Sollten Händler ihren Warenkorb als PDF herunterladen können?

Im B2B-Portal ist das Befüllen des Warenkorbs für den Händler oft nicht der letzte Schritt der Bestellung. Für den Händler ist der Warenkorb zunächst ein Entwurf. Er möchte ihn seinem Kunden zeigen, von seinem Geschäftspartner freigeben lassen oder an seine Buchhaltung weiterleiten. Lässt Ihr Portal diesen Zwischenschritt nicht zu, macht der Händler einen Screenshot, tippt die Produkte einzeln in Excel ab oder ruft Sie an und fragt: „Können Sie mir ein Angebot schicken?“ Die Möglichkeit, den Warenkorb als PDF herunterzuladen, löst dieses kleine, aber häufige Problem.

Warum wird der Warenkorb vor der Bestellung geteilt?

Beim privaten Einkauf ist die Person, die den Warenkorb füllt, meist auch diejenige, die entscheidet. Im B2B sieht es anders aus. Die Produkte im Warenkorb des Händlers warten oft auf die Freigabe einer anderen Person. Das kann der eigene Kunde des Händlers sein, ein Geschäftspartner, der Einkaufsverantwortliche oder der Buchhalter.

Das Warenkorb-PDF stellt die Produkte, Mengen, händlerspezifischen Preise und den Gesamtbetrag als übersichtliches Dokument dar. Der Händler verschickt dieses Dokument per E-Mail oder WhatsApp und führt den Entscheidungsprozess auf seiner Seite durch. Nach erfolgter Freigabe schließt er die Bestellung im Portal ab.

Szenario 1: Der Händler legt seinem eigenen Kunden ein Angebot vor

Viele Händler verkaufen die eingekauften Produkte für ein Projekt oder an ihre eigenen Kunden weiter. Ein Baustoffhändler etwa legt die Produkte, die ein Bauunternehmer benötigt, in den Warenkorb. Der Bauunternehmer möchte die Liste zuerst sehen. Der Händler lädt den Warenkorb als PDF herunter, teilt ihn mit seinem Kunden und passt bei Bedarf nach Rücksprache die Mengen an.

Dasselbe gilt, wenn ein Elektrogroßhändler eine Materialliste für eine Baustelle erstellt oder ein Möbelhändler Produkte für ein Hotelprojekt auswählt. Die Liste steht erst nach mehreren Gesprächsrunden mit dem Kunden fest.

Bedenken Sie in diesem Szenario, dass der Händler seinem Kunden den Preis möglicherweise nicht unverändert zeigen möchte. Deshalb ist es wichtig, die Inhalte des PDFs an den Bedarf des Händlers anzupassen. Muss der Händler ein Angebot mit seiner eigenen Gewinnmarge erstellen, ist der Download des Warenkorbs als Excel-Datei die flexiblere Option.

Szenario 2: Interne Freigabe einholen

Bei mittelgroßen und großen Händlern sind die Person, die bestellt, und die Person, die die Zahlung freigibt, meist nicht identisch. Der Einkaufsverantwortliche stellt den Warenkorb zusammen, der Inhaber oder Geschäftsführer gibt ihn frei. Das Warenkorb-PDF beschleunigt diesen internen Freigabeprozess. Die freigebende Person muss sich nicht im Portal anmelden; sie wirft einen Blick auf das Dokument und sagt Ja oder Nein.

Diese Methode bewährt sich besonders bei hohen Beträgen oder periodischen Sammelbestellungen. Das freigegebene Dokument beantwortet später auch die Frage „Wer hat diese Bestellung freigegeben?“.

Bei Händlern mit mehreren Filialen entsteht ein ähnlicher Bedarf. Der Filialverantwortliche legt seinen Bedarf in den Warenkorb, der Manager in der Zentrale sieht die Listen aller Filialen und entscheidet. Das Warenkorb-PDF erleichtert es, diese verstreuten Anforderungen anhand eines einzigen Dokuments zu besprechen. Nicht freigegebene Positionen werden aus dem Warenkorb entfernt, die übrige Bestellung wird im Portal abgeschlossen.

Szenario 3: Weiterleitung an Buchhaltung und Einkauf

Manche Händler führen vor der Bestellung eine Budgetkontrolle durch. Die Buchhaltung möchte sehen, welche Produkte zu welchem Betrag gekauft werden. Das Warenkorb-PDF oder die Excel-Datei erleichtert diese Kontrolle. Der Buchhalter gleicht das Dokument mit dem Budget oder Zahlungsplan in seinem eigenen System ab.

In welchem Format der Warenkorb heruntergeladen wird, hängt vom Verwendungszweck ab:

Was bringt Ihnen diese Funktion?

Auch wenn der Warenkorb-Download auf den Händler ausgerichtet scheint, spart er vor allem Ihrem Vertriebsteam Zeit. Anrufe und E-Mails von Händlern, die ein Angebot anfordern, werden weniger. Außerdem:

• Der Händler entscheidet auf seiner Seite schnell und schließt die Bestellung im Portal ab.
• Produkte im Warenkorb gehen nicht verloren; sobald die Freigabe vorliegt, wird derselbe Warenkorb zur Bestellung.
• Ihr Vertriebsmitarbeiter konzentriert sich auf neue Kunden, statt Routineangebote zu erstellen.
• Die Gewohnheit des Händlers, das Portal zu nutzen, festigt sich, weil er seine Arbeit nicht außerhalb des Portals erledigen muss.

Was gehört in ein gutes Warenkorb-PDF?

Damit das Dokument nützlich ist, muss es die Informationen, die der Händler für seine Entscheidung braucht, klar enthalten. Als Checkliste lassen sich nennen:

• Produktname, Artikelnummer und gegebenenfalls Produktbild
• Menge und Einheit
• Stückpreis, gewährter Rabatt und Zeilensumme
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtsumme
• Erstellungsdatum des Dokuments
• Logo und Kontaktdaten Ihres Unternehmens

Das Datum ist besonders wichtig. Da sich Preise und Bestände ändern können, verhindert die Angabe, von welchem Tag das Dokument stammt, spätere Diskussionen à la „Aber im PDF stand ein anderer Preis“. Wird ein verbindlicher Festpreis benötigt, ist statt des Warenkorb-PDFs ein offizielles Angebot mit Freigabeprozess der richtige Weg.

Weitere Möglichkeiten, das Händlererlebnis zu verbessern, finden Sie in unserem Beitrag 7 Wege zu mehr Händlerzufriedenheit.

In Multistok ist der Download des Warenkorbs als PDF oder Excel im Multibusiness-Plan enthalten. Im selben Plan finden Sie auch Funktionen, die den Angebotsprozess unterstützen, etwa Systemangebote und die Verwaltung von Händleranfragen. Details finden Sie auf unserer Seite Pläne.

Fazit

Im B2B ist der Warenkorb ein Entwurf, der vor der Bestellung durch mehrere Hände geht. Wenn Sie Ihren Händlern ermöglichen, diesen Entwurf als PDF oder Excel zu teilen, beschleunigen Sie den Entscheidungsprozess und entlasten Ihr Vertriebsteam von routinemäßigen Angebotsarbeiten. Wenn Sie sehen möchten, wie dieser Ablauf in Ihrer Händlerstruktur funktioniert, können Sie eine Multistok-Demo anfordern.