Wenn sich die Bestellungen Ihrer Händler und Firmenkunden noch immer auf Telefon, WhatsApp und E-Mail verteilen, sind Sie nicht allein. Viele Hersteller und Großhändler arbeiten jahrelang so – bis das Bestellvolumen wächst und die Fehler zunehmen. Ein B2B-Bestellsystem bündelt dieses Durcheinander unter einem Dach. In diesem Beitrag erklären wir, was ein B2B-Bestellsystem ist, welche Funktionen es bieten sollte und wie die Einrichtung abläuft.
Was ist ein B2B-Bestellsystem?
Ein B2B-Bestellsystem ist ein Online-Bestellportal, das Ihr Unternehmen seinen Händlern, Distributoren und Firmenkunden zur Verfügung stellt. B2B steht für „Business to Business“, also den Verkauf von Unternehmen an Unternehmen. Der Unterschied zu einem Onlineshop für Privatkunden: Jeder Kunde meldet sich mit seinen eigenen Preisen, Rabatten, Zahlungszielen und seinem Kreditlimit im System an.
Ihr Händler meldet sich mit seinem Benutzernamen an, sieht den aktuellen Bestand und die für ihn hinterlegten Preise und gibt seine Bestellung auf. Die Bestellung wird direkt in Ihr ERP-System, also Ihre Buchhaltungs- und Lagersoftware, übertragen. Niemand muss sie erneut abtippen. Den größeren Zusammenhang finden Sie in unserem Beitrag Was ist B2B-E-Commerce?.
Warum brauchen Sie ein B2B-Bestellsystem?
Ein manueller Bestellablauf funktioniert im kleinen Rahmen, doch mit dem Wachstum treten folgende Probleme deutlich hervor:
- Fehler bei Artikelnummern und Mengen beim erneuten manuellen Erfassen der Bestellungen
- Das Vertriebsteam verbringt seine Zeit damit, Fragen zu Preisen und Bestand zu beantworten
- Bestellungen, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, bleiben bis zum nächsten Tag liegen
- Händler sind sich nicht sicher, welcher Preis gerade gilt
- Bestellungen, Retouren und Zahlungseingänge werden an verschiedenen Stellen verfolgt
Ein B2B-Bestellsystem automatisiert die meisten dieser Aufgaben. Ihr Team kann sich statt auf die Dateneingabe auf den Vertrieb und die Kundenbeziehung konzentrieren.
Auch für Ihre Händler ändert sich das Bild. Sie müssen für eine Bestellung nicht warten, bis sie den Vertriebsmitarbeiter erreichen, sehen Preis- und Bestandsinformationen selbst und verfolgen den Stand ihrer Bestellungen, ohne nachfragen zu müssen. Gerade für Händler, die mit mehreren Lieferanten arbeiten, kann dieser Komfort den Ausschlag geben. Um die Zeitersparnis grob einzuschätzen, hilft ein Beispiel: Der ROI-Rechner von Multistok prognostiziert auf Basis durchschnittlicher Branchendaten für ein Unternehmen mit 500 Bestellungen pro Monat eine monatliche Ersparnis von rund 11.500 TRY und 75 Stunden. Ihre eigenen Zahlen hängen natürlich von Ihrem Bestellvolumen und Ihrem aktuellen Arbeitsablauf ab.
Was sollte ein B2B-Bestellsystem bieten?
