Cuando se empieza a hablar de un portal de pedidos B2B, en muchas reuniones se oye la misma frase: "Nosotros ya tenemos un ERP, ahí está todo". La frase no es falsa; el ERP es realmente el corazón del stock, la facturación, las cuentas corrientes y la contabilidad. Pero la frase pasa por alto algo: el ERP está diseñado para gestionar el interior de su empresa, no la puerta entre usted y su distribuidor.
En este artículo, sin restar valor al ERP, ponemos lado a lado las funciones de ambos sistemas y explicamos por qué deben verse como complementarios y no como sustitutos el uno del otro.
¿Para qué sirve el ERP?
El ERP (planificación de recursos empresariales) reúne los procesos internos de la empresa en una única base de datos. En él se registran los movimientos de stock, las compras, la producción, la facturación, las cuentas corrientes y los asientos contables. Bien utilizado, el ERP se convierte en la "única fuente de verdad" de la empresa.
Los usuarios del ERP son sus empleados: contabilidad, compras, almacén y operaciones de ventas. Las pantallas están diseñadas para estos usuarios expertos; son interfaces densas, detalladas y que requieren formación. No es un defecto: ese es el trabajo del ERP.
¿Dónde empieza el problema?
Su distribuidor no puede ver su ERP. Cuando quiere conocer su precio, el estado del stock o su saldo, llama por teléfono, envía un correo electrónico o escribe por WhatsApp. Y transmite su pedido por esas mismas vías. Después, alguien de su equipo lee el pedido, lo interpreta y lo introduce a mano en el ERP.
Es decir, por muy potente que sea el ERP, entre el distribuidor y el ERP sigue habiendo un "puente humano". Este puente trae consigo estos problemas:
- Pedidos erróneos por códigos de producto y cantidades mal leídos
- Un proceso de toma de pedidos limitado al horario de oficina
- Un equipo de ventas que dedica su tiempo a introducir pedidos en lugar de captar clientes nuevos
- Distribuidores que hacen pedidos con listas de precios o información de stock desactualizadas
- La información de saldo y plazos de pago hay que preguntarla aparte cada vez
Estos problemas no son culpa del ERP, sino del vacío que hay entre el ERP y el distribuidor. El portal B2B llena exactamente ese vacío.
¿Cuánto le cuesta este vacío?
En la mayoría de las empresas, el proceso manual entre el ERP y el distribuidor pasa desapercibido con un "siempre hemos trabajado así". Sin embargo, puede hacer visible su costo con unas pocas preguntas sencillas:
- ¿Cuántas horas al día dedica su equipo de ventas u operaciones a introducir en el ERP los pedidos que llegan por teléfono o correo electrónico?
- ¿Cuántos pedidos al mes se corrigen o se devuelven por un producto equivocado, una cantidad errónea o un precio antiguo?
- ¿Cuántas veces a la semana llaman sus distribuidores para consultar saldos, plazos de pago y stock?
- ¿Qué pasa con los pedidos que se quieren hacer fuera del horario de oficina o en fin de semana?
Las respuestas a estas preguntas reflejan el costo, no de su ERP, sino de la capa manual que hay delante de él. A medida que esta capa crece, cada nuevo distribuidor se traduce en carga de trabajo adicional para su equipo. Lo que se busca con el portal B2B es que esta carga no aumente a medida que usted crece.
También hay que mirarlo desde el lado del distribuidor. Hoy en día, muchos distribuidores pueden pedir desde su propia pantalla, a la hora que quieran, los productos que compran a otros proveedores. Si por su parte siguen existiendo el teléfono y el archivo de la lista de precios, a ojos del distribuidor usted puede ser el proveedor con el que resulta más engorroso trabajar.
La diferencia de funciones entre el ERP y el portal B2B
Lo que mejor muestra la diferencia entre ambos sistemas es para quién y con qué fin se diseñaron:
| Aspecto | ERP | Portal de pedidos B2B |
|---|---|---|
| Usuario principal | Los propios empleados de la empresa | Distribuidores, clientes y equipo de ventas de campo |
| Función principal | Registrar y gestionar los procesos internos | Recibir pedidos desde fuera, de forma correcta y rápida |
| Interfaz | Pantallas detalladas que requieren formación | Pantallas sencillas que el distribuidor puede usar sin formación |
| Presentación de precios | Fichas de precios y listas | Cada distribuidor ve solo su propio precio y descuento |
| Acceso | Normalmente interno, usuarios con licencia | Desde la web y el móvil, 24/7 |
| Introducción de pedidos | Manual, por parte del personal | Directa, por parte del distribuidor |
| Experiencia del distribuidor | Fuera de su alcance | Campañas, imágenes de producto, presupuestos, seguimiento de pedidos |
Como se ve en la tabla, ambos sistemas no hacen el mismo trabajo. El ERP es un "sistema de registro"; el portal B2B, un "sistema de interacción".
