Wenn Ihr Unternehmen wächst, reicht ein einziges Lager nicht mehr aus. Zuerst entsteht ein Zwischenlager außerhalb der Stadt, dann kommt ein kleiner Lagerpunkt bei einem regionalen Händler hinzu, und vielleicht gibt es im Produktionswerk noch ein separates Fertigwarenlager. Jedes neue Lager bringt Sie näher an den Verkauf, erschwert aber auch die Verwaltung. Wie viele Stück welches Produkts liegen in welchem Lager, von wo sollte eine Bestellung verschickt werden, ist die Umlagerung schon unterwegs? Wenn die Antworten auf diese Fragen aus mehreren Tabellen zusammengesucht werden, sind Fehler kaum zu vermeiden.
In diesem Beitrag erklären wir, wo die Mehrlagerverwaltung schwierig wird, warum Integration dabei den Ausschlag gibt und was Sie vor Beginn der Einrichtung klären sollten.
Warum wird die Verwaltung mehrerer Lager schwierig?
Das Problem ist meist nicht die Zahl der Lager, sondern die Zersplitterung der Informationen. Die Buchhaltung schaut auf den Gesamtbestand im ERP, der Lagerverantwortliche zählt sein eigenes Regal, und das Vertriebsteam versucht telefonisch eine Bestätigung zu bekommen, bevor es dem Kunden „vorrätig“ zusagt. Diese Zersplitterung führt zu einigen bekannten Folgen:
- Der Händler sieht das Produkt im Portal als vorrätig und bestellt, doch die Ware liegt tatsächlich in einem anderen Lager, und die Lieferung verzögert sich.
- Während ein Produkt in einem Lager ausgeht, entsteht in einem anderen ein Überbestand, der monatelang liegen bleibt.
- Umlagerungen erfolgen ohne Buchung, und bei der Inventur ergeben sich Differenzen.
- Bei Produkten mit Chargen- oder Seriennummernverfolgung lässt sich nicht mehr feststellen, welche Charge wohin gegangen ist.
All diese Probleme haben dieselbe Wurzel: Die Bestandsinformationen stammen nicht aus einer einzigen, aktuellen Quelle. Je mehr Lager es gibt, desto teurer wird es, diese Lücke mit Personalaufwand zu schließen. Jedes neue Lager bedeutet eine weitere Person, die im Laufe des Tages zum Telefon greift, um Bestände zu bestätigen. Zudem ist dieser Aufwand unsichtbar: Folgen wie verspätet versandte Bestellungen, Händler, die sich anderen Lieferanten zuwenden, oder Inventurdifferenzen, die erst zum Jahresende auffallen, werden erst im Nachhinein bemerkt.
Wobei hilft hier die Integration?
Integration bedeutet, dass zwei Softwaresysteme automatisch Daten miteinander austauschen. In der Mehrlagerverwaltung heißt das: Die lagerbezogenen Bestände aus Ihrem ERP werden automatisch in das B2B-Portal übertragen, und die Bestellungen aus dem Portal gelangen ebenso automatisch zurück ins ERP.
Multistok stellt diese Verbindung bidirektional und in Echtzeit her. Bestands-, Preis- und Auftragsdaten werden zwischen beiden Systemen laufend synchronisiert. Wenn Ihr Händler im Portal ein Produkt aufruft, entspricht die angezeigte Zahl daher der aktuellen Zahl im ERP. Neben verbreiteten Systemen wie Logo, Mikro, Netsis, Nebim, SAP und ähnlichen lässt sich jedes System anbinden, das XML oder REST/SOAP unterstützt. Die Liste der unterstützten Systeme finden Sie auf der Seite Integrationen.
Auf der Auftragsseite gilt derselbe Komfort. Gibt der Händler eine Bestellung im Portal auf, wartet der Datensatz nicht auf die manuelle Erfassung im ERP; die Bestellung wird automatisch übertragen, und das zuständige Lager kann sofort mit der Kommissionierung beginnen. Nutzen Sie eine Versandintegration, werden Sendungsdatensatz und Etikett automatisch erstellt und die Sendungsnummer per SMS oder WhatsApp an den Händler übermittelt. So kann sich das Lagerteam ganz auf die Vorbereitung der Ware konzentrieren.
Wenn Sie die Grundlogik der Integration und die wichtigsten Punkte genauer interessieren, lesen Sie gern unseren Beitrag zur Softwareintegration.
