Was bedeutet Integration eigentlich?

Ganz einfach gesagt bedeutet Integration, dass zwei unterschiedliche Programme miteinander „sprechen“ können. Eine Information, die in einem System entsteht, wird automatisch an das andere übertragen. Wenn zum Beispiel ein Verkauf stattfindet und diese Information von selbst sowohl im Lagersystem als auch in der Buchhaltung landet, ist das eine Integration. Niemand muss denselben Verkauf an drei verschiedenen Stellen von Hand erfassen.

Warum ist das so wichtig?

Das größte Problem nicht integrierter Systeme besteht darin, dass Sie Daten manuell übertragen müssen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Wenn dieselben Daten an zwei Stellen voneinander abweichen, beruhen Ihre Entscheidungen auf falschen Informationen.

Eine gut eingerichtete Integration hingegen:

  • beseitigt den Aufwand, dieselben Daten immer wieder einzugeben,
  • verhindert Inkonsistenzen zwischen den Systemen,
  • sorgt dafür, dass Informationen in Echtzeit und aktuell vorliegen,
  • ermöglicht es dem Team, sich um seine eigentliche Arbeit statt um manuelle Aufgaben zu kümmern.

Wie wird eine Integration umgesetzt?

Es gibt verschiedene Wege zur Integration; welcher passt, hängt vom jeweiligen Bedarf ab.

Über eine API: Die meisten modernen Programme bieten für den Datenaustausch mit anderen Systemen eine Schnittstelle, die sogenannte API. Sie ist die gängigste Methode, damit zwei Programme direkt und automatisch miteinander kommunizieren.

Fertige Integrationen: Manche Programme bringen vorgefertigte Verbindungen zu anderen gängigen Tools mit. In diesem Fall wird die Verbindung meist mit wenigen Einstellungen hergestellt, ohne dass technisches Wissen nötig ist.

Middleware-Tools: Gibt es keine direkte Verbindung zwischen zwei Programmen, können Drittanbieterdienste die Brücke dazwischen schlagen. Sie ermöglichen es, unterschiedliche Systeme ohne Programmierung miteinander zu verbinden.

Worauf sollten Sie beim Kauf einer neuen Software achten?

Bei der Softwareauswahl wird die Integrationsfähigkeit oft übersehen, dabei gehört sie zu den wichtigsten Kriterien. Stellen Sie vor der Entscheidung folgende Fragen:

  • Lässt sich diese Software mit den Tools verbinden, die ich bereits nutze?
  • Bietet sie eine API, kann sie also künftig auch an andere Systeme angebunden werden?
  • Gibt es fertige Integrationen, oder erfordert jede Verbindung ein eigenes Projekt?

Eine Software, die heute für sich allein hervorragend funktioniert, aber mit nichts kommuniziert, kann morgen, wenn Sie wachsen, zum Hindernis werden.

Zusammengefasst

Integration verwandelt verstreute Tools in ein einheitliches, abgestimmtes System. In einer gut integrierten Struktur fließen Informationen von selbst, das Team wird von manuellen Aufgaben befreit, und Entscheidungen beruhen auf aktuellen Daten. Wer bei der Entscheidung für eine neue Software nicht nur fragt „Was leistet sie allein?“, sondern auch „Wie arbeitet sie mit anderen Systemen zusammen?“, verschafft sich später einen großen Vorteil.