„Wie hoch ist mein aktueller Saldo?“, „Welche Rechnung ist fällig?“, „Können Sie mir einen Kontoauszug schicken?“ Diese Fragen erreichen die Buchhaltung von Großhandelsunternehmen jeden Tag unzählige Male. Jede dauert nur ein paar Minuten, doch zusammengenommen wird daraus ein erheblicher Zeitverlust. Und während der Händler auf die Antwort wartet, wartet auch die Zahlung. Wenn der Händler sein Kundenkonto selbst im Portal einsehen kann, ist das der einfachste Weg, diesen Kreislauf zu durchbrechen.
Warum möchte der Händler seinen Kontostand sehen?
Für den Händler sind die Kontoinformationen die Grundlage seiner Geschäftsplanung. Bevor er eine neue Bestellung aufgibt, möchte er wissen, wie hoch seine offenen Verbindlichkeiten sind, wie viel seines Kreditlimits er bereits ausgeschöpft hat und welche Zahlungen in den nächsten Tagen fällig werden. Kommt er an diese Informationen nicht heran, ruft er Sie entweder an oder vertagt seine Entscheidung.
Auch Sie möchten, dass dieselben Informationen auf der Seite des Händlers korrekt angezeigt werden. Sieht der Händler seine Verbindlichkeiten und Zahlungsziele klar, kann er seine Zahlungen leichter planen, und die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen sinkt.
Hinzu kommt die Beziehungsebene. Wenn der Händler anrufen muss, um seinen Kontostand zu erfahren, wird daraus oft ein Gespräch, das beiden Seiten unangenehm ist. Der Händler scheut sich vielleicht, nach seinen Schulden zu fragen, und Ihr Buchhaltungsteam ist es leid, bei jedem Anruf dieselben Informationen zu wiederholen. Stehen die Informationen transparent auf dem Bildschirm, verschwindet diese Spannung, und eine vertrauensvolle Beziehung wird gestärkt.
Was sollte dem Händler im Portal angezeigt werden?
Die Kontoübersicht sollte die Fragen, die der Händler häufig stellt, auf einen Blick beantworten:
- Aktueller Saldo: Der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten oder Guthaben.
- Kreditlimit: Das hinterlegte Limit und der noch verfügbare Betrag.
- Fälligkeiten: Welche Rechnung wann fällig ist und welche Beträge überfällig sind.
- Kontoauszug: Rechnungen, Zahlungen und Retouren in einem bestimmten Zeitraum.
- Belege: Zugriff auf E-Rechnungen (e-Fatura) und elektronische Archivbelege (e-Arsiv).
Damit diese Informationen korrekt sind, müssen sie laufend mit Ihrem ERP abgeglichen werden. Da Multistok bidirektional und in Echtzeit mit dem ERP synchronisiert, erscheint eine in der Buchhaltung verbuchte Zahlung auch auf dem Bildschirm des Händlers. Wie die Integration funktioniert, haben wir in unserem Beitrag zur Software-Integration erklärt.
E-Inkasso: Der Händler bezahlt direkt im Portal
Der nächste natürliche Schritt für einen Händler, der seinen Saldo sieht, ist die Zahlung. Mit E-Inkasso kann der Händler seine Verbindlichkeiten über das Portal per Kreditkarte über ein virtuelles POS-Terminal begleichen. Ein virtuelles POS-Terminal ist ein Bankdienst, mit dem Sie Kartenzahlungen über das Internet entgegennehmen können.
Diese Methode bietet folgende Erleichterungen:
- Der Händler bezahlt die fällige Rechnung direkt auf dem Bildschirm, auf dem er sie sieht.
- Die Zahlung wird auf dem Kundenkonto verbucht, und der Saldo wird aktualisiert.
- Ihr Buchhaltungsteam muss Verwendungszwecke von Überweisungen nicht einzeln zuordnen.
- Für bald fällige Zahlungen können automatische Erinnerungen versendet werden.
