Wenn im B2B-Vertrieb die eine Hälfte der Arbeit darin besteht, Aufträge zu gewinnen, dann besteht die andere darin, das Geld pünktlich einzuziehen. Ihre Händler kaufen meist auf Ziel und bezahlen je nach eigener Liquiditätslage auf unterschiedlichen Wegen. Welche Inkassomethode Sie in den Vordergrund stellen, bestimmt unmittelbar Ihre Provisionskosten, Ihr Forderungsrisiko und die Zeit, bis das Geld auf Ihrem Konto eingeht.
In diesem Beitrag erklären wir verständlich die drei im B2B am häufigsten genutzten Methoden – virtuelles POS-Terminal, Überweisung (Havale/EFT) und DBS (ein türkisches bankgestütztes Lastschriftsystem) – und vergleichen sie miteinander.
Virtuelles POS-Terminal: Online-Inkasso per Karte
Ein virtuelles POS-Terminal ist die Infrastruktur, über die Ihr Händler per Kredit- oder Debitkarte im Internet bezahlen kann. Es wird über einen Vertrag mit einer Bank oder einem lizenzierten Zahlungsdienstleister eingerichtet. Der Händler gibt auf dem Bestellbildschirm oder auf der Kontoseite seine Kartendaten ein und bestätigt die Zahlung per 3D Secure.
Der größte Vorteil ist die Geschwindigkeit: Die Zahlung wird sofort bestätigt, und Sie können die Bestellung ohne Wartezeit versenden. Ratenzahlung bei Firmenkarten kann zudem den Verkauf erleichtern, weil sie den Cashflow des Händlers entlastet.
Der Preis dafür ist die Provision. Bei jeder Transaktion wird ein Satz einbehalten, der je nach Vertrag und Anzahl der Raten variiert. Außerdem wird das Geld nicht unbedingt sofort auf Ihrem Konto gutgeschrieben; das hängt von der Wertstellungsfrist (Sperrfrist) in Ihrem Bankvertrag ab. Auch die Möglichkeit, dass der Karteninhaber eine Transaktion anficht (Chargeback), ist ein kleines, aber reales Risiko.
Überweisung (Havale und EFT): die verbreitetste, aber aufwendigste Methode
In der Türkei wird der Großteil des Händlerinkassos noch immer per Banküberweisung abgewickelt. Eine Überweisung innerhalb derselben Bank heißt Havale, eine zwischen verschiedenen Banken EFT. Dank des FAST-Systems können Überweisungen zwischen Banken bis zu einem bestimmten Betrag inzwischen rund um die Uhr und in Echtzeit erfolgen; größere Beträge unterliegen dagegen den EFT-Zeiten.
Für Sie sind die Kosten einer Überweisung in der Regel gering; die Gebühren trägt meist der Absender. Es gibt jedoch zwei wesentliche Schwachpunkte:
- Es gibt keine Zahlungsgarantie. Zahlt der Händler bei Fälligkeit nicht, bleiben Ihnen nur Nachverfolgung und Erinnerungen.
- Es entsteht Zuordnungsaufwand. Herauszufinden, zu welchem Händler und welcher Rechnung eine Überweisung ohne oder mit falschem Verwendungszweck gehört, kostet Ihr Buchhaltungsteam Zeit.
Deshalb ist in Unternehmen, die überwiegend mit Überweisungen arbeiten, nicht die Provision das eigentliche Problem, sondern Verzögerungen und Abstimmungsaufwand. Dass die Buchhaltung am Monatsende Bankbewegungen einzeln mit den Kundenkonten abgleichen muss, dass ein Händler, dessen Zahlung bereits eingegangen ist, fälschlich als „säumig“ erscheint und seine Lieferung gestoppt wird – auch solche Probleme gehören zu diesem Aufwand.
Was ist mit Schecks und Wechseln?
In vielen Branchen wird ein erheblicher Teil des Zielinkassos noch immer über Schecks und Wechsel abgewickelt. Diese Instrumente binden das Zahlungsziel an ein Dokument, doch ob das Geld tatsächlich eingeht, hängt weiterhin davon ab, dass der Aussteller bei Fälligkeit zahlt. Das Risiko ungedeckter Schecks, die Portfolioverwaltung und das Einreichen bei der Bank verursachen zusätzlichen Aufwand. Viele Unternehmen verlagern ihr Scheck- und Wechselvolumen daher mit der Zeit auf besser nachvollziehbare Methoden wie DBS oder Online-Zahlung.