¿Y si damos acceso al ERP a los distribuidores?
Es la primera alternativa que viene a la mente. Pero en la práctica se encuentran varios obstáculos. Las licencias de ERP suelen cobrarse por usuario, y abrir usuarios a cientos de distribuidores no resulta rentable. Las pantallas orientadas al distribuidor, como los precios específicos, el carrito, las campañas y las imágenes de producto, no son el objetivo de diseño del ERP. Y está también la cuestión de la seguridad: abrir hacia fuera la puerta de su sistema interno complica seriamente la gestión de permisos.
Algunos ERP pueden tener sus propios módulos para distribuidores; vale la pena evaluarlos. Aun así, conviene comprobar con atención si estos módulos cubren sus necesidades en aspectos como la experiencia del distribuidor, el uso móvil y los cobros.
¿Cómo trabajan juntos ambos sistemas?
En una estructura bien planteada, el ERP y el portal B2B no se sustituyen, sino que se alimentan mutuamente. El flujo suele ser este:
- La información de stock, precios y cuentas corrientes se transfiere automáticamente del ERP al portal.
- El distribuidor entra en el portal y hace su pedido viendo su propio precio y el stock actualizado.
- El límite de crédito y las reglas de aprobación se comprueban en el portal.
- El pedido aprobado llega al ERP sin que nadie tenga que escribirlo a mano.
- La factura se emite en el ERP, y la información de saldo y plazos de pago vuelve a reflejarse en el portal.
También es posible incorporar a este flujo a sus representantes de ventas de campo. El representante introduce el pedido durante la visita al cliente desde la aplicación móvil, con la misma información de precios y stock; el pedido llega al ERP por la misma vía. Así, introduzca el pedido quien lo introduzca, el propio distribuidor, el representante de campo o el equipo de ventas central, los datos fluyen por un único canal y con las mismas reglas.
Otra ventaja de la integración es que las responsabilidades quedan claras. El equipo que actualiza los precios y el stock en el ERP no tiene que pensar si debe avisar aparte al distribuidor del cambio; la información se refleja sola en el portal.
En esta estructura, su ERP sigue siendo la única fuente de verdad. Lo único que cambia es que desaparece el "puente humano" intermedio. Si le interesa el lado técnico de la integración, puede consultar nuestro artículo sobre integración de software.
Conclusión
Decir "tenemos un ERP" es un buen punto de partida, pero es solo la mitad de la historia. El ERP ordena el interior de su empresa; el portal B2B cambia la forma en que su distribuidor llega a usted. Cuando ambos trabajan juntos, los datos fiables del ERP llegan a la pantalla del distribuidor y el pedido del distribuidor vuelve sin errores al ERP. Para conocer todas las ventajas que el portal B2B aporta al distribuidor y al equipo de ventas, puede consultar nuestro artículo 10 ventajas de usar una plataforma B2B.
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Preguntas frecuentes
¿El portal B2B sustituye al ERP?
No. El portal B2B no sustituye al ERP; funciona junto con su ERP como la capa desde la que sus distribuidores y clientes hacen sus pedidos. Los registros de contabilidad, facturación y stock siguen llevándose en el ERP.
¿Tengo que cambiar de ERP para usar un portal B2B?
Normalmente no. Si existe una integración lista para su ERP, el portal se conecta directamente; si no, la integración puede hacerse mediante API o XML.
¿Los pedidos se transfieren automáticamente al ERP?
Sí, una vez establecida la integración. Los pedidos aprobados se transfieren automáticamente al ERP, y la información de stock y cuentas corrientes se actualiza del ERP al portal. La frecuencia y el alcance de la transferencia se definen durante la implantación.
Si nuestro ERP tiene su propio módulo para distribuidores, ¿seguimos necesitando un portal B2B?
Depende de hasta qué punto el módulo cubra sus necesidades. Le recomendamos hacer una comparación en aspectos como los precios por distribuidor, las campañas, el uso móvil, el cobro en línea y la venta de campo.
