Bei der Händlerleistung schauen die meisten Unternehmen nur auf den Umsatz. Doch zwei Händler können denselben Jahresumsatz auf sehr unterschiedliche Weise erzielen: Der eine kauft viermal im Jahr in großen Mengen, der andere bestellt jede Woche in kleinen Mengen. Bestandsrisiko, Cashflow, Ihr operativer Aufwand und die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels zum Wettbewerber unterscheiden sich bei diesen beiden Händlern grundlegend.
Die Bestellhäufigkeit pro Händler ist die einfachste Kennzahl, die diesen Unterschied sichtbar macht. In diesem Beitrag behandeln wir, wie Sie die Häufigkeit messen, wie sich der Umstieg auf eine B2B-Bestellsoftware auf diese Kennzahl auswirkt und unter welchen Bedingungen häufige Bestellungen eine Chance und wann eine Belastung sind.
Warum ist die Bestellhäufigkeit eine wichtige Kennzahl?
Die Bestellhäufigkeit zeigt, wie oft ein Händler in einem bestimmten Zeitraum bei Ihnen bestellt. Für sich genommen ist sie eine einfache Zahl, sagt aber viel über den Zustand der Händlerbeziehung aus:
- Bindung: Ein Händler, der regelmäßig bestellt, sieht Sie als Hauptlieferanten. Werden die Abstände länger, ist das oft das erste Anzeichen dafür, dass ein Teil der Einkäufe woandershin wandert.
- Bestandsgleichgewicht: Ein Händler, der häufig und in kleinen Mengen kauft, hat weniger totes Kapital im Regal und tut sich mit Zahlungen leichter.
- Nachfragetransparenz: Je häufiger Bestellungen eingehen, desto früher erkennen Sie die tatsächliche Nachfrage im Markt.
- Frühwarnung: Wenn ein Händler, der normalerweise alle zwei Wochen bestellt, seit einem Monat schweigt, haben Sie die Chance einzugreifen, bevor der Umsatz sinkt.
Wie wird die Bestellhäufigkeit berechnet?
Die einfachste Methode besteht darin, die Zahl der Bestellungen eines Händlers in einem bestimmten Zeitraum ins Verhältnis zur Länge des Zeitraums zu setzen. Ein Händler mit 9 Bestellungen in den letzten 90 Tagen hat beispielsweise einen durchschnittlichen Bestellabstand von 10 Tagen. Wer nicht monatlich, sondern mit einem Fenster von mindestens drei Monaten rechnet, verhindert, dass Urlaubs- und Saisonschwankungen das Ergebnis verzerren.
Achten Sie bei der Berechnung auf zwei Punkte. Erstens ergibt sich ein realistischeres Bild, wenn Sie Bestellungen, die am selben Tag in mehreren Teilen erfasst werden, als eine Bestellung zählen. Zweitens sollten Sie stornierte und retournierte Bestellungen herausrechnen. Wichtig ist auch, Ihre Händler nicht mit einem einzigen Durchschnitt, sondern mit ihrer eigenen Historie zu vergleichen – denn ein Eisenwarenhändler und ein Projektunternehmen haben ohnehin einen unterschiedlichen natürlichen Bestellrhythmus.
Wie wirkt sich das klassische Bestellverfahren auf die Häufigkeit aus?
In Strukturen, die mit Telefon, E-Mail und WhatsApp arbeiten, ist eine Bestellung für den Händler mit Aufwand verbunden. Er muss den Vertriebsmitarbeiter erreichen, nach aktuellem Preis und Bestand fragen und die Artikelnummern einzeln aufschreiben. Dieser Aufwand drängt den Händler zu zwei Verhaltensweisen:
- Sammeln und groß bestellen: Um sich den Aufwand zu sparen, kauft der Händler auf einmal mehr, als er braucht; Bestands- und Zahlungszielbelastung steigen.
