دع موزعك يرى رصيده عبر بوابتك

"كم يبلغ ديني الحالي؟"، "أي فواتيري حلّ أجل سدادها؟"، "هل يمكنكم إرسال كشف حساب لي؟" تصل هذه الأسئلة إلى فرق المحاسبة في شركات البيع بالجملة مرات عديدة كل يوم. كل سؤال منها يستغرق بضع دقائق، لكنها حين تُجمع تتحول إلى هدر كبير للوقت. فضلًا عن أن الموزع حين ينتظر الإجابة ينتظر الدفع أيضًا. وتمكين الموزع من رؤية حسابه الجاري بنفسه عبر البوابة هو أبسط طريقة لكسر هذه الحلقة.

لماذا يريد الموزع رؤية رصيده؟

بالنسبة للموزع، معلومات الحساب الجاري هي أساس التخطيط لعمله. فقبل تقديم طلب جديد، يريد أن يعرف حجم ديونه المفتوحة، وكم استخدم من حده الائتماني، وأي المدفوعات سيحل أجلها في الأيام المقبلة. وعندما لا يستطيع الوصول إلى هذه المعلومات، فإما أن يتصل بك أو يؤجل قراره.

وأنت أيضًا تريد أن تظهر المعلومات نفسها بشكل صحيح لدى الموزع. فعندما يرى الموزع دينه وأجل سداده بوضوح، يسهل عليه التخطيط للدفع ويقل احتمال التأخير.

وهناك أيضًا بُعد العلاقة. فاتصال الموزع بك ليعرف رصيده كثيرًا ما يتحول إلى محادثة تُزعج الطرفين. فقد يتحرج الموزع من السؤال عن دينه، ويتعب فريق المحاسبة لديك من تكرار المعلومات نفسها في كل مكالمة. ووجود المعلومات بشفافية على الشاشة يزيل هذا التوتر ويدعم علاقة قائمة على الثقة.

ما الذي يجب عرضه على الموزع في البوابة؟

يجب أن تجيب شاشة الحساب الجاري بنظرة واحدة عن الأسئلة التي يطرحها الموزع كثيرًا:

• الرصيد الحالي: إجمالي مبلغ الدين أو المستحقات.
• الحد الائتماني: الحد المحدد والمبلغ المتبقي القابل للاستخدام.
• معلومات أجل السداد: متى يحل أجل كل فاتورة، والمبالغ المتأخرة عن موعدها.
• كشف الحساب: حركات الفواتير والمدفوعات والمرتجعات خلال فترة زمنية محددة.
• المستندات: الوصول إلى مستندات الفاتورة الإلكترونية (e-Fatura) والأرشيف الإلكتروني (e-Arşiv).

ولكي تكون هذه المعلومات صحيحة، يجب أن تتطابق باستمرار مع نظام ERP لديك. ولأن Multistok يُجري مزامنة فورية ثنائية الاتجاه مع نظام ERP، فإن الدفعة التي تُسجَّل في المحاسبة تنعكس أيضًا على شاشة الموزع. وقد شرحنا كيفية عمل التكامل في مقالتنا عن تكامل البرمجيات.

التحصيل الإلكتروني: دع الموزع يسدد عبر البوابة

الخطوة الطبيعية التالية للموزع الذي يرى رصيده هي السداد. ويتيح التحصيل الإلكتروني للموزع سداد دينه عبر البوابة ببطاقة الائتمان من خلال نقاط البيع الافتراضية (Virtual POS). ونقاط البيع الافتراضية خدمة مصرفية تتيح لك استقبال مدفوعات البطاقات عبر الإنترنت.

وفيما يلي التسهيلات التي توفرها هذه الطريقة:

1. يسدد الموزع فاتورته المستحقة من الشاشة نفسها التي يراها فيها.
2. تُسجَّل الدفعة في الحساب الجاري ويُحدَّث الرصيد.
3. لا يضطر فريق المحاسبة لديك إلى مطابقة بيانات الحوالات واحدة تلو الأخرى.
4. يمكن إرسال تذكير تلقائي بالمدفوعات التي يقترب أجل سدادها.

كما يمنح الدفع بالبطاقة الموزع مرونة. فالموزع الذي يخطط تدفقه النقدي من جهته يستطيع سداد المبلغ المستحق في أي لحظة يشاء، دون التقيد بساعات الدوام أو بالإجراءات المصرفية. وحتى الدفعة التي تتم مساءً أو في عطلة نهاية الأسبوع تُسجَّل في الحساب الجاري.

وللتذكيرات أهمية خاصة. فكثير من حالات التأخير لا تنتج عن عدم رغبة الموزع في الدفع، بل عن نسيانه أجل السداد. والتذكير اللطيف الذي يصل في وقته أكثر فاعلية بكثير من مكالمات التحصيل اللاحقة.

تصبح المطابقة أسهل

المطابقة هي اتفاقك أنت وموزعك على رصيد الحساب الجاري في تاريخ معين. وقد تتحول هذه العملية التي تُجرى في نهاية الفترات إلى مراسلات طويلة إذا اختلفت سجلات الطرفين. أما إذا كان الموزع قادرًا على متابعة حركاته الخاصة عبر البوابة طوال العام، فغالبًا ما تُكتشف الفروقات مبكرًا ولا تُترك لنهاية الفترة.

ولتسهيل المطابقة، تفيد أيضًا بعض العادات البسيطة:

• شجّع موزعيك على مراجعة كشوف حساباتهم على فترات منتظمة.
• حدّد منذ البداية المستند الذي سيُرجع إليه عند ظهور فرق.
• تأكد من تسجيل الحركات المؤثرة في الرصيد، مثل المرتجعات والخصومات، في وقتها.

ولرؤية الفرق بوضوح أكبر، لنقارن بين الحالتين:

وتدير مخاطرك بشكل أفضل أيضًا

رؤية الموزع لرصيده لا تفيده وحده، بل تفيدك أنت أيضًا. فعندما يكون الحد الائتماني محددًا في البوابة، ترى أنت وموزعك وضع الحد بالمعلومات نفسها؛ ويكون الجميع على دراية بالمخاطر المفتوحة قبل الطلب الجديد. ويتابع فريق مبيعاتك من خلال التقارير أي الموزعين يتعثرون في مدفوعاتهم. وبفضل الصلاحيات حسب الدور، لا يصل إلى معلومات الحساب الجاري إلا الفرق المعنية.

معلومات الحساب الجاري بيانات حساسة. لذلك يجب ألا يرى الموزع إلا حسابه الخاص، وأن تُحفظ البيانات في بنية تحتية آمنة، وأن تكون صلاحيات الوصول تحت السيطرة. والبنية التحتية لـ Multistok متوافقة مع قانون حماية البيانات الشخصية التركي (KVKK)، وتُشغَّل وفق معايير ISO 27001.

في Multistok، تُعد متابعة الحساب الجاري والحد الائتماني جزءًا من بوابة الموزعين. أما ميزة التحصيل الإلكتروني فمتضمنة في خطة Multibusiness. وللاطلاع على التفاصيل يمكنك زيارة صفحة الخطط لدينا.

الخلاصة

إن تمكين الموزع من رؤية رصيده وأجل سداده وكشف حسابه عبر البوابة يحرر فريق المحاسبة لديك من الأسئلة المتكررة، ويسرّع التحصيل، ويسهّل المطابقة. وعندما يسدد موزعك من الشاشة نفسها، يوفّر كلاكما الوقت. وإن أردت رؤية شاشات الحساب الجاري والتحصيل الإلكتروني عن قرب، يمكنك أن تطلب عرضًا تجريبيًا لـ Multistok.