عندما يبدأ الحديث عن بوابة طلبات B2B، تُسمع الجملة نفسها في كثير من الاجتماعات: "لدينا نظام ERP أصلًا، وكل شيء موجود فيه". وهذه الجملة ليست خاطئة؛ فنظام ERP هو بالفعل قلب المخزون والفواتير والحسابات الجارية والمحاسبة. لكن ثمة جانبًا تغفل عنه هذه الجملة: فنظام ERP مصمم لإدارة داخل منشأتك، لا الباب الذي بينك وبين موزعك.
نضع في هذه المقالة، دون التقليل من شأن ERP، دوري النظامين جنبًا إلى جنب، ونشرح لماذا يجب النظر إليهما على أنهما متكاملان لا بديلان أحدهما عن الآخر.
ما الغرض من نظام ERP؟
يجمع نظام ERP (تخطيط موارد المؤسسة) العمليات الداخلية للمنشأة في قاعدة بيانات واحدة. فتُحفظ فيه حركات المخزون، والمشتريات، والإنتاج، والفوترة، والحسابات الجارية، والقيود المحاسبية. وعند استخدامه بشكل صحيح، يصبح ERP "المصدر الوحيد للحقيقة" في الشركة.
أما مستخدمو ERP فهم موظفوك: المحاسبة، والمشتريات، والمستودع، وعمليات المبيعات. وتُصمَّم الشاشات وفقًا لهؤلاء المستخدمين المتخصصين؛ فهي واجهات كثيفة ومفصّلة وتتطلب تدريبًا. وهذا ليس عيبًا؛ بل هو عمل ERP.
أين تبدأ المشكلة؟
لا يستطيع موزعك رؤية نظام ERP لديك. فعندما يريد معرفة سعره أو حالة المخزون أو رصيده، يتصل هاتفيًا أو يرسل بريدًا إلكترونيًا أو يكتب عبر WhatsApp. ويرسل طلبه بالطرق نفسها. ثم يقرأ أحد أعضاء فريقك هذا الطلب ويفسّره ويُدخله في ERP يدويًا.
أي أنه مهما كان نظام ERP قويًا، يبقى بين الموزع وERP "جسر بشري". وهذا الجسر يجلب معه المشكلات التالية:
- طلبات خاطئة بسبب رموز منتجات وكميات قُرئت بشكل خاطئ
- عملية تلقي طلبات محصورة في ساعات الدوام
- إنفاق فريق المبيعات وقته على إدخال الطلبات بدلًا من العملاء الجدد
- تقديم الموزع طلبه بناءً على قائمة أسعار أو معلومات مخزون غير محدّثة
- السؤال عن معلومات الرصيد وأجل السداد في كل مرة بشكل منفصل
هذه المشكلات ليست نتيجة نظام ERP، بل نتيجة الفجوة بين ERP والموزع. وبوابة B2B تملأ هذه الفجوة تحديدًا.
كم تكلفك هذه الفجوة؟
في معظم الشركات، لا يُلاحَظ المسار اليدوي بين ERP والموزع بحجة أننا "نعمل هكذا أصلًا". لكن يمكنك إظهار تكلفته ببضعة أسئلة بسيطة:
- كم ساعة يخصص فريق المبيعات أو العمليات لديك يوميًا لإدخال الطلبات الواردة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني في ERP؟
- كم طلبًا يُصحَّح أو يُرجَع شهريًا بسبب منتج خاطئ أو كمية خاطئة أو سعر قديم؟
- كم مرة في الأسبوع يتصل موزعوك للسؤال عن الرصيد وأجل السداد والمخزون؟
- ما مصير الطلبات التي يُراد تقديمها خارج ساعات الدوام أو في عطلة نهاية الأسبوع؟
الإجابات عن هذه الأسئلة هي تكلفة الطبقة اليدوية التي تقف أمام نظام ERP لديك، لا تكلفة ERP نفسه. وكلما كبرت هذه الطبقة، عاد كل موزع جديد على فريقك عبئًا إضافيًا. والهدف من بوابة B2B ألا يزداد هذا العبء مع نموك.
ويجب النظر أيضًا من جهة الموزع. فاليوم يستطيع كثير من الموزعين طلب المنتجات التي يشترونها من مورّديهم المختلفين من شاشاتهم الخاصة وفي أي وقت يشاؤون. فإذا كان الهاتف وملف قائمة الأسعار لا يزالان قائمين لديك، فقد تكون في نظر الموزع المورّد الأكثر إرهاقًا في التعامل.
الفرق في الأدوار بين ERP وبوابة B2B
أوضح ما يُظهر الفرق بين النظامين هو لمن صُمما ولأي غرض:
| الموضوع | ERP | بوابة طلبات B2B |
|---|---|---|
| المستخدم الأساسي | موظفو الشركة أنفسهم | الموزعون والعملاء وفريق المبيعات الميدانية |
| المهمة الرئيسية | تسجيل العمليات الداخلية وإدارتها | تلقي الطلبات من الخارج بدقة وسرعة |
| الواجهة | شاشات مفصّلة تتطلب تدريبًا | شاشات بسيطة يستطيع الموزع استخدامها دون تدريب |
| عرض الأسعار | بطاقات الأسعار والقوائم | لكل موزع سعره وخصمه الخاصان فقط |
| الوصول | داخل الشركة عادةً، لمستخدمين مرخّصين | عبر الويب والهاتف المحمول، على مدار الساعة |
| إدخال الطلبات | يدويًا من قبل الموظفين | مباشرة من قبل الموزع |
| تجربة الموزع | خارج النطاق | الحملات، وصور المنتجات، وعروض الأسعار، وتتبع الطلبات |
وكما يتضح من الجدول، لا يؤدي النظامان العمل نفسه. فنظام ERP "نظام تسجيل"، أما بوابة B2B فهي "نظام تفاعل".
