Si los pedidos de sus distribuidores y clientes corporativos siguen repartidos entre el teléfono, WhatsApp y el correo electrónico, no es el único. Muchos fabricantes y mayoristas trabajan así durante años, hasta que el volumen de pedidos crece y los errores empiezan a aumentar. Un sistema de pedidos B2B reúne todo ese desorden bajo un mismo techo. En este artículo explicamos qué es un sistema de pedidos B2B, qué funciones debe incluir y cómo avanza su implantación.
¿Qué es un sistema de pedidos B2B?
Un sistema de pedidos B2B es el portal de pedidos en línea que su empresa abre a sus distribuidores, mayoristas y clientes corporativos. B2B significa "business to business", es decir, venta de empresa a empresa. Lo que lo diferencia de una tienda online que vende a consumidores es que cada cliente entra en el sistema con su propio precio, descuento, plazo de pago y límite de crédito.
Su distribuidor inicia sesión con su propio usuario, ve el stock actualizado y los precios definidos para él y hace su pedido. El pedido se transfiere directamente a su sistema ERP, es decir, a su software de contabilidad y de stock. Nadie tiene que volver a escribir el pedido. Encontrará el marco más amplio del tema en nuestro artículo qué es el comercio electrónico B2B.
¿Por qué necesita un sistema de pedidos B2B?
La gestión manual de pedidos funciona a pequeña escala, pero a medida que crece se hacen evidentes estos problemas:
- Errores de códigos y cantidades al volver a introducir los pedidos a mano
- El tiempo del equipo de ventas se va en responder preguntas sobre precios y stock
- Los pedidos que llegan fuera del horario de oficina se quedan para el día siguiente
- Los distribuidores no están seguros de qué precio es el vigente
- Los pedidos, las devoluciones y los cobros se controlan en lugares distintos
Un sistema de pedidos B2B automatiza la mayor parte de estas tareas. Su equipo puede centrarse en las ventas y en la relación con los clientes en lugar de en la introducción de datos.
Para sus distribuidores, el panorama también cambia. No tienen que esperar a contactar con el representante de ventas para hacer un pedido, ven por sí mismos la información de precios y stock y siguen sus pedidos sin tener que preguntar en qué fase están. Esta comodidad puede ser un motivo de preferencia, sobre todo para los distribuidores que trabajan con varios proveedores. Si quiere hacerse una idea aproximada del tiempo que le ahorrará el sistema, conviene dar un ejemplo: la calculadora de ROI de Multistok prevé, según datos medios del sector, un ahorro mensual de unos 11.500 TRY y 75 horas para una empresa que procesa 500 pedidos al mes. Por supuesto, sus propias cifras variarán según su volumen de pedidos y su flujo de trabajo actual.
¿Qué debe incluir un sistema de pedidos B2B?
Las necesidades de cada empresa son distintas, pero un buen sistema incluye las siguientes funciones básicas.
| Función | ¿Qué aporta? |
|---|---|
| Precios y descuentos por cliente | Cada distribuidor ve solo su propio precio |
| Integración con el ERP | La información de stock, precios y pedidos se actualiza en ambos sentidos y en tiempo real |
| Cuenta corriente y cobro electrónico | El distribuidor ve su saldo y paga con TPV virtual |
| Gestión de presupuestos | Se prepara un presupuesto en PDF que, al aprobarse, se convierte en pedido |
| Pedido masivo desde Excel y repetición de pedidos | Las listas largas y los pedidos rutinarios se introducen rápidamente |
| Permisos por rol | Los equipos de ventas, contabilidad y almacén solo ven su propia área |
| Aplicación de ventas de campo | Los representantes de ventas de campo toman pedidos y presupuestos en las visitas, incluso sin conexión a internet |
Además, módulos como la gestión de campañas, la integración con empresas de mensajería, la e-factura (e-Fatura) y la gestión de varios almacenes pueden cobrar importancia según la estructura de su empresa. Al elegir, es más sensato centrarse en las funciones que resuelven los problemas reales de su flujo de pedidos, y no en decenas de funciones que hoy no va a utilizar.
Implantación de un sistema de pedidos B2B paso a paso
La implantación es un proceso más planificado y previsible de lo que piensa la mayoría de las empresas. En Multistok, el proceso avanza en tres pasos principales:
- Descubrimiento y análisis: se analizan su flujo de pedidos actual, el ERP que utiliza, su estructura de precios y su número de distribuidores. Se aclara qué módulos necesita.
- Integración y configuración: se establece la conexión con el ERP. Se definen las listas de precios, el catálogo de productos, los grupos de clientes y los roles de usuario. Los productos pueden cargarse de forma masiva con Excel.
- Incorporación de distribuidores: se forma a su equipo y a sus distribuidores en turco y los primeros pedidos se realizan juntos.
El tiempo de implantación depende de la infraestructura elegida. Los planes que funcionan sobre la infraestructura de Multistok suelen implantarse en 3–5 días laborables. Las instalaciones que funcionan en su propio hosting o en un servidor dedicado, con su propio dominio, diseño personalizado y control total de los datos, tardan aproximadamente 2–3 semanas. Hay conexiones listas para los sistemas ERP más extendidos, como Logo, Mikro, Netsis, SAP y similares. También puede conectarse cualquier sistema compatible con XML o REST/SOAP.
Lista de control de preparación antes de la implantación
- ¿Están actualizados en el ERP sus códigos y datos de productos?
- ¿Están claras sus listas de precios por grupos de distribuidores y clientes?
- ¿Ha dejado por escrito sus reglas de límite de crédito y plazo de pago?
- ¿Está definido quién se encargará del sistema internamente?
- ¿Ha elegido con qué distribuidores empezará en la primera fase?
No es necesario responder "sí" a todas estas preguntas desde el principio. Pero llegar a la fase de descubrimiento con esta información hace que la implantación avance más rápido y que el sistema arranque desde el primer día con datos correctos. Tener claras las listas de precios es especialmente importante para que los distribuidores vean el precio correcto la primera vez que entran en el portal.
Puede comparar qué funciones incluye cada plan en nuestra página de planes.
Conclusión
Un sistema de pedidos B2B reúne en un solo lugar la relación de pedidos, precios, stock y cobros con sus distribuidores. Si se prepara bien, la implantación se completa en un plazo de entre unos días y unas semanas, y su equipo se libera rápidamente de la introducción manual de datos. Para ver cómo se adapta a su propio flujo de pedidos, puede solicitar una demo de Multistok.
