Sobald das Thema B2B-Bestellportal zur Sprache kommt, fällt in vielen Besprechungen derselbe Satz: „Wir haben doch schon ein ERP, da ist alles drin.“ Dieser Satz ist nicht falsch; das ERP ist tatsächlich das Herzstück von Lagerbestand, Rechnungen, Kundenkonten und Buchhaltung. Er übersieht jedoch eine Seite: Das ERP ist dafür konzipiert, das Innere Ihres Unternehmens zu steuern – nicht die Tür zwischen Ihnen und Ihren Händlern.
In diesem Beitrag stellen wir die Rollen beider Systeme nebeneinander, ohne das ERP kleinzureden, und erklären, warum man sie nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zueinander betrachten sollte.
Wofür gibt es ein ERP?
Ein ERP (Enterprise Resource Planning) bündelt die internen Prozesse eines Unternehmens in einer einzigen Datenbank. Lagerbewegungen, Einkauf, Produktion, Fakturierung, Kundenkonten und Buchhaltungsdaten werden hier geführt. Richtig eingesetzt wird das ERP zur „einzigen Quelle der Wahrheit“ des Unternehmens.
Die Nutzer des ERP sind Ihre eigenen Mitarbeitenden: Buchhaltung, Einkauf, Lager und Vertriebsinnendienst. Die Bildschirme sind auf diese Fachanwender zugeschnitten; es sind dichte, detaillierte Oberflächen, die Schulung erfordern. Das ist kein Mangel – genau das ist die Aufgabe des ERP.
Wo beginnt das Problem?
Ihr Händler kann Ihr ERP nicht sehen. Will er seinen Preis, den Lagerstatus oder seinen Saldo erfahren, greift er zum Telefon, schreibt eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht. Auch seine Bestellung übermittelt er auf diesen Wegen. Dann liest jemand aus Ihrem Team die Bestellung, interpretiert sie und gibt sie von Hand ins ERP ein.
So leistungsfähig das ERP auch sein mag: Zwischen Händler und ERP bleibt eine „menschliche Brücke“. Diese Brücke bringt folgende Probleme mit sich:
- Fehlerhafte Bestellungen durch falsch gelesene Artikelnummern und Mengen
- Eine Auftragsannahme, die auf die Geschäftszeiten beschränkt ist
- Ein Vertriebsteam, das seine Zeit mit der Auftragserfassung statt mit Neukunden verbringt
- Händler, die mit veralteten Preislisten oder Bestandsangaben bestellen
- Saldo und Zahlungsziele, nach denen jedes Mal gesondert gefragt werden muss
Diese Probleme sind nicht die Folge des ERP, sondern der Lücke zwischen ERP und Händler. Genau diese Lücke schließt das B2B-Portal.
Was kostet Sie diese Lücke?
Der manuelle Prozess zwischen ERP und Händler wird in vielen Unternehmen mit dem Satz „So arbeiten wir eben“ übergangen. Dabei lassen sich die Kosten mit wenigen einfachen Fragen sichtbar machen:
- Wie viele Stunden pro Tag verbringt Ihr Vertriebs- oder Operationsteam damit, telefonisch und per E-Mail eingehende Bestellungen ins ERP einzugeben?
- Wie viele Bestellungen pro Monat müssen wegen falscher Produkte, falscher Mengen oder alter Preise korrigiert oder retourniert werden?
- Wie oft pro Woche rufen Ihre Händler wegen Saldo, Zahlungszielen und Bestand an?
- Was geschieht mit Bestellungen, die außerhalb der Geschäftszeiten oder am Wochenende aufgegeben werden sollen?
Die Antworten auf diese Fragen beziffern nicht die Kosten Ihres ERP, sondern die der manuellen Ebene davor. Je größer diese Ebene wird, desto mehr bedeutet jeder neue Händler zusätzliche Arbeit für Ihr Team. Mit einem B2B-Portal soll erreicht werden, dass diese Last nicht mit Ihrem Wachstum zunimmt.
Man muss die Sache auch aus Sicht des Händlers betrachten. Viele Händler können heute die Produkte ihrer verschiedenen Lieferanten über den eigenen Bildschirm und zu jeder Uhrzeit bestellen. Gibt es bei Ihnen noch Telefon und Preislisten-Dateien, sind Sie in den Augen des Händlers womöglich der Lieferant, mit dem die Zusammenarbeit am mühsamsten ist.
Die unterschiedlichen Rollen von ERP und B2B-Portal
Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied daran, für wen und zu welchem Zweck die beiden Systeme konzipiert sind:
| Thema | ERP | B2B-Bestellportal |
|---|---|---|
| Hauptnutzer | Die eigenen Mitarbeitenden des Unternehmens | Händler, Kunden und Außendienst |
| Hauptaufgabe | Interne Prozesse erfassen und steuern | Bestellungen von außen korrekt und schnell entgegennehmen |
| Oberfläche | Detaillierte Bildschirme, die Schulung erfordern | Einfache Bildschirme, die Händler ohne Schulung nutzen können |
| Preisanzeige | Preisstammdaten und Listen | Jeder Händler sieht nur seinen eigenen Preis und Rabatt |
| Zugriff | Meist intern, lizenzierte Nutzer | Über Web und Mobilgeräte, rund um die Uhr |
| Auftragserfassung | Manuell durch Mitarbeitende | Direkt durch den Händler |
| Händlererlebnis | Nicht vorgesehen | Aktionen, Produktbilder, Angebote, Auftragsverfolgung |
Wie die Tabelle zeigt, erledigen die beiden Systeme nicht dieselbe Aufgabe. Das ERP ist ein „System of Record“, das B2B-Portal ein „System of Engagement“.