Wie funktioniert DBS (das bankgestützte Lastschriftsystem)?
DBS ist ein System, mit dem vor allem Hersteller und Distributoren das Inkasso bei ihren Händlern durch eine Bank absichern. Es gibt drei Beteiligte: das Hauptunternehmen (Sie), den Händler und die Bank. Der Ablauf sieht im Großen und Ganzen so aus:
- Das Hauptunternehmen schließt mit einer Bank einen DBS-Vertrag; die Bank prüft die Händler, die in das System aufgenommen werden sollen.
- Die Bank legt für jeden geeigneten Händler ein DBS-Limit fest. Dieses Limit ist im Grunde eine Kreditlinie für den Händler.
- Das Hauptunternehmen übermittelt die an den Händler gestellten Rechnungen mit ihren Fälligkeiten an die Bank.
- Am Fälligkeitstag zieht die Bank den Betrag vom Konto des Händlers ein. Ist nicht genug Guthaben vorhanden, zahlt sie je nach Vertragsart aus dem dem Händler eingeräumten Limit an das Hauptunternehmen.
Der größte Gewinn für das Hauptunternehmen: Innerhalb des Limits wird der Zahlungseingang am Fälligkeitstag planbar. Für den Händler entsteht eine zusätzliche Finanzierungsquelle. Im Gegenzug erfordert die Einrichtung einen Bankvertrag, eine Bonitätsprüfung je Händler und Prozesse zur Stellung von Sicherheiten. Wer die Zins- oder Provisionskosten trägt, wenn das Limit in Anspruch genommen wird, wird ebenfalls im Vertrag festgelegt. Da es verschiedene Modelle wie garantierte und nicht garantierte Varianten gibt, sollten Sie die Details mit Ihrer Bank klären.
Wichtig ist, das DBS-Limit nicht mit dem intern von Ihnen festgelegten Kreditlimit für Händler zu verwechseln. Das eine ist der Kredit, den die Bank dem Händler einräumt, das andere Ihre interne Entscheidung darüber, bis zu welchem Betrag Sie mit dem Händler auf offene Rechnung arbeiten. Am sinnvollsten ist es, beide gemeinsam zu überwachen.
Die drei Methoden im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt allgemeine Tendenzen; die tatsächlichen Sätze und Fristen hängen von Ihrem Bankvertrag ab.
| Kriterium | Virtuelles POS-Terminal | Überweisung (Havale/EFT) | DBS |
|---|---|---|---|
| Kosten für Sie | Provision pro Transaktion; steigt bei Ratenzahlung | In der Regel gering | Vertragsabhängige Provision/Zinsen; Einrichtungsaufwand |
| Ausfallrisiko | Gering (Bestätigung sofort), Risiko von Rückbuchungen | Hoch (keine Garantie) | Innerhalb des Limits gering |
| Geschwindigkeit bis zur Liquidität | Sofort bei Bestätigung; Gutschrift abhängig von der Wertstellung | Sobald der Händler zahlt; Zeitpunkt ungewiss | Zur Rechnungsfälligkeit, planbar |
| Buchhaltungsaufwand | Gering (Transaktion erfasst) | Hoch (Zuordnung nötig) | Mittel (Rechnungsmeldung, Limitüberwachung) |
| Geeignet für | Vorkasse, kleine und häufige Bestellungen, neue Händler | Zuverlässige, langjährige Händler | Umsatzstarkes Händlernetz mit regelmäßigem Zielgeschäft |
Den richtigen Mix für Ihr Händlernetz zusammenstellen
Für die meisten Unternehmen ist die richtige Antwort nicht eine einzige Methode, sondern ein Mix, der sich nach dem Profil des Händlers richtet. In der Praxis bewährt sich folgender Ansatz:
- Neue Händler: Arbeiten Sie in den ersten Monaten mit virtuellem POS-Terminal oder Vorkasse per Überweisung und wechseln Sie mit wachsendem Vertrauen zum Zielgeschäft.