وماذا لو فتحنا ERP أمام الموزعين؟
هذا هو البديل الأول الذي يخطر بالبال. لكنك تواجه عمليًا عدة عقبات. فتراخيص ERP تُسعَّر عادةً لكل مستخدم، وفتح حسابات مستخدمين لمئات الموزعين ليس مجديًا اقتصاديًا. كما أن الشاشات الموجهة للموزعين، مثل الأسعار الخاصة بكل موزع والسلة والحملات وصور المنتجات، ليست الغرض الأساسي من تصميم ERP. وهناك أيضًا البعد الأمني: ففتح باب نظامك الداخلي للخارج يصعّب إدارة الصلاحيات بشكل كبير.
قد تمتلك بعض أنظمة ERP وحدات خاصة بها للموزعين؛ وهي جديرة بالتقييم. ومع ذلك، يجب النظر بعناية في مدى تلبية هذه الوحدات لاحتياجاتك في مجالات مثل تجربة الموزع والاستخدام عبر الهاتف المحمول والتحصيل.
كيف يعمل النظامان معًا؟
في بنية مصممة بشكل صحيح، لا يحل ERP وبوابة B2B أحدهما محل الآخر، بل يغذي كل منهما الآخر. ويسير التدفق عادةً على النحو التالي:
- تُنقل معلومات المخزون والأسعار والحسابات الجارية تلقائيًا من ERP إلى البوابة.
- يدخل الموزع إلى البوابة، ويقدّم طلبه وهو يرى سعره الخاص والمخزون المحدّث.
- يُتحقَّق من الحد الائتماني وقواعد الاعتماد في البوابة.
- يصل الطلب المعتمد إلى ERP دون حاجة أحد إلى كتابته يدويًا.
- تُصدَر الفاتورة في ERP؛ وتنعكس معلومات الرصيد وأجل السداد مجددًا على البوابة.
ومن الممكن أيضًا إضافة مندوبي المبيعات الميدانيين لديك إلى هذا التدفق. فمندوب المبيعات في الميدان يُدخل الطلب أثناء زيارة العميل عبر التطبيق المحمول بمعلومات الأسعار والمخزون نفسها؛ ويصل الطلب إلى ERP عبر المسار نفسه. وبذلك، أيًّا كان من يُدخل الطلب، سواء الموزع نفسه أو المندوب الميداني أو فريق المبيعات في المركز، تتدفق البيانات من قناة واحدة وبالقواعد نفسها.
ومن الفوائد الأخرى للتكامل وضوح المسؤوليات. فالفريق الذي يحدّث الأسعار والمخزون في ERP لا يضطر إلى التفكير فيما إذا كان يجب إبلاغ الموزع بالتغيير بشكل منفصل؛ إذ تنعكس المعلومات على البوابة من تلقاء نفسها.
وفي هذه البنية، يظل نظام ERP لديك المصدر الوحيد للحقيقة. والشيء الوحيد الذي يتغير هو زوال "الجسر البشري" القائم بينهما. وإن كنت مهتمًا بالجانب التقني للتكامل، يمكنك الاطلاع على مقالتنا عن تكامل البرمجيات.
الخلاصة
قول "لدينا ERP" بداية صحيحة، لكنه نصف القصة. فنظام ERP ينظّم داخل منشأتك؛ أما بوابة B2B فتغيّر الطريقة التي يصل بها موزعك إليك. وعندما يعمل النظامان معًا، تصل البيانات الموثوقة في ERP إلى شاشة الموزع، ويعود طلب الموزع إلى ERP دون أخطاء. وللاطلاع على جميع الفوائد التي تقدمها بوابة B2B للموزع ولفريق المبيعات، يمكنك قراءة مقالتنا 10 مزايا لاستخدام منصة B2B.
يزامن Multistok B2B المخزون والأسعار والطلبات في الاتجاهين عبر أكثر من 40 تكاملًا جاهزًا مع أنظمة ERP، من بينها Logo وMikro وNetsis وNebim وSAP وMicrosoft Dynamics. وإن أردت فتح بوابة طلبات لموزعيك دون تغيير نظام ERP الحالي، يمكنك أن تطلب عرضًا تجريبيًا مجانيًا.
الأسئلة الشائعة
هل تحل بوابة B2B محل نظام ERP؟
لا. لا تحل بوابة B2B محل ERP؛ بل تعمل مع نظام ERP لديك بوصفها طبقة يقدّم من خلالها موزعوك وعملاؤك طلباتهم. وتستمر قيود المحاسبة والفواتير والمخزون في الحفظ داخل ERP.
هل يجب أن أغيّر نظام ERP لاستخدام بوابة B2B؟
عادةً لا. فإذا كان هناك تكامل جاهز لنظام ERP الذي تستخدمه، تتصل البوابة مباشرة؛ وإن لم يوجد، يمكن إنشاء التكامل عبر API أو XML.
هل تُنقل الطلبات تلقائيًا إلى ERP؟
نعم، عند إنشاء التكامل. إذ تُنقل الطلبات المعتمدة تلقائيًا إلى ERP، وتُحدَّث معلومات المخزون والحسابات الجارية من ERP إلى البوابة. ويُحدَّد تواتر النقل ونطاقه أثناء الإعداد.
إذا كان لنظام ERP لدينا وحدة خاصة بالموزعين، فهل سنظل بحاجة إلى بوابة B2B؟
يعتمد ذلك على مدى تلبية هذه الوحدة لاحتياجاتك. وننصحك بإجراء مقارنة في مجالات مثل الأسعار الخاصة بكل موزع، والحملات، والاستخدام عبر الهاتف المحمول، والتحصيل الإلكتروني، والمبيعات الميدانية.
