"¿Cuánto debo actualmente?", "¿Qué factura ha vencido?", "¿Me pueden enviar un extracto?". Estas preguntas llegan cada día, una y otra vez, a los equipos de contabilidad de las empresas que venden al por mayor. Cada una lleva unos minutos, pero sumadas suponen una pérdida de tiempo importante. Además, mientras el distribuidor espera la respuesta, el pago también espera. Que el distribuidor consulte por sí mismo su cuenta corriente en el portal es la forma más sencilla de romper este círculo.
¿Por qué quiere el distribuidor ver su saldo?
Para el distribuidor, la información de la cuenta corriente es la base para planificar su negocio. Antes de hacer un nuevo pedido, quiere saber cuánta deuda pendiente tiene, qué parte de su límite de crédito ha utilizado y qué pagos vencen en los próximos días. Cuando no puede acceder a esta información, o le llama o aplaza su decisión.
Usted también quiere que esa misma información se vea correctamente del lado del distribuidor. Cuando el distribuidor ve con claridad su deuda y sus plazos de pago, le resulta más fácil planificar el pago y disminuye la probabilidad de retrasos.
Y está también la dimensión de la relación. Que el distribuidor tenga que llamarle para conocer su saldo suele convertirse en una conversación incómoda para ambas partes. El distribuidor puede sentir reparo al preguntar por su deuda, y su equipo de contabilidad se cansa de repetir la misma información en cada llamada. Que la información esté disponible en pantalla de forma transparente elimina esa tensión y favorece una relación basada en la confianza.
¿Qué se debe mostrar al distribuidor en el portal?
La pantalla de cuenta corriente debe responder de un vistazo a las preguntas más frecuentes del distribuidor:
- Saldo actual: el importe total adeudado o a favor.
- Límite de crédito: el límite definido y el importe disponible restante.
- Plazos de pago: cuándo vence cada factura y los importes ya vencidos.
- Extracto: los movimientos de facturas, pagos y devoluciones en un rango de fechas determinado.
- Documentos: acceso a los documentos de e-factura (e-Fatura) y e-archivo (e-Arşiv).
Para que esta información sea correcta, debe estar sincronizada continuamente con su ERP. Como Multistok realiza una sincronización bidireccional y en tiempo real con el ERP, un pago registrado en contabilidad se refleja también en la pantalla del distribuidor. Explicamos cómo funciona la integración en nuestro artículo sobre integración de software.
Cobro electrónico: que el distribuidor pague desde el portal
El siguiente paso natural para un distribuidor que ve su saldo es pagar. El cobro electrónico permite que el distribuidor pague su deuda con tarjeta de crédito a través del portal mediante un TPV virtual. El TPV virtual es el servicio bancario que le permite recibir pagos con tarjeta por internet.
Estas son las ventajas de este método:
- El distribuidor paga la factura vencida desde la misma pantalla en la que la ve.
- El pago se registra en la cuenta corriente y el saldo se actualiza.
- Su equipo de contabilidad no tiene que conciliar una a una las descripciones de las transferencias.
- Se pueden enviar recordatorios automáticos para los pagos próximos a vencer.
El pago con tarjeta también da flexibilidad al distribuidor. El distribuidor que planifica su propio flujo de caja puede saldar el importe vencido cuando quiera, sin depender del horario de oficina ni de los trámites bancarios. Un pago hecho por la noche o en fin de semana también se registra en la cuenta corriente.
Los recordatorios son especialmente importantes. Muchos retrasos no se deben a que el distribuidor no quiera pagar, sino a que olvida el vencimiento. Un recordatorio amable a tiempo es mucho más eficaz que las llamadas de cobro posteriores.
La conciliación se vuelve más sencilla
La conciliación es el acuerdo entre usted y su distribuidor sobre el saldo de la cuenta corriente a una fecha determinada. Este proceso, que se hace al cierre de cada periodo, puede convertirse en largos intercambios de correos si los registros de ambas partes no coinciden. Si el distribuidor puede seguir sus propios movimientos en el portal a lo largo del año, las diferencias suelen detectarse pronto y no se acumulan hasta el cierre.
Algunos hábitos sencillos también ayudan a facilitar la conciliación:
- Anime a sus distribuidores a revisar sus extractos con regularidad.
- Aclare desde el principio sobre qué documento se hablará cuando surja una diferencia.
- Asegúrese de que los movimientos que afectan al saldo, como devoluciones y descuentos, se registran a tiempo.
Para ver la diferencia con más claridad, comparemos las dos situaciones:
| Tema | Sin portal | Con portal |
|---|---|---|
| Consulta de saldo | Teléfono o correo electrónico, a la espera de la respuesta de contabilidad | El distribuidor lo ve al instante en su pantalla |
| Solicitud de extracto | Contabilidad lo prepara y lo envía | El distribuidor elige el rango de fechas y lo obtiene por sí mismo |
| Pago | Transferencia y después conciliación manual | Pago con TPV virtual, registrado en la cuenta corriente |
| Control de vencimientos | Llamadas de cobro | Recordatorio automático |
| Conciliación | Largos intercambios de correos al cierre del periodo | Las diferencias se detectan pronto durante el año |
También gestiona mejor su riesgo
Que el distribuidor vea su saldo no solo le beneficia a él, sino también a usted. Cuando el límite de crédito está definido en el portal, usted y su distribuidor ven la situación del límite con la misma información; antes de un nuevo pedido, se conoce el riesgo pendiente. Su equipo de ventas sigue en los informes qué distribuidores tienen retrasos en sus pagos. Gracias a los permisos por rol, solo los equipos correspondientes acceden a la información de las cuentas corrientes.
La información de las cuentas corrientes es un dato sensible. Por eso, el distribuidor solo debe ver su propia cuenta, los datos deben guardarse en una infraestructura segura y los accesos deben estar controlados. La infraestructura de Multistok cumple la Ley turca de protección de datos (KVKK) y se gestiona conforme a la norma ISO 27001.
En Multistok, el seguimiento de la cuenta corriente y el límite de crédito forman parte del portal de distribuidores. La función de cobro electrónico se incluye en el plan Multibusiness. Para más detalles, puede consultar nuestra página de planes.
Conclusión
Que el distribuidor consulte su saldo, sus plazos de pago y su extracto en el portal libera a su equipo de contabilidad de preguntas repetitivas, acelera los cobros y facilita la conciliación. Cuando su distribuidor también paga desde la misma pantalla, ambos ganan tiempo. Si quiere ver de cerca las pantallas de cuenta corriente y de cobro electrónico, puede solicitar una demo de Multistok.
