Die Bestandszahl wirkt wie die einfachste Information im B2B-Vertrieb. Wie viele Stück im Lager liegen, ist bekannt und steht auch im System. Erreicht diese Information den Bildschirm des Händlers oder Ihres Vertriebsmitarbeiters jedoch verspätet, handelt es sich nicht mehr um eine Zahl, sondern um eine Schätzung. Die Probleme, die entstehen, wenn Bestandsdaten nicht in Echtzeit aktualisiert werden, wirken einzeln betrachtet oft klein, summieren sich aber zu erheblichen Kosten. In diesem Beitrag betrachten wir diese Probleme und wie sie sich vermeiden lassen.
Warum verzögern sich Bestandsdaten?
In vielen Unternehmen sind die Bestandsdaten im ERP-System, also der zentralen Software für Buchhaltung, Lager und Aufträge, korrekt hinterlegt. Das Problem liegt darin, wie diese Daten in die Vertriebskanäle gelangen. Die häufigsten Situationen sind:
- Die Bestandsliste wird jeden Morgen als Excel-Datei an die Händler geschickt, Änderungen im Tagesverlauf werden nicht berücksichtigt.
- Das B2B-Portal oder der Onlineshop wird nur einmal nachts mit dem ERP abgeglichen.
- Die Bestände auf Marktplätzen werden einzeln und manuell aktualisiert.
- Bei mehreren Lagern werden die Daten jedes Lagers zu unterschiedlichen Zeitpunkten zusammengeführt.
Bei all diesen Methoden entsteht eine Lücke zwischen dem Moment, in dem sich der Bestand tatsächlich ändert, und dem Moment, in dem sich die Änderung auf dem Verkaufsbildschirm zeigt. Die meisten Probleme entstehen genau in dieser Lücke.
Sie verkaufen Produkte, die nicht vorrätig sind
Das ist die bekannteste Folge. Der Händler sieht auf dem Bildschirm Bestand und gibt seine Bestellung auf. Doch das Produkt wurde bereits vor einigen Stunden an einen anderen Kunden verkauft. Wenn die Bestellung im Lager ankommt, ist das Regal leer.
Was danach folgt, ist eine bekannte Kette: Der Vertriebsmitarbeiter ruft den Händler an, entschuldigt sich, schlägt ein Alternativprodukt vor oder verschiebt den Liefertermin. Der Händler muss dasselbe Gespräch mit seinem eigenen Kunden führen. Wiederholt sich das einige Male, vertraut der Händler den Bestandsangaben auf dem Bildschirm nicht mehr und ruft Sie vor jeder Bestellung an. Damit geht der wichtigste Nutzen des Portals verloren: selbstständig bestellen zu können.
Hinzu kommt die Seite des Händlers. Oft hat er das Produkt, das er bei Ihnen kauft, bereits an seinen Kunden weiterverkauft oder für ein Projekt zugesagt. Eine Stornierung auf Ihrer Seite kann auf seiner Seite zum Kundenverlust oder zu einer Vertragsstrafe wegen Verzug führen. Deshalb ist ein Bestandsfehler aus Sicht des Händlers keine gewöhnliche Panne, sondern eine Frage der Zuverlässigkeit.
Sie verpassen Umsätze und halten zu viel Bestand
Verzögerte Bestandsdaten führen nicht nur dazu, dass nicht vorrätige Produkte verkauft werden. Auch das Gegenteil kommt vor. Im Lager ist neue Ware eingegangen, doch im System steht noch „nicht auf Lager“. Der Händler sieht das Produkt nicht und kauft bei Ihrem Wettbewerber. Der Umsatz ist verloren, und die Ware bleibt weiter im Lager liegen.
Im Einkauf zeigt sich ein ähnliches Problem. Ist nicht klar zu erkennen, welches Produkt wie schnell abverkauft wird, wird bei manchen Artikeln zu viel und bei anderen zu wenig Bestand gehalten. Beides bindet unnötig Kapital.
