Sie haben sich für ein neues B2B-System entschieden, die Einrichtung ist abgeschlossen, alles ist bereit. Doch einige Wochen später stellen Sie fest, dass ein Teil der Bestellungen noch immer telefonisch eingeht, Preise weiterhin per Excel verschickt werden und einige Ihrer Mitarbeiter sagen: „Die alte Methode war schneller.“ Diese Situation ist sehr verbreitet und bedeutet nicht, dass das System schlecht ist. Widerstand gegen Veränderungen gehört zur menschlichen Natur. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Ansatz lässt sich dieser Widerstand überwinden.
Was steckt hinter dem Widerstand?
Der erste Schritt im Umgang mit Widerstand besteht darin, ihn zu verstehen. Ihre Mitarbeiter sind meist nicht gegen Neues, sondern gegen Unsicherheit. Die häufigsten Gründe sind:
- Gewohnheit: Für jemanden, der seit Jahren mit derselben Excel-Datei arbeitet, bedeutet diese Datei Sicherheit.
- Angst vor Überforderung: Die Sorge „Was, wenn ich das neue System nicht bedienen kann?“ tritt besonders bei erfahrenen Mitarbeitern häufig auf.
- Angst um den Arbeitsplatz: Manche befürchten, dass die Automatisierung ihre Rolle überflüssig macht.
- Gefühlte Mehrbelastung: In der Übergangsphase gleichzeitig die alte und die neue Methode zu betreiben, ist anstrengend.
- Fehlende Einbindung: Teams, die erst im letzten Moment von der Entscheidung erfahren, empfinden das System als aufgezwungen.
Um herauszufinden, welcher Grund im Vordergrund steht, verraten Ihnen persönliche Gespräche mit Ihrem Team weit mehr als eine allgemeine Ankündigung.
Binden Sie das Team von Anfang an ein
Der wirksamste Weg, ein System zu verankern, besteht darin, die künftigen Nutzer bereits an der Auswahl und Einrichtung zu beteiligen. Laden Sie je eine Person aus Vertrieb, Buchhaltung und Lager zu den Analyse-Meetings ein. Fragen Sie, was in ihrem Arbeitsalltag am meisten Zeit kostet. Wenn die Probleme, die diese Personen ansprechen, im System gelöst werden, werden sie intern zu den stärksten Fürsprechern des Systems.
Erklären Sie außerdem klar den Grund für die Veränderung. Statt „Wir steigen auf ein neues System um“ zu sagen, verwandelt ein Satz wie „Wir möchten, dass Sie mehr Zeit mit Kunden verbringen, statt Bestellungen von Hand abzutippen“ Sorge in Motivation. Betonen Sie, dass die Automatisierung nicht eingeführt wird, um jemandem die Arbeit wegzunehmen, sondern um wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren.
Achten Sie besonders auf Ihre erfahrenen Mitarbeiter. Menschen, die seit Jahren die Beziehungen zu den Händlern pflegen und auswendig wissen, welcher Händler wann was bestellt, sind womöglich diejenigen, die sich am meisten vor der Veränderung sorgen. Dabei ist genau dieses Wissen für eine korrekte Einrichtung des Systems äußerst wertvoll. Wenn Sie sie bei der Definition von Preisgruppen, Aktionsregeln oder Kreditlimits zurate ziehen, geht das Wissen nicht verloren, und diese Mitarbeiter erhalten im neuen Ablauf eine wichtige Rolle.
Verankern Sie die Schulung im Arbeitsalltag
Eine einmalige, lange Schulung ist oft nach wenigen Tagen vergessen. Teilen Sie die Schulung stattdessen in kurze, aufgabenbezogene Einheiten auf.
- Zeigen Sie jeder Rolle nur die Bildschirme, die sie tatsächlich nutzen wird. Dank rollenbasierter Berechtigungen sieht der Vertrieb die Bestell- und Angebotsmasken, die Buchhaltung die Kundenkonten und das Lager die Versandmasken. Weniger Bildschirme bedeuten weniger Verwirrung.