Die Kartenzahlung verschafft auch dem Händler Flexibilität. Ein Händler, der seinen eigenen Cashflow plant, kann den fälligen Betrag jederzeit begleichen, unabhängig von Geschäftszeiten oder Bankvorgängen. Auch Zahlungen am Abend oder am Wochenende werden auf dem Kundenkonto verbucht.
Erinnerungen sind besonders wichtig. Viele Verzögerungen entstehen nicht, weil der Händler nicht zahlen will, sondern weil er die Fälligkeit vergisst. Eine rechtzeitige, freundliche Erinnerung wirkt deutlich besser als spätere Mahnanrufe.
Der Kontenabgleich wird einfacher
Beim Kontenabgleich einigen Sie sich mit Ihrem Händler zu einem bestimmten Stichtag auf den Saldo des Kundenkontos. Dieser Vorgang am Periodenende kann sich zu langwierigem Schriftverkehr ausweiten, wenn die Aufzeichnungen beider Seiten voneinander abweichen. Kann der Händler seine Buchungen das ganze Jahr über im Portal verfolgen, werden Differenzen meist frühzeitig erkannt und nicht bis zum Periodenende verschleppt.
Auch einige einfache Gewohnheiten erleichtern den Kontenabgleich:
- Ermutigen Sie Ihre Händler, ihre Kontoauszüge in regelmäßigen Abständen zu prüfen.
- Legen Sie von vornherein fest, anhand welchen Belegs bei Differenzen gesprochen wird.
- Stellen Sie sicher, dass saldorelevante Vorgänge wie Retouren und Rabatte rechtzeitig verbucht werden.
Um den Unterschied deutlicher zu machen, vergleichen wir beide Situationen:
| Thema | Ohne Portal | Mit Portal |
|---|---|---|
| Saldoabfrage | Telefon oder E-Mail, Warten auf die Antwort der Buchhaltung | Der Händler sieht ihn sofort auf seinem Bildschirm |
| Anforderung eines Kontoauszugs | Die Buchhaltung erstellt und versendet ihn | Der Händler wählt den Zeitraum und ruft ihn selbst ab |
| Zahlung | Überweisung, danach manuelle Zuordnung | Zahlung per virtuellem POS-Terminal, Verbuchung auf dem Konto |
| Überwachung der Zahlungsziele | Mahnanrufe | Automatische Erinnerung |
| Kontenabgleich | Langer Schriftverkehr am Periodenende | Differenzen werden im Jahresverlauf früh erkannt |
Sie steuern auch Ihr Risiko besser
Dass der Händler seinen Saldo sieht, nützt nicht nur ihm, sondern auch Ihnen. Ist das Kreditlimit im Portal hinterlegt, sehen Sie und Ihr Händler den Limitstatus anhand derselben Informationen; vor einer neuen Bestellung ist das offene Risiko bekannt. Ihr Vertriebsteam verfolgt in Berichten, bei welchen Händlern es zu Zahlungsstörungen kommt. Dank rollenbasierter Berechtigungen haben nur die zuständigen Teams Zugriff auf die Kontoinformationen.
Kontoinformationen sind sensible Daten. Deshalb muss der Händler ausschließlich sein eigenes Konto sehen, die Daten müssen auf einer sicheren Infrastruktur gespeichert und die Zugriffe kontrolliert werden. Die Multistok-Infrastruktur entspricht dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK) und wird nach den Standards der ISO 27001 betrieben.
Bei Multistok sind Kontoverwaltung und Kreditlimit Bestandteil des Händlerportals. Die E-Inkasso-Funktion ist im Plan Multibusiness enthalten. Details finden Sie auf unserer Seite mit den Plänen.
Fazit
Wenn der Händler Saldo, Zahlungsziele und Kontoauszug im Portal einsehen kann, wird Ihr Buchhaltungsteam von wiederkehrenden Fragen befreit, Zahlungen gehen schneller ein, und der Kontenabgleich wird einfacher. Zahlt Ihr Händler zudem über denselben Bildschirm, gewinnen Sie beide Zeit. Wenn Sie die Ansichten für Kundenkonto und E-Inkasso aus der Nähe sehen möchten, können Sie eine Multistok-Demo anfordern.
