يبدو رقم المخزون أبسط معلومة في عملية مبيعات B2B. فعدد القطع الموجودة في المستودع معروف، ومسجّل في النظام أيضًا. لكن إذا وصلت هذه المعلومة متأخرة إلى شاشة الموزع أو مندوب مبيعاتك، فما بين يديك ليس رقمًا بل تخمين. والمشكلات الناتجة عن عدم تحديث معلومات المخزون فوريًا تبدو غالبًا صغيرة كلٌّ على حدة، لكنها في مجموعها تتحول إلى تكلفة كبيرة. نتناول في هذه المقالة هذه المشكلات وكيفية تجنبها.
لماذا تتأخر معلومات المخزون؟
في كثير من الشركات، تكون معلومات المخزون صحيحة في نظام ERP، أي البرنامج الرئيسي الذي تُحفظ فيه المحاسبة والمخزون والطلبات. وتكمن المشكلة في طريقة نقل هذه المعلومات إلى قنوات البيع. وأكثر الحالات شيوعًا هي:
- تُرسَل قائمة المخزون إلى الموزعين كل صباح بصيغة Excel، ولا تنعكس عليها التغييرات خلال اليوم.
- تتزامن بوابة B2B أو موقع التجارة الإلكترونية مع نظام ERP مرة واحدة ليلًا.
- تُحدَّث مخزونات الأسواق الإلكترونية كلٌّ على حدة ويدويًا.
- إذا وُجد أكثر من مستودع، تُجمع معلومات كل مستودع في أوقات مختلفة.
وفي كل هذه الطرق، تنشأ فجوة بين اللحظة التي يتغير فيها المخزون فعليًا واللحظة التي يتغير فيها على شاشة البيع. ومعظم المشكلات تحدث في هذه الفجوة.
تبيع منتجًا غير موجود
هذه هي النتيجة الأكثر شهرة. يرى الموزع المخزون على الشاشة فيقدّم طلبه. بينما يكون ذلك المنتج قد بيع لعميل آخر قبل ساعات. وعندما يصل الطلب إلى المستودع، لا يكون المنتج على الرف.
وما يلي ذلك سلسلة مألوفة: يتصل مندوب المبيعات بالموزع، ويعتذر، ويقترح منتجًا بديلًا أو يؤجل موعد التسليم. ويضطر الموزع بدوره إلى إجراء المحادثة نفسها مع عميله. وعندما يتكرر ذلك بضع مرات، يتوقف الموزع عن الثقة بمعلومات المخزون على الشاشة ويبدأ بالاتصال بك قبل كل طلب. وبذلك تزول أهم فائدة للبوابة، وهي القدرة على الطلب الذاتي.
وللأمر جانب آخر من جهة الموزع. فكثيرًا ما يكون الموزع قد باع مسبقًا المنتج الذي يشتريه منك لعميله، أو قطع وعدًا في مشروع ما. والإلغاء من جهتك قد يتحول من جهته إلى خسارة عميل أو غرامة تأخير. لذلك فإن خطأ المخزون في نظر الموزع ليس خللًا عابرًا، بل مسألة موثوقية.
تفوّت مبيعات وتحمل مخزونًا زائدًا
لا تتسبب معلومات المخزون المتأخرة في الخطأ باتجاه "بيع منتج غير موجود" فحسب. بل يحدث العكس أيضًا. فقد تدخل بضاعة جديدة إلى المستودع بينما لا يزال النظام يُظهر "غير متوفر". فلا يرى الموزع المنتج ويشتريه من منافسك. فتضيع المبيعات، ويبقى المنتج منتظرًا في المستودع.
وتحدث مشكلة مماثلة في جانب المشتريات. فعندما لا يتضح بجلاء أي منتج ينفد وبأي سرعة، يُحتفظ ببعض المنتجات بمخزون أكبر من اللازم وببعضها بمخزون غير كافٍ. وكلتا الحالتين تجمّد رأس مالك دون داعٍ.