Und wenn wir den Händlern Zugang zum ERP geben?
Das ist die erste Alternative, die einem in den Sinn kommt. In der Praxis stößt man jedoch auf einige Hindernisse. ERP-Lizenzen werden in der Regel pro Nutzer berechnet, und Hunderten Händlern eigene Nutzer anzulegen, ist nicht wirtschaftlich. Händlerorientierte Bildschirme mit individuellen Preisen, Warenkorb, Aktionen und Produktbildern sind nicht der eigentliche Zweck eines ERP. Hinzu kommt die Sicherheit: Die Tür Ihres internen Systems nach außen zu öffnen, erschwert die Rechteverwaltung erheblich.
Manche ERP-Systeme verfügen über eigene Händlermodule; diese sind durchaus einen Blick wert. Dennoch sollten Sie genau prüfen, ob diese Module Ihre Anforderungen in Bereichen wie Händlererlebnis, mobiler Nutzung und Inkasso erfüllen.
Wie arbeiten beide Systeme zusammen?
In einer richtig konzipierten Struktur ersetzen sich ERP und B2B-Portal nicht, sondern speisen sich gegenseitig. Der Ablauf sieht in der Regel so aus:
- Bestands-, Preis- und Kontoinformationen werden automatisch vom ERP ins Portal übertragen.
- Der Händler meldet sich im Portal an und bestellt zu seinem eigenen Preis und mit Blick auf den aktuellen Bestand.
- Kreditlimit und Freigaberegeln werden im Portal geprüft.
- Die freigegebene Bestellung landet im ERP, ohne dass jemand sie abtippen muss.
- Die Rechnung wird im ERP erstellt; Saldo und Zahlungsziele werden wieder ins Portal übernommen.
Auch Ihre Außendienstmitarbeiter lassen sich in diesen Ablauf einbinden. Der Vertriebsmitarbeiter vor Ort erfasst beim Kundenbesuch über die mobile App Bestellungen mit denselben Preis- und Bestandsinformationen; die Bestellung gelangt auf demselben Weg ins ERP. So fließen die Daten – egal, ob der Händler selbst, der Außendienstmitarbeiter oder das Vertriebsteam in der Zentrale bestellt – über einen einzigen Kanal und nach denselben Regeln.
Ein weiterer Vorteil der Integration sind klarere Zuständigkeiten. Das Team, das Preise und Bestand im ERP aktualisiert, muss nicht überlegen, ob die Änderung dem Händler gesondert mitgeteilt werden muss; die Information erscheint automatisch im Portal.
In dieser Struktur bleibt Ihr ERP weiterhin die einzige Quelle der Wahrheit. Das Einzige, was sich ändert: Die „menschliche Brücke“ dazwischen entfällt. Wenn Sie die technische Seite der Integration interessiert, lesen Sie unseren Beitrag zur Software-Integration.
Fazit
„Wir haben ein ERP“ ist ein richtiger Ausgangspunkt, aber nur die halbe Geschichte. Das ERP ordnet das Innere Ihres Unternehmens; das B2B-Portal verändert die Art, wie Ihr Händler Sie erreicht. Arbeiten beide zusammen, gelangen die verlässlichen Daten aus dem ERP auf den Bildschirm des Händlers, und seine Bestellung fließt fehlerfrei ins ERP zurück. Alle Vorteile, die ein B2B-Portal Händlern und Vertriebsteam bietet, finden Sie in unserem Beitrag 10 Vorteile einer B2B-Plattform.
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Häufig gestellte Fragen
Ersetzt ein B2B-Portal das ERP?
Nein. Ein B2B-Portal ersetzt das ERP nicht; es arbeitet als Ebene, über die Ihre Händler und Kunden bestellen, mit Ihrem ERP zusammen. Buchhaltungs-, Rechnungs- und Lagerdaten werden weiterhin im ERP geführt.
Muss ich mein ERP wechseln, um ein B2B-Portal zu nutzen?
In der Regel nicht. Gibt es für Ihr ERP eine fertige Integration, wird das Portal direkt angebunden; andernfalls lässt sich eine Integration per API oder XML aufbauen.
Werden Bestellungen automatisch ins ERP übertragen?
Ja, sobald die Integration eingerichtet ist. Freigegebene Bestellungen werden automatisch ins ERP übertragen, und Bestands- und Kontoinformationen werden aus dem ERP im Portal aktualisiert. Häufigkeit und Umfang der Übertragung werden bei der Einrichtung festgelegt.
Brauchen wir trotzdem ein B2B-Portal, wenn unser ERP ein eigenes Händlermodul hat?
Das hängt davon ab, wie gut das Modul Ihre Anforderungen erfüllt. Wir empfehlen einen Vergleich in Bereichen wie händlerspezifische Preise, Aktionen, mobile Nutzung, Online-Inkasso und Außendienst.