- Kleine und häufige Bestellungen: Die Provision des virtuellen POS-Terminals ist oft niedriger als die Kosten für die Nachverfolgung von Überweisungen. Hier wirkt sich auch Ihre Entscheidung zum Mindestbestellwert auf die Inkassokosten aus.
- Umsatzstarke und regelmäßige Händler: Eine bankgestützte Struktur wie DBS kann sowohl Ihr Risiko als auch den Finanzierungsbedarf des Händlers ausbalancieren.
- Für alle Händler: Wenn der Händler Zahlungsziele und Saldo selbst einsehen kann, verbessert das die Zahlungsdisziplin spürbar.
Das Inkasso mit dem Bestellsystem verbinden
Welche Methode Sie auch wählen: Es erleichtert Ihnen die Arbeit, wenn das Inkasso an derselben Stelle sichtbar ist wie Bestellungen und Kundenkonto. Wenn sich Ihr Händler bei Multistok B2B im Portal anmeldet, sieht er seinen aktuellen Saldo sowie fällige und überfällige Beträge und kann auf Wunsch direkt dort per virtuellem POS-Terminal online bezahlen. Händler mit bald fälligen Zahlungen erhalten automatische Erinnerungen, und die Zahlung wird auf dem mit Ihrem ERP synchronisierten Kundenkonto verbucht.
Bestellungen, die das Kreditlimit überschreiten, gehen in einen Freigabeprozess; so muss das Vertriebsteam nicht bei jeder Bestellung einzeln den Saldo prüfen. Haben Sie eine bankseitig abgewickelte Vereinbarung wie DBS, wird bei der Einrichtung je nach Bedarf geprüft, wie diese im Portal und im ERP abgebildet wird. Wenn Sie die Händlerperspektive interessiert, lesen Sie auch unseren Beitrag darüber, wie Händler ihren Kontostand im Portal sehen.
Fazit
Das virtuelle POS-Terminal bietet Geschwindigkeit und Sicherheit, die Überweisung niedrige Kosten und DBS Planbarkeit durch eine Bankabsicherung. Jede Methode hat ihren eigenen Preis: Provision, Nachverfolgungsaufwand oder Einrichtungs- und Kreditkosten. Am besten gruppieren Sie Ihre Händler nach Umsatz, Zahlungshistorie und Bestellhäufigkeit und bieten jeder Gruppe die passende Methode an. Vergessen Sie nicht, Provisionssätze, Wertstellungsfristen und DBS-Konditionen mit Ihrer Bank und die buchhalterische Erfassung mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen DBS und Schecks bzw. Wechseln?
Bei Schecks und Wechseln hängt der Zahlungseingang davon ab, dass der Aussteller bei Fälligkeit zahlt. Bei DBS kann die Bank die Zahlung gemäß den Vertragsbedingungen aus dem dem Händler eingeräumten Limit leisten, weshalb der Zahlungseingang für das Hauptunternehmen planbarer ist.
Kann ich die Provision des virtuellen POS-Terminals an den Händler weitergeben?
Kaufmännisch ist es möglich, einen Zinsaufschlag oder Preisaufschlag zu berechnen. Wie dieser auf der Rechnung ausgewiesen wird und ob er mit Ihrem Vertrag vereinbar ist, sollten Sie jedoch mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Bank klären.
Wie lässt sich die Zuordnung von Überweisungen vereinfachen?
Der erste Schritt besteht darin, den Händler daran zu erinnern, seine Kundennummer im Verwendungszweck anzugeben. Dauerhafter ist eine Lösung, bei der der Händler Saldo und Zahlungsziele in einem Portal sieht und Zahlungen regelmäßig auf dem Kundenkonto im ERP verbucht werden.
Kann ein kleines Unternehmen DBS nutzen?
Da DBS auf der Bonitätsprüfung der Bank beruht, hängt das vom Profil des Unternehmens und der Händler ab. Sind die Zahl Ihrer Händler und Ihr Umsatz begrenzt, kann es praktischer sein, zunächst mit virtuellem POS-Terminal und klaren Kreditlimits zu beginnen.
