En un portal B2B, que el distribuidor llene el carrito no suele ser el último paso del pedido. En la mente del distribuidor, el carrito todavía es un borrador. Quiere mostrárselo a su cliente, que lo apruebe su socio o enviarlo a su departamento de contabilidad. Si su portal no permite este paso intermedio, el distribuidor hace una captura de pantalla, copia los productos uno a uno en Excel o le llama para decirle: "¿me puede enviar una oferta?". Poder descargar el carrito en PDF resuelve este problema pequeño pero frecuente.
¿Por qué se comparte el carrito antes del pedido?
En las compras de particulares, quien llena el carrito suele ser quien toma la decisión. En el B2B, la situación es distinta. Los productos del carrito del distribuidor suelen estar pendientes de la aprobación de otra persona. Esa persona puede ser el propio cliente del distribuidor, un socio de la empresa, el responsable de compras o el contable.
El PDF del carrito presenta en un documento ordenado los productos del carrito, las cantidades, los precios específicos para el distribuidor y el importe total. El distribuidor envía este documento por correo electrónico o por WhatsApp y gestiona el proceso de decisión por su parte. Cuando llega la aprobación, completa el pedido desde el portal.
Escenario 1: El distribuidor presenta una oferta a su propio cliente
Muchos distribuidores venden los productos que compran para un proyecto o a sus propios clientes. Por ejemplo, un distribuidor de materiales de construcción añade al carrito los productos que necesita un contratista. El contratista quiere ver primero la lista. El distribuidor descarga el carrito en PDF, lo comparte con su cliente y, si es necesario, actualiza las cantidades después de comentarlo.
Lo mismo ocurre cuando un distribuidor de material eléctrico prepara la lista de materiales para una obra o cuando un distribuidor de mobiliario selecciona productos para un proyecto hotelero. La lista se cierra tras varias rondas de conversación con el cliente.
En este escenario, recuerde que el distribuidor quizá no quiera mostrar el precio tal cual a su propio cliente. Por eso es importante valorar qué información incluye el PDF según las necesidades del distribuidor. Si el distribuidor necesita añadir su propio margen de beneficio para preparar la oferta, descargar el carrito en Excel es una opción más flexible.
Escenario 2: Obtener la aprobación interna
En los distribuidores medianos y grandes, la persona que hace el pedido y la que aprueba el pago suelen ser diferentes. El responsable de compras prepara el carrito y el propietario o el director lo aprueba. El PDF del carrito agiliza este proceso de aprobación interna. La persona que aprueba no necesita iniciar sesión en el portal: mira el documento y dice sí o no.
Este método resulta especialmente útil en los pedidos de importe elevado o en los pedidos masivos periódicos. El documento aprobado también responde más adelante a la pregunta "¿quién aprobó este pedido?".
En los distribuidores con varias sucursales surge una necesidad similar. El responsable de cada sucursal añade al carrito lo que necesita y el directivo de la sede central ve la lista de todas las sucursales y decide. El PDF del carrito facilita hablar de estas solicitudes dispersas a partir de un único documento. Las partidas no aprobadas se eliminan del carrito y el pedido restante se completa desde el portal.
Escenario 3: Enviarlo a contabilidad y a compras
Algunos distribuidores hacen un control presupuestario antes de hacer el pedido. El equipo de contabilidad quiere ver qué productos se van a comprar y por qué importe. El PDF del carrito o el archivo de Excel facilitan este control. El contable compara el documento con el presupuesto o el plan de pagos de su propio sistema.
El formato en el que conviene descargar el carrito depende de su finalidad:
| Situación | Formato adecuado |
|---|---|
| Mostrarlo al cliente o a un directivo | |
| Guardarlo como documento de aprobación | |
| Añadir un margen sobre el precio y volver a editarlo | Excel |
| Trasladarlo a una hoja de contabilidad o de presupuesto | Excel |
¿Qué le aporta esta función?
Aunque la función de descarga del carrito parezca pensada para el distribuidor, a quien más tiempo ahorra es a su equipo de ventas. Disminuyen los casos en los que el distribuidor llama o envía un correo para pedir una oferta. Además:
- El distribuidor decide rápidamente por su parte y completa el pedido desde el portal.
- Los productos que quedan en el carrito no se pierden; cuando llega la aprobación, el mismo carrito se convierte en pedido.
- Su representante de ventas se centra en nuevos clientes en lugar de preparar ofertas rutinarias.
- El hábito del distribuidor de usar el portal se refuerza, porque no tiene que sacar su trabajo fuera del portal.
¿Qué debe incluir un buen PDF del carrito?
Para que el documento sea útil, debe contener de forma clara la información suficiente para que el distribuidor tome una decisión. A modo de lista de control, podemos enumerar lo siguiente:
- Nombre del producto, código del producto y, si la hay, imagen del producto
- Cantidad y unidad
- Precio unitario, descuento aplicado y total de la línea
- Subtotal, impuestos y total general
- Fecha de creación del documento
- Logotipo y datos de contacto de su empresa
La fecha es especialmente importante. Como los precios y el stock pueden cambiar, que el distribuidor sepa a qué día corresponde su documento evita discusiones posteriores del tipo "pero en el PDF figuraba otro precio". Si se necesita un precio firme y vinculante, es más adecuado preparar una oferta formal con flujo de aprobación en lugar del PDF del carrito.
Para conocer otras formas de mejorar la experiencia del distribuidor, puede consultar nuestro artículo 7 formas de aumentar la satisfacción de los distribuidores.
En Multistok, la función de descargar el carrito en PDF o en Excel está incluida en el plan Multibusiness. El mismo plan incluye también funciones que apoyan el proceso de ofertas, como las ofertas del sistema y la gestión de solicitudes de distribuidores. Para más detalles, puede consultar nuestra página de planes.
Conclusión
En el B2B, el carrito es un borrador que pasa por las manos de varias personas antes de convertirse en pedido. Ofrecer a su distribuidor la posibilidad de compartir ese borrador en PDF o en Excel agiliza el proceso de decisión y libera a su equipo de ventas de las ofertas rutinarias. Si quiere ver cómo funcionaría este flujo con la estructura de sus distribuidores, puede solicitar una demo de Multistok.
