El distribuidor de una empresa que vende productos industriales necesita algo más que hacer un pedido corriente. Tiene que encontrar el repuesto adecuado para la máquina de su cliente, acceder a un plano técnico o a un manual de uso, preparar una oferta detallada partida por partida para un gran proyecto y notificar una avería cubierta por la garantía. Cada una de estas tareas suele empezar con una llamada al equipo comercial o técnico del fabricante. A medida que aumenta el número de distribuidores, estas llamadas ocupan gran parte de la jornada de su equipo.
En este artículo analizamos las dificultades a las que se enfrentan los fabricantes de maquinaria y productos industriales en su canal de distribuidores y cómo un portal de distribuidores B2B pone orden en estos procesos.
¿Qué necesita realmente el distribuidor en la venta industrial?
En los productos industriales, la decisión de compra depende de la precisión antes que del precio. Si se envía una pieza equivocada, la línea de producción del cliente puede detenerse. Por eso, las necesidades del distribuidor suelen ser las siguientes:
- Encontrar la pieza correcta según el modelo de máquina y el número de serie.
- Acceder en todo momento a las medidas técnicas, los planos y la documentación.
- Preparar ofertas de proyecto con partidas cotizadas en distintas divisas.
- Ver el stock y el plazo de entrega antes de hacer el pedido.
- Comunicar las averías y las reclamaciones de garantía de forma que puedan seguirse.
Un portal B2B reúne estas necesidades en una sola pantalla en la que el distribuidor puede resolverlas por sí mismo. Si le interesa el marco general del comercio electrónico B2B, puede consultar nuestro artículo sobre qué es el comercio electrónico B2B.
Encontrar el repuesto correcto: el despiece
El problema más habitual en la venta de repuestos es que el distribuidor no conoce el código de la pieza. El cliente dice "la junta que está dentro de la bomba" y el distribuidor llama al fabricante. En Multistok, el despiece de repuestos muestra la máquina o el grupo de montaje como un dibujo desglosado en sus piezas. Esta estructura también se denomina árbol de producto o lista de materiales (BOM): la lista que indica de qué piezas se compone un producto. El distribuidor localiza en el despiece la pieza que necesita y su código, y después la añade a su pedido.
El despiece cobra especial valor en las máquinas de larga vida útil. El distribuidor que busca una pieza para una máquina vendida hace años consulta el despiece actualizado en lugar de una página de catálogo antigua o la memoria de un empleado ya jubilado.
Este método reduce el riesgo de pedidos erróneos y, además, recupera el tiempo que su equipo técnico dedica a consultar códigos de piezas. Como la información de stock se sincroniza con el ERP en tiempo real, el distribuidor ve al mismo tiempo si la pieza está disponible en el almacén.
Biblioteca de documentación técnica y ofertas de proyecto
Documentos como los manuales de uso, los planos técnicos, los certificados y las instrucciones de mantenimiento suelen perderse en archivos adjuntos de correo o en carpetas compartidas. Con la biblioteca de documentación técnica, puede guardar estos documentos en el portal vinculados a cada producto. Cuando el distribuidor abre la página del producto, accede también a la documentación correspondiente; como siempre ve la versión actualizada, disminuye el riesgo de trabajar con un plano antiguo.
En la venta industrial, los grandes pedidos suelen empezar con una oferta. En el módulo de ofertas de Multistok se pueden preparar ofertas de proyecto por partidas y en varias divisas; por ejemplo, el cuerpo de la máquina puede cotizarse en euros y los componentes locales en liras turcas (TRY). La oferta se genera en PDF, se hace un seguimiento de sus versiones, pasa por un flujo de aprobación y se envía al cliente por WhatsApp o por correo electrónico. Así no necesita una tabla aparte para controlar en qué fase está cada oferta.
Posventa: servicio técnico, garantía y mantenimiento
La relación del fabricante industrial con su distribuidor continúa después de la venta. En el portal destacan tres funciones orientadas a esta fase:
| Función | ¿Qué aporta? |
|---|---|
| Solicitudes de servicio y averías | El distribuidor notifica la avería desde el portal y el estado de la solicitud queda registrado y se puede seguir |
| Garantía por número de serie | El estado de la garantía del producto se consulta con su número de serie |
| Recordatorio de mantenimiento periódico | Se envían recordatorios automáticos para los productos a los que les toca mantenimiento |
El recordatorio de mantenimiento también regulariza la venta de repuestos y consumibles. El distribuidor no se olvida de la fecha de mantenimiento y usted puede planificar con antelación las piezas que se necesitarán en ese periodo.
Que las solicitudes de servicio lleguen a través del portal también hace más visible la carga de trabajo de su equipo técnico. En los registros puede ver qué averías se repiten con más frecuencia en cada producto y qué distribuidores solicitan más asistencia. Esta información es un recurso valioso tanto para el desarrollo de productos como para la formación de los distribuidores.
Gestionar también la parte comercial en el mismo lugar
Además de las funciones técnicas, los procesos comerciales también están dentro del portal. Se pueden definir precios, descuentos y límites de crédito específicos para cada distribuidor. En la pantalla de cuenta corriente, el distribuidor ve su saldo, sus plazos de pago y su deuda, y puede pagar mediante TPV virtual. La e-factura (e-Fatura), el archivo electrónico de facturas (e-Arşiv) y el albarán electrónico (e-İrsaliye) se generan conforme a los requisitos de la Administración Tributaria turca (GİB). Para su equipo de campo, la aplicación móvil para representantes de ventas de campo permite introducir ofertas y pedidos durante la visita al cliente y funciona también sin conexión a internet.
Al empezar la implantación, no está obligado a poner en marcha todo a la vez. Una opción es activar primero la parte de pedidos, precios y cuenta corriente, y después añadir paso a paso los despieces y la biblioteca de documentación por grupos de productos. La implantación comienza con una fase de análisis, continúa con la integración y la configuración, y sus distribuidores se incorporan al sistema con formación en turco.
Puede encontrar todas las funciones para el sector de maquinaria e industria en nuestra página del sector de maquinaria e industria.
Conclusión
Para los fabricantes industriales, un portal de distribuidores no sirve solo para recibir pedidos, sino también para encontrar la pieza correcta, compartir información técnica, agilizar las ofertas de proyecto y organizar el servicio posventa. Cuando todas estas tareas se reúnen en un solo sistema, tanto su distribuidor como su equipo técnico ganan tiempo. Para ver una configuración adaptada a la estructura de sus productos, puede solicitar una demo al equipo de Multistok.
