B2B portalında bayinin sepeti doldurması çoğu zaman siparişin son adımı değildir. Sepet, bayinin kafasında henüz bir taslaktır. Onu müşterisine göstermek, ortağına onaylatmak ya da muhasebesine iletmek ister. Portalınız bu ara adıma imkân vermiyorsa bayi ekran görüntüsü alır, ürünleri tek tek Excel'e yazar ya da sizi arayıp "bana bir teklif gönderir misiniz" der. Sepeti PDF olarak indirebilmek, bu küçük ama sık yaşanan sorunu çözer.
Sepet neden siparişten önce paylaşılır?
Bireysel alışverişte sepeti dolduran kişi genellikle kararı veren kişidir. B2B'de ise durum farklıdır. Bayinin sepetindeki ürünler çoğu zaman başka birinin onayını bekler. Bu kişi bayinin kendi müşterisi, firma ortağı, satın alma sorumlusu ya da muhasebecisi olabilir.
Sepet PDF'i, sepetteki ürünleri, adetleri, bayiye özel fiyatları ve toplam tutarı düzenli bir belge halinde sunar. Bayi bu belgeyi e-postayla ya da WhatsApp'tan gönderir, karar sürecini kendi tarafında yürütür. Siparişi onay geldikten sonra portaldan tamamlar.
Senaryo 1: Bayinin kendi müşterisine teklif sunması
Birçok bayi, aldığı ürünleri bir projeye ya da kendi müşterisine satar. Örneğin bir yapı malzemesi bayisi, bir müteahhit için gereken ürünleri sepete ekler. Müteahhit önce listeyi görmek ister. Bayi sepeti PDF olarak indirip müşterisiyle paylaşır, gerekirse üzerinden konuşarak adetleri günceller.
Aynı durum bir elektrik malzemesi bayisinin bir şantiye için malzeme listesi hazırlamasında ya da bir mobilya bayisinin otel projesi için ürün seçmesinde de yaşanır. Liste, müşteriyle birkaç tur konuşulduktan sonra kesinleşir.
Bu senaryoda bayinin fiyatı kendi müşterisine aynen göstermek istemeyebileceğini unutmayın. Bu yüzden PDF'in hangi bilgileri içerdiğini bayinin ihtiyacına göre değerlendirmek önemlidir. Bayinin kendi kâr marjını ekleyerek teklif hazırlaması gerekiyorsa sepeti Excel olarak indirmek daha esnek bir seçenektir.
Senaryo 2: Firma içinde onay almak
Orta ve büyük ölçekli bayilerde sipariş veren kişi ile ödemeyi onaylayan kişi genellikle farklıdır. Satın alma sorumlusu sepeti hazırlar, firma sahibi ya da müdür onay verir. Sepet PDF'i bu iç onay sürecini hızlandırır. Onaylayan kişinin portala giriş yapmasına gerek kalmaz; belgeye bakıp evet ya da hayır der.
Bu yöntem özellikle yüksek tutarlı ya da dönemsel toplu siparişlerde işe yarar. Onaylanan belge, ileride "bu siparişi kim onayladı" sorusuna da cevap olur.
Birden fazla şubesi olan bayilerde de benzer bir ihtiyaç doğar. Şube sorumlusu kendi ihtiyacını sepete ekler, merkezdeki yönetici bütün şubelerin listesini görüp karar verir. Sepet PDF'i, bu dağınık talepleri tek bir belge üzerinden konuşmayı kolaylaştırır. Onaylanmayan kalemler sepetten çıkarılır, kalan sipariş portaldan tamamlanır.
Senaryo 3: Muhasebeye ve satın almaya iletmek
Bazı bayiler, siparişi vermeden önce bütçe kontrolü yapar. Muhasebe ekibi, hangi ürünlerin hangi tutarla alınacağını görmek ister. Sepet PDF'i ya da Excel dosyası bu kontrolü kolaylaştırır. Muhasebeci, belgeyi kendi sistemindeki bütçe ya da ödeme planıyla karşılaştırır.
Sepetin hangi formatta indirileceği, kullanım amacına göre değişir:
| Durum | Uygun format |
|---|---|
| Müşteriye ya da yöneticiye göstermek | |
| Onay belgesi olarak saklamak | |
| Fiyat üzerine marj ekleyip yeniden düzenlemek | Excel |
| Muhasebe ya da bütçe tablosuna aktarmak | Excel |
Bu özellik size ne kazandırır?
Sepet indirme özelliği bayiye yönelik görünse de en çok sizin satış ekibinize zaman kazandırır. Bayinin teklif istemek için aradığı ya da e-posta attığı durumlar azalır. Bunun yanında:
- Bayi, kararı kendi tarafında hızlı verir ve siparişi portaldan tamamlar.
- Sepette kalan ürünler kaybolmaz; onay geldiğinde aynı sepet siparişe dönüşür.
- Satış temsilciniz, rutin teklif hazırlamak yerine yeni müşterilere odaklanır.
- Bayinin portalı kullanma alışkanlığı güçlenir, çünkü işini portal dışına taşımak zorunda kalmaz.
İyi bir sepet PDF'inde neler olmalı?
Belgenin işe yaraması için bayinin karar vermesine yetecek bilgiyi açık biçimde içermesi gerekir. Kontrol listesi olarak şunları sayabiliriz:
- Ürün adı, ürün kodu ve varsa ürün görseli
- Adet ve birim
- Birim fiyat, uygulanan iskonto ve satır toplamı
- Ara toplam, vergi ve genel toplam
- Belgenin oluşturulduğu tarih
- Firmanızın logosu ve iletişim bilgileri
Tarih bilgisi özellikle önemlidir. Fiyatlar ve stoklar değişebileceği için bayinin elindeki belgenin hangi güne ait olduğunu bilmesi, sonradan yaşanabilecek "ama PDF'te başka fiyat vardı" tartışmasının önüne geçer. Kesin ve bağlayıcı bir fiyat gerekiyorsa sepet PDF'i yerine onay akışı olan resmi bir teklif hazırlamak daha doğru olur.
Bayi deneyimini iyileştirmenin diğer yolları için bayi memnuniyetini artırmanın 7 yolu yazımıza göz atabilirsiniz.
Multistok'ta sepeti PDF ya da Excel olarak indirme özelliği Multibusiness paketinde yer alır. Aynı pakette sistem teklifi ve bayi talep yönetimi gibi teklif sürecini destekleyen özellikler de bulunur. Ayrıntılar için paketler sayfamıza bakabilirsiniz.
Sonuç
B2B'de sepet, siparişten önce birkaç kişinin elinden geçen bir taslaktır. Bayinize bu taslağı PDF ya da Excel olarak paylaşma imkânı vermek, karar sürecini hızlandırır ve satış ekibinizi rutin teklif işlerinden kurtarır. Bu akışın sizin bayi yapınızda nasıl çalışacağını görmek isterseniz bir Multistok demosu talep edebilirsiniz.