Dazu kommen unsichtbare Kosten: die Zeit Ihres Teams. Wenn man den Bestandsdaten nicht vertrauen kann, rufen Vertriebsmitarbeiter vor jeder Bestellung im Lager an, der Lagerverantwortliche schaut in den Regalen nach, und die Buchhaltung korrigiert die Rechnungen stornierter Aufträge. Keine dieser Aufgaben dauert für sich genommen lange, doch über den Tag wiederholt wird daraus eine erhebliche Arbeitslast. Verkaufen Sie auch auf Marktplätzen, wird es noch schwieriger, denn dasselbe Produkt kann gleichzeitig an einen Händler und an einen Marktplatzkunden verkauft werden. Stornierungen auf Marktplätzen können sich zudem negativ auf Ihre Shop-Bewertung auswirken.
Verzögerter und Echtzeit-Bestand im Vergleich
| Situation | Verzögerter Bestand | Echtzeit-Bestand |
|---|---|---|
| Händlerbestellung | Vor der Freigabe ist eine telefonische Bestätigung nötig | Direkte Bestellung anhand der Angaben auf dem Bildschirm |
| Stornierung und Verschiebung | Kommen häufig vor | Werden weitgehend vermieden |
| Marktplatzverkäufe | Dasselbe Produkt kann in zwei Kanälen verkauft werden | Alle Kanäle sehen dieselbe Zahl |
| Zeit des Teams | Geht für die Beantwortung von Bestandsfragen drauf | Steht für Vertrieb und Kunden zur Verfügung |
Wie funktioniert die Echtzeit-Bestandssynchronisierung?
Die Grundlage der Lösung besteht darin, dass die Vertriebskanäle die Bestandsdaten direkt aus dem ERP beziehen – ohne Umweg und kontinuierlich. Das nennt man Synchronisierung: Zwei Systeme zeigen zur selben Zeit dieselbe Information.
Multistok arbeitet bidirektional und in Echtzeit mit Ihrem ERP-System zusammen. Verlässt ein Produkt das Lager oder geht neue Ware ein, wird diese Information im B2B-Portal sichtbar. Ebenso wird die Bestellung des Händlers ins ERP übertragen. Auf unserer Website nennen wir für diese Synchronisierung eine Dauer von etwa 190 ms; in der Praxis wird die Information also ohne Wartezeit aktualisiert. Für Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP und ähnliche Systeme gibt es fertige Anbindungen. Die vollständige Liste der Anbindungen finden Sie auf unserer Integrationsseite.
Neben der Echtzeit-Synchronisierung gibt es weitere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
- Mehrlagerverwaltung: Der Bestand jedes Lagers wird separat überwacht, Chargen und Seriennummern werden verfolgt, und bei niedrigem Bestand erhalten Sie eine Warnung.
- Anzeige von Bestandsstufen: Statt der genauen Stückzahl können dem Händler Bereiche wie „10+“ oder „50+“ angezeigt werden.
- Marktplatzintegration: Die Bestände auf Trendyol, Hepsiburada, Amazon und N11 werden aus derselben Quelle gespeist.
- Bestandsrisiko und Bedarfsprognose: KI-gestützte Berichte weisen frühzeitig auf Produkte hin, die bald ausverkauft sind.
Wenn Sie die grundlegende Logik der Integration interessiert, ist unser Beitrag zur Software-Integration ein guter Einstieg.
Fazit
Werden Bestandsdaten nicht in Echtzeit aktualisiert, werden nicht vorrätige Produkte verkauft, vorrätige bleiben liegen, und Ihr Team verbringt einen großen Teil seines Tages mit Bestandsabfragen. Wenn Sie Ihre Vertriebskanäle an ein System anbinden, das in Echtzeit mit dem ERP arbeitet, bestellen Ihre Händler im Vertrauen auf die angezeigten Daten, und Sie können sich auf das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren, statt sich mit diesen Problemen herumzuschlagen. Wenn Sie die Echtzeit-Bestandssynchronisierung mit Ihrem eigenen ERP sehen möchten, können Sie sich die Multistok-Demo ansehen.