- Schulen Sie mit echten Daten. Wenn ein Mitarbeiter die Bestellung seines eigenen Kunden im System sieht, lernt er schneller.
- Bestimmen Sie in jedem Team eine „Ansprechperson“. Wer nicht weiterkommt, kann zuerst sie fragen.
- Notieren Sie die Fragen der ersten Wochen und machen Sie daraus einen kurzen Leitfaden.
Achten Sie auch auf den Zeitpunkt der Schulung. Eine Schulung mitten im Monatsabschluss oder in der Hochsaison empfindet das Team als zusätzliche Belastung. Wählen Sie eine vergleichsweise ruhige Phase und setzen Sie das System direkt nach der Schulung in der echten Arbeit ein – so festigt sich das Gelernte, bevor es in Vergessenheit gerät.
Bei Multistok-Einführungen erhalten Teams und Händler eine Schulung auf Türkisch, und anschließend steht eine türkischsprachige Support-Hotline rund um die Uhr zur Verfügung. Dass Ihre Mitarbeiter genau dann jemanden erreichen, wenn sie nicht weiterkommen, verringert den Reflex „Dann mache ich es eben wieder wie früher“ erheblich.
Fangen Sie klein an und machen Sie Erfolge sichtbar
Wer alles an einem Tag ändern will, verstärkt den Widerstand. Beginnen Sie zunächst mit einer Produktgruppe, einer Region oder einigen freiwilligen Händlern. Sobald erste Ergebnisse vorliegen, teilen Sie sie mit dem Team.
Zeigen Sie die Erfolge konkret: Berichten Sie, wie viele Bestellungen ohne manuelle Eingabe ins ERP übertragen wurden, dass weniger Anrufe wegen Preisanfragen eingehen und welche Bestellungen außerhalb der Geschäftszeiten eingegangen sind. Der ROI-Rechner von Multistok prognostiziert auf Basis durchschnittlicher Branchendaten für ein Unternehmen mit 500 Bestellungen pro Monat eine Zeitersparnis von rund 75 Stunden monatlich. Eine solche Übersicht gibt dem Team eine klare Antwort auf die Frage „Was bringt mir dieses System?“.
Machen Sie auch die Mitarbeiter sichtbar, die das System gut nutzen. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter aus der Pilotgruppe im wöchentlichen Meeting von seinen Erfahrungen berichtet, überzeugt das weit mehr als eine Ankündigung der Geschäftsleitung. Menschen sind eher bereit, etwas auszuprobieren, wenn sie sehen, dass jemand mit einem ähnlichen Job dadurch leichter arbeitet.
Checkliste für die Übergangsphase
| Schritt | Verantwortlich |
|---|---|
| Dem Team den Grund für die Veränderung erklären | Geschäftsleitung |
| Aus jedem Team eine Ansprechperson auswählen | Teamleiter |
| Kurze, rollenbezogene Schulungen planen | Projektverantwortlicher |
| Mit einer Pilotgruppe starten | Vertriebsleiter |
| Das Datum ankündigen, ab dem die alte Methode eingestellt wird | Geschäftsleitung |
Der letzte Punkt ist wichtig. Bleibt die alte Methode für immer verfügbar, kehren die Mitarbeiter immer wieder zu ihr zurück. Beenden Sie nach einer angemessenen Übergangsfrist den Preisversand per Excel oder die telefonische Auftragserfassung – freundlich, aber bestimmt. Weitere Tipps zum Umstieg von Excel auf Software finden Sie in diesem Beitrag.
Fazit
Dass sich Ihre Mitarbeiter gegen das neue System sträuben, ist eine natürliche Phase der digitalen Transformation. Wenn Sie die Gründe für den Widerstand verstehen, das Team in den Prozess einbinden, die Schulungen kurz und rollenspezifisch halten und die Erfolge sichtbar machen, wird das System schnell zu einem selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags. Wenn Sie besprechen möchten, wie Sie den Umstieg planen können, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.