وهناك أيضًا تكلفة غير مرئية: وقت فريقك. ففي نظام لا يُوثق فيه بمعلومات المخزون، يتصل مندوبو المبيعات بالمستودع قبل كل طلب، ويتفقد مسؤول المستودع الرفوف، ويصحح قسم المحاسبة فواتير الطلبات الملغاة. ولا تستغرق أي من هذه المهام وقتًا طويلًا بمفردها، لكنها حين تتكرر طوال اليوم تتحول إلى عبء عمل كبير. وإذا كنت تبيع في الأسواق الإلكترونية فالصورة أصعب، لأن المنتج نفسه قد يُباع في الوقت نفسه لموزع ولعميل في السوق الإلكترونية. كما أن إلغاء الطلبات في الأسواق الإلكترونية قد يؤثر سلبًا في تقييم متجرك.
مقارنة بين المخزون المتأخر والمخزون الفوري
| الحالة | المخزون المتأخر | المخزون الفوري |
|---|---|---|
| طلب الموزع | يتطلب تأكيدًا هاتفيًا قبل الاعتماد | طلب مباشر بناءً على المعلومات المعروضة |
| الإلغاء والتأجيل | يحدثان كثيرًا | يُمنعان إلى حد كبير |
| مبيعات الأسواق الإلكترونية | قد يُباع المنتج نفسه في قناتين | جميع القنوات ترى الرقم نفسه |
| وقت الفريق | يُستهلك في الرد على أسئلة المخزون | يُخصَّص للمبيعات والعملاء |
كيف تعمل مزامنة المخزون الفورية؟
أساس الحل أن تتلقى قنوات البيع معلومات المخزون مباشرة من نظام ERP، دون وسيط وبشكل مستمر. ويُسمى ذلك المزامنة: أي أن يعرض نظامان المعلومات نفسها في الوقت نفسه.
يعمل Multistok مع نظام ERP لديك في الاتجاهين وبشكل فوري. فعندما يخرج منتج من المستودع أو تدخل بضاعة جديدة، تنعكس هذه المعلومة على بوابة B2B. وبالطريقة نفسها يُنقل الطلب الوارد من الموزع إلى نظام ERP. ونذكر على موقعنا مدة تقارب 190 ms لهذه المزامنة؛ أي أن المعلومات تُحدَّث عمليًا دون انتظار. وتتوفر اتصالات جاهزة لأنظمة Logo وMikro وNetsis وNebim وSAP وغيرها. ويمكنك الاطلاع على القائمة الكاملة للاتصالات في صفحة التكاملات لدينا.
وإلى جانب المزامنة الفورية، هناك مزايا أخرى تسهّل عملك:
- إدارة المستودعات المتعددة: يُتابَع مخزون كل مستودع على حدة، وتُتتبَّع الدفعات والأرقام التسلسلية، ويصلك تنبيه عند انخفاض المخزون.
- عرض شرائح المخزون: يمكن أن تُعرض على الموزع نطاقات مثل "10+" أو "50+" بدلًا من الكمية الدقيقة.
- التكامل مع الأسواق الإلكترونية: تُغذّى المخزونات في Trendyol وHepsiburada وAmazon وN11 من المصدر نفسه.
- مخاطر المخزون وتوقع الطلب: تشير التقارير المدعومة بالذكاء الاصطناعي مسبقًا إلى المنتجات التي توشك على النفاد.
إن كنت مهتمًا بالمنطق العام للتكامل، فإن مقالتنا عن تكامل البرمجيات بداية جيدة.
الخلاصة
عندما لا تُحدَّث معلومات المخزون فوريًا، يُباع منتج غير موجود، ولا يُباع منتج موجود، ويقضي فريقك جزءًا كبيرًا من يومه في تأكيد المخزون. وعندما تربط قنوات البيع لديك بنظام يعمل فوريًا مع ERP، يقدّم موزعوك طلباتهم واثقين بالمعلومات المعروضة، وتتفرغ أنت لتنمية عملك بدلًا من الانشغال بهذه المشكلات. وإن أردت أن ترى مزامنة المخزون الفورية مع نظام ERP الخاص بك، يمكنك الاطلاع على العرض التجريبي لـ Multistok.