Wie sollte die lagerbezogene Bestandsanzeige gestaltet werden?
Sie müssen nicht für jedes Lager dieselbe Regel anwenden. Entscheidend ist, festzulegen, was der Händler sehen soll. Manche Unternehmen zeigen dem Händler nur den Bestand des nächstgelegenen Lagers, andere den Gesamtbestand, wieder andere verwenden allgemeine Angaben wie „vorrätig“ oder „begrenzter Bestand“.
Die wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen
| Frage | Optionen |
|---|---|
| Welches Lager sieht der Händler? | Alle Lager, das Regionallager oder nur den Gesamtbestand |
| Wie wird der Bestand angezeigt? | Genaue Stückzahl oder gestufte Anzeige (z. B. 10+, 50+) |
| Aus welchem Lager wird die Bestellung erfüllt? | Festes Lager, nächstgelegenes Lager oder Lager mit Bestand |
| Was passiert, wenn kein Bestand vorhanden ist? | Die Bestellung wird blockiert oder als Bestellung ohne Bestand angenommen |
Wer diese Entscheidungen vor der Einrichtung klärt, reduziert spätere Korrekturen. Berücksichtigen Sie auch, dass Funktionen wie die gestufte Bestandsanzeige oder Bestellungen ohne Bestand nicht in jedem Plan enthalten sind; eine Liste der benötigten Funktionen vor der Einrichtung erleichtert die Wahl des Plans.
Umlagerungen zwischen Lagern und automatische Warnungen
Am meisten Zeit kostet bei mehreren Lagern die Verfolgung von Umlagerungen. Im Mehrlager-Modul von Multistok werden Umlagerungen zwischen Lagern erfasst, und Chargen- bzw. Seriennummern lassen sich verfolgen. So müssen Sie nicht im Nachhinein suchen, aus welchem Lager eine Charge kam und wohin sie ging.
Fällt der Bestand in einem Lager unter den von Ihnen festgelegten Wert, erhalten Sie eine automatische Nachschubwarnung. So lässt sich eine Umlagerung aus einem anderen Lager oder ein neuer Einkauf planen, bevor das Produkt ganz ausgeht. Die KI-gestützte Bestandsrisikoanalyse und Nachfrageprognose gibt zudem vorab einen Eindruck davon, welches Produkt in welchem Zeitraum knapp werden könnte.
Checkliste vor Beginn der Einrichtung
Bei der Integration mehrerer Lager hakt es meist nicht an der Technik, sondern daran, dass ohne Vorbereitung gestartet wird. Wir empfehlen, die folgende Liste gemeinsam mit Ihrem Team durchzugehen:
- Sind die Lagercodes und -bezeichnungen im ERP aktuell, und wurden nicht genutzte Lager bereinigt?
- Sind in den Artikelstammdaten die Produkte markiert, die eine Chargen- oder Seriennummernverfolgung erfordern?
- Ist festgelegt, welcher Händler welches Lager sehen soll?
- Sind Mindestbestände und Warnschwellen definiert?
- Ist entschieden, welche Berechtigungen Lager-, Vertriebs- und Buchhaltungsteams im Portal erhalten?
Der letzte Punkt ist wichtig. Mit rollenbasierten Berechtigungen in Multistok sieht das Lagerpersonal nur die Bildschirme, die für seine Arbeit relevant sind, und auch Vertrieb und Buchhaltung arbeiten in ihren eigenen Bereichen. Die Einführung beginnt mit Analyse und Bestandsaufnahme, danach folgen Integration und Konfiguration, und im letzten Schritt werden Ihre Händler mit einer Schulung auf Türkisch in das System eingebunden.
Fazit
Bei der Mehrlagerverwaltung geht es weniger um die Lager selbst als darum, die Informationen an einem Ort und aktuell zu halten. Wenn Sie eine bidirektionale Echtzeit-Integration zwischen ERP und Portal einrichten, sieht Ihr Händler den richtigen Bestand, Bestellungen werden aus dem richtigen Lager versandt und Umlagerungen sind lückenlos dokumentiert. Dazu müssen Sie zunächst Ihre Lagerregeln klären und anschließend die Integration entsprechend konfigurieren. Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihrer eigenen Lagerstruktur funktioniert, können Sie eine Multistok-Demo vereinbaren.
