiter und bringt Ihnen das fertige Gericht. Der Kellner ist hier die API. Weder Sie noch die Küche müssen wissen, wie der jeweils andere arbeitet. Sie müssen nur so bestellen, dass der Kellner es versteht.
Bei Software ist es genauso. Wenn Ihr B2B-Portal den Lagerbestand aus Ihrem ERP-System abfragen will, wühlt es nicht in der Datenbank des ERP. Es fragt die API des ERP: „Wie hoch ist der Bestand dieses Artikels?“, und die API liefert die Antwort zurück.
Im Alltag nutzen Sie APIs bereits
Auch wenn Sie es nicht merken, begegnen Ihnen APIs jeden Tag:
- Wenn Sie in einem Onlineshop mit Karte bezahlen, verbindet sich der Shop über eine API mit dem System der Bank.
- Wenn Sie Ihre Sendungsnummer eingeben, kommen die Informationen per API aus dem System des Versanddienstleisters.
- Wenn Sie sich bei einer App mit „Mit Google anmelden“ einloggen, kommunizieren zwei Systeme per API.
- Die Wetter-App auf Ihrem Smartphone bezieht ihre Daten über die API eines Wetterdienstes.
Gemeinsam ist diesen Beispielen, dass zwei verschiedene Systeme Informationen austauschen, ohne dass der Nutzer davon etwas merkt. Die Bank legt dem Onlineshop nicht alle Kontodaten ihrer Kunden offen, sondern beantwortet nur die Frage „Wurde diese Zahlung freigegeben?“. Genau das ist eine der Stärken einer API: Sie übermittelt der Gegenseite nur die Informationen, die Sie freigeben, und zwar nur auf die Weise, die Sie erlauben. Deshalb ist eine gut gestaltete API auch ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit.
Wozu dient eine API in Ihrem B2B-Geschäft?
Für Hersteller, Distributoren und Großhändler verhindert eine API, dass verschiedene Programme wie isolierte Inseln arbeiten. Informationen müssen nicht mehr von Hand von einem System ins andere übertragen werden.
| Verbindung | Was ermöglicht die API? |
|---|---|
| ERP und B2B-Portal | Bestände, Preise und Bestellungen werden auf beiden Seiten gleichzeitig aktualisiert |
| B2B-Portal und Versanddienstleister | Die Sendung wird automatisch angelegt, die Sendungsnummer an den Kunden übermittelt |
| B2B-Portal und Marktplätze | Die Bestände auf Kanälen wie Trendyol und Hepsiburada werden aus einer einzigen Quelle gespeist |
| Portal und E-Rechnungssystem (e-Fatura) | Nach Abschluss der Bestellung wird die Rechnung erstellt, ohne dass sie manuell ausgestellt werden muss |
| Portal und Bank | Zahlungen über das virtuelle POS-Terminal werden auf dem Kundenkonto verbucht |
Ohne API müsste für jede dieser Aufgaben ein Mitarbeiter die Daten auf einem Bildschirm ablesen und in einen anderen eintippen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Einer Ihrer Händler bestellt abends über das B2B-Portal. In einem API-gestützten Ablauf landet die Bestellung sofort im ERP, der Bestand wird abgebucht, am nächsten Morgen beginnt das Lagerteam mit der Kommissionierung, die Versandsendung wird angelegt und die Sendungsnummer per SMS oder WhatsApp an den Händler geschickt. Stellen Sie sich nun denselben Ablauf ohne API vor: Am Morgen sieht jemand die Bestellung, gibt sie von Hand ins ERP ein, legt auf der Website des Versanddienstleisters separat einen Auftrag an und teilt dem Händler die Sendungsnummer telefonisch mit. Bei jedem Schritt drohen Tippfehler oder Verzögerungen.
Einige Begriffe, die Sie häufig hören werden
In Softwaregesprächen fallen neben „API“ noch einige weitere Begriffe. Sie müssen nicht alle kennen, aber es hilft, ungefähr zu wissen, was sie bedeuten.
- REST und SOAP: Zwei verbreitete Methoden, mit denen APIs kommunizieren; im Restaurantbeispiel legen sie fest, in welchem Format die Bestellung notiert wird.
- XML: Ein Dateiformat, in dem Daten strukturiert verpackt und versendet werden; es wird häufig für den Austausch von Produktlisten genutzt.
- Webhook: Eine Methode, die das Gegensystem automatisch benachrichtigt, sobald ein Ereignis eintritt – etwa wenn die Information „Bestellung eingegangen“ ohne Wartezeit übermittelt wird.
- Integration: Der Oberbegriff dafür, zwei Systeme über eine API oder ähnliche Wege miteinander zu verbinden.
Fragen, die Sie bei der Softwareauswahl stellen sollten
- Hat das System eine offene und dokumentierte API?
- Gibt es eine fertige Anbindung an mein ERP?
- Falls nicht: Können wir uns über XML oder REST/SOAP verbinden?
- Fließen die Daten nur in eine Richtung oder in beide?
- Wer leistet Support, wenn es bei der Verbindung Probleme gibt?
Multistok gibt auf diese Fragen klare Antworten. Es unterstützt REST API, XML und Webhooks und bietet fertige Anbindungen für verbreitete ERP-Systeme wie Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP und Dynamics. Es kann sich mit jedem System verbinden, das XML oder REST/SOAP unterstützt; bei Bedarf wird auch eine individuelle Brücke entwickelt. In welchen Plänen der API-Zugang enthalten ist, sehen Sie auf unserer Seite mit den Plänen. Wenn Sie wissen möchten, wie cloudbasierte Software funktioniert, hilft Ihnen auch unser Beitrag Was ist SaaS? weiter.
Fazit
Die API ist die gemeinsame Sprache, in der Ihre Programme miteinander sprechen. Die technischen Details müssen Sie nicht kennen; wichtig ist nur, ob Ihre Systeme diese Sprache sprechen und ob die Informationen ohne Ihr Zutun an der richtigen Stelle ankommen. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr eigenes ERP mit Multistok verbunden wird, können Sie eine Demo anfordern.
