"Güncel borcum ne kadar?", "Hangi faturamın vadesi geldi?", "Bana bir ekstre gönderir misiniz?" Bu sorular, toptan satış yapan firmaların muhasebe ekiplerine her gün defalarca gelir. Her biri birkaç dakika sürer ama toplandığında ciddi bir zaman kaybına dönüşür. Üstelik bayi cevabı beklerken ödeme de bekler. Bayinin cari hesabını portaldan kendisinin görmesi, bu döngüyü kırmanın en basit yoludur.
Bayi neden bakiyesini görmek ister?
Bayi için cari hesap bilgisi, işini planlamanın temelidir. Yeni bir sipariş vermeden önce ne kadar açık borcu olduğunu, kredi limitinin ne kadarını kullandığını ve önümüzdeki günlerde hangi ödemelerin vadesinin dolacağını bilmek ister. Bu bilgiye ulaşamadığında ya sizi arar ya da kararını erteler.
Siz de aynı bilginin bayi tarafında doğru görünmesini istersiniz. Bayi borcunu ve vadesini net gördüğünde ödemesini planlamak kolaylaşır, gecikme ihtimali azalır.
Bir de işin ilişki boyutu var. Bayinin bakiyesini öğrenmek için sizi araması, çoğu zaman iki tarafı da rahatsız eden bir konuşmaya dönüşür. Bayi, borcunu sormaktan çekinebilir; muhasebe ekibiniz de her aramada aynı bilgiyi tekrarlamaktan yorulur. Bilginin şeffaf biçimde ekranda durması bu gerginliği ortadan kaldırır ve güvene dayalı bir ilişkiyi destekler.
Portalda bayiye neler gösterilmeli?
Cari hesap ekranı, bayinin sık sorduğu soruların cevabını tek bakışta vermelidir:
- Güncel bakiye: Toplam borç ya da alacak tutarı.
- Kredi limiti: Tanımlı limit ve kalan kullanılabilir tutar.
- Vade bilgisi: Hangi faturanın vadesinin ne zaman dolduğu, vadesi geçmiş tutarlar.
- Ekstre: Belirli bir tarih aralığındaki fatura, ödeme ve iade hareketleri.
- Belgeler: e-Fatura ve e-Arşiv belgelerine erişim.
Bu bilgilerin doğru olması için ERP'nizle sürekli eşleşmesi gerekir. Multistok, ERP ile çift yönlü ve anlık senkronizasyon yaptığı için muhasebede işlenen bir ödeme, bayinin ekranına da yansır. Entegrasyonun nasıl işlediğini yazılım entegrasyonu yazımızda anlattık.
e-Tahsilat: Bayi ödemesini portaldan yapsın
Bakiyesini gören bayinin bir sonraki doğal adımı ödeme yapmaktır. e-Tahsilat, bayinin borcunu portal üzerinden sanal POS ile kredi kartıyla ödemesini sağlar. Sanal POS, kart ödemelerini internet üzerinden almanızı sağlayan banka hizmetidir.
Bu yöntemin sağladığı kolaylıklar şunlardır:
- Bayi, vadesi gelen faturasını gördüğü ekrandan ödemesini yapar.
- Ödeme cari hesaba işlenir, bakiye güncellenir.
- Muhasebe ekibiniz havale açıklamalarını tek tek eşleştirmek zorunda kalmaz.
- Vadesi yaklaşan ödemeler için otomatik hatırlatma gönderilebilir.
Kart ile ödeme, bayiye de esneklik sağlar. Nakit akışını kendi tarafında planlayan bayi, vadesi gelen tutarı mesai saatine ya da banka işlemlerine bağlı kalmadan, istediği an kapatabilir. Akşam ya da hafta sonu yapılan ödeme de cari hesaba işlenir.
Hatırlatmalar özellikle önemlidir. Birçok gecikme, bayinin ödeme yapmak istememesinden değil, vadeyi unutmasından kaynaklanır. Zamanında gelen kibar bir hatırlatma, sonradan yapılacak tahsilat telefonlarından çok daha etkilidir.
Mutabakat daha kolay hale gelir
Mutabakat, sizinle bayinizin belirli bir tarih itibarıyla cari hesap bakiyesinde anlaşmasıdır. Dönem sonlarında yapılan bu işlem, iki tarafın kayıtları farklıysa uzun yazışmalara dönüşebilir. Bayi yıl boyunca kendi hareketlerini portaldan izleyebiliyorsa farklar çoğu zaman erken fark edilir ve dönem sonuna kalmaz.
Mutabakatı kolaylaştırmak için birkaç basit alışkanlık da işe yarar:
- Bayilerinizi ekstrelerini düzenli aralıklarla kontrol etmeye teşvik edin.
- Fark çıktığında hangi belge üzerinden konuşulacağını baştan netleştirin.
- İade ve iskonto gibi bakiyeyi etkileyen hareketlerin zamanında işlendiğinden emin olun.
Farkı daha net görmek için iki durumu karşılaştıralım:
| Konu | Portal olmadan | Portal ile |
|---|---|---|
| Bakiye sorgusu | Telefon ya da e-posta, muhasebenin cevabı beklenir | Bayi kendi ekranında anında görür |
| Ekstre talebi | Muhasebe hazırlar ve gönderir | Bayi tarih aralığını seçip kendisi alır |
| Ödeme | Havale, ardından elle eşleştirme | Sanal POS ile ödeme, cariye işlenir |
| Vade takibi | Tahsilat telefonları | Otomatik hatırlatma |
| Mutabakat | Dönem sonunda uzun yazışma | Farklar yıl içinde erken fark edilir |
Riskinizi de daha iyi yönetirsiniz
Bayinin bakiyesini görmesi yalnızca bayiye değil, size de fayda sağlar. Kredi limiti portalda tanımlı olduğunda limit durumunu siz de bayiniz de aynı bilgiyle görürsünüz; yeni sipariş öncesinde açık riskin farkında olunur. Satış ekibiniz, hangi bayinin ödemelerinde aksama olduğunu raporlardan izler. Rol bazlı yetki sayesinde cari bilgilere yalnızca ilgili ekipler erişir.
Cari bilgiler hassas verilerdir. Bu yüzden bayinin yalnızca kendi hesabını görmesi, verilerin güvenli bir altyapıda tutulması ve erişimlerin kontrol altında olması gerekir. Multistok altyapısı KVKK uyumludur ve ISO 27001 standartlarına göre işletilir.
Multistok'ta cari hesap takibi ve kredi limiti bayi portalının parçasıdır. e-Tahsilat özelliği ise Multibusiness paketinde yer alır. Ayrıntılar için paketler sayfamıza bakabilirsiniz.
Sonuç
Bayinin bakiyesini, vadesini ve ekstresini portaldan görmesi, muhasebe ekibinizi tekrar eden sorulardan kurtarır, tahsilatı hızlandırır ve mutabakatı kolaylaştırır. Bayiniz ödemesini de aynı ekrandan yaptığında hem siz hem bayiniz zaman kazanır. Cari hesap ve e-tahsilat ekranlarını yakından görmek isterseniz bir Multistok demosu talep edebilirsiniz.