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, doch ein gutes System verfügt über die folgenden Grundfunktionen.
| Funktion | Was bringt sie? |
|---|---|
| Kundenspezifische Preise und Rabatte | Jeder Händler sieht nur seinen eigenen Preis |
| ERP-Integration | Bestands-, Preis- und Bestelldaten werden bidirektional und in Echtzeit aktualisiert |
| Kundenkonto und E-Inkasso | Der Händler sieht seinen Saldo und zahlt über das virtuelle POS-Terminal |
| Angebotsmanagement | PDF-Angebote werden erstellt und nach Freigabe zur Bestellung |
| Sammelbestellung per Excel und Nachbestellung | Lange Listen und Routinebestellungen werden schnell erfasst |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Vertrieb, Buchhaltung und Lager sehen nur ihren eigenen Bereich |
| App für den Außendienst | Außendienstmitarbeiter erfassen beim Besuch Bestellungen und Angebote, auch ohne Internet |
Darüber hinaus können je nach Struktur Ihres Unternehmens Module wie Aktionsmanagement, Versandintegration, E-Rechnung (e-Fatura) und Mehrlagerunterstützung wichtig werden. Bei der Auswahl ist es sinnvoller, sich nicht auf Dutzende Funktionen zu konzentrieren, die Sie heute nicht nutzen, sondern auf jene, die die echten Probleme in Ihrem Bestellablauf lösen.
Die Einrichtung eines B2B-Bestellsystems Schritt für Schritt
Die Einrichtung ist ein planbarerer und vorhersehbarerer Prozess, als die meisten Unternehmen denken. Bei Multistok verläuft sie in drei Hauptschritten:
- Analyse und Bestandsaufnahme: Ihr aktueller Bestellablauf, Ihr ERP-System, Ihre Preisstruktur und die Anzahl Ihrer Händler werden untersucht. Dabei wird klar, welche Module Sie benötigen.
- Integration und Konfiguration: Die ERP-Anbindung wird eingerichtet. Preislisten, Produktkatalog, Kundengruppen und Benutzerrollen werden definiert. Produkte lassen sich per Excel gesammelt hochladen.
- Händler-Onboarding: Ihr Team und Ihre Händler erhalten eine Schulung auf Türkisch, und die ersten Bestellungen werden gemeinsam durchgeführt.
Die Einrichtungsdauer hängt von der gewählten Infrastruktur ab. Pläne, die auf der Multistok-Infrastruktur laufen, werden in der Regel in 3–5 Werktagen eingerichtet. Installationen auf Ihrem eigenen Hosting oder einem dedizierten Server – für eigene Domain, individuelles Design und volle Datenkontrolle – dauern dagegen etwa 2–3 Wochen. Für verbreitete ERP-Systeme wie Logo, Mikro, Netsis, SAP und ähnliche gibt es fertige Anbindungen. Auch jedes System, das XML oder REST/SOAP unterstützt, lässt sich anbinden.
Checkliste zur Vorbereitung vor der Einrichtung
- Sind Ihre Artikelnummern und Produktinformationen im ERP aktuell?
- Sind Ihre Preislisten nach Händler- und Kundengruppen klar definiert?
- Haben Sie Ihre Regeln zu Kreditlimit und Zahlungsziel schriftlich festgehalten?
- Steht fest, wer das System intern verantwortet?
- Haben Sie ausgewählt, mit welchen Händlern Sie in der ersten Phase starten?
Sie müssen nicht alle diese Fragen von Anfang an mit „Ja“ beantworten. Wer jedoch mit diesen Informationen in die Analysephase geht, sorgt dafür, dass die Einrichtung schneller voranschreitet und das System vom ersten Tag an mit korrekten Daten startet. Besonders klare Preislisten sind wichtig, damit Händler beim ersten Login im Portal den richtigen Preis sehen.
Welche Funktionen in welchem Plan enthalten sind, können Sie auf unserer Seite mit den Plänen vergleichen.
Fazit
Ein B2B-Bestellsystem bündelt die Bestell-, Preis-, Bestands- und Zahlungsbeziehung zu Ihren Händlern an einem Ort. Bei guter Vorbereitung ist die Einrichtung innerhalb weniger Tage bis weniger Wochen abgeschlossen, und Ihr Team ist schon bald von der manuellen Dateneingabe befreit. Um zu sehen, wie sich das System an Ihren eigenen Bestellablauf anpassen lässt, können Sie eine Multistok-Demo anfordern.