- Auf den Außendienstmitarbeiter warten: Die Bestellhäufigkeit hängt faktisch vom Besuchskalender des Außendienstes ab. Bedarf, der zwischendurch entsteht, wird entweder aufgeschoben oder beim Wettbewerber in der Nähe gedeckt.
Eine niedrige Bestellhäufigkeit bedeutet also nicht immer eine geringe Nachfrage; oft liegt sie an der umständlichen Bestellung. Da sich die Bestellungen in diesem System zudem auf verschiedene Kanäle verteilen, ist es schon schwierig zu messen, welcher Händler wie oft bestellt; die Daten bleiben in Nachrichtenverläufen und den Notizen der Mitarbeiter hängen.
Was verändert B2B-Software?
Da ein Händlerportal den Aufwand beim Bestellen beseitigt, verändert es auch das Bestellverhalten. Der Händler sieht zu jeder Tageszeit seinen aktuellen Preis und den Bestand, kann frühere Bestellungen wiederholen und Produkte per Excel als Sammelimport hochladen. Die häufig zu beobachtende Folge: Bestellungen werden kleiner, aber häufiger.
| Thema | Bestellung per Telefon / WhatsApp | Bestellung über das B2B-Portal |
|---|---|---|
| Bestellzeitpunkt | Geschäftszeiten, Verfügbarkeit des Mitarbeiters | Rund um die Uhr, sobald Bedarf entsteht |
| Preis- und Bestandsinformationen | Werden erfragt und abgewartet, sind manchmal veraltet | Händlerspezifischer Preis und aktueller Bestand auf dem Bildschirm |
| Nachbestellung | Produkte werden erneut aufgeschrieben | Frühere Bestellung wird mit wenigen Klicks wiederholt |
| Händlerverhalten | Sammeln und große Einkäufe | Häufigere, kleinere Einkäufe nach Bedarf |
| Ihre Transparenz | Verstreute Nachrichten, manuell erstellte Berichte | Jede Bestellung erfasst und pro Händler auswertbar |
Ein wichtiger Nebeneffekt dieser Veränderung betrifft die Zeit des Vertriebsteams. Gehen routinemäßige Nachbestellungen über das Portal ein, haben die Mitarbeiter Zeit, statt Bestellungen aufzunehmen neue Produkte vorzustellen und sich um Händler zu kümmern, die still geworden sind.
Haben häufige Bestellungen einen Preis?
Ja. Steigt die Zahl der Bestellungen, während der durchschnittliche Bestellwert sinkt, wächst der Aufwand in Lager und Versand. Vergessen Sie nicht, dass jede Bestellung Kosten für Kommissionierung, Verpackung, Belege und Versand verursacht.
Wenn Sie die Bestellhäufigkeit steigern wollen, sollten Sie deshalb zwei Gleichgewichte gemeinsam herstellen:
- Versand- und Lieferplan: Wer bestimmte Regionen an festen Wochentagen beliefert, bündelt häufige Bestellungen in einer Lieferung.
- Schwellenregeln: Regeln wie eine Versandkostenschwelle oder ein Mindestbestellwert verhindern, dass Bestellungen so klein werden, dass sie Verlust bringen.
- Automatisierung: Je mehr Freigabe-, Rechnungs- und Versandschritte automatisiert werden, desto stärker sinken die Kosten pro Bestellung.
Welche Kennzahlen sollten Sie gemeinsam beobachten?
Für sich allein kann die Bestellhäufigkeit irreführend sein. Aussagekräftig wird sie im Zusammenspiel mit diesen Kennzahlen:
- Durchschnittlicher Bestellwert: Wie stark sinkt der Wert, während die Häufigkeit steigt?
- Bestellabstand: Wie viele Tage vergehen im Schnitt zwischen zwei Bestellungen eines Händlers, und wird dieser Abstand länger?
- Zeit seit der letzten Bestellung: Phasen der Stille, die den normalen Abstand des Händlers überschreiten, sind ein Frühwarnsignal.
- Sortimentsbreite im Warenkorb: Welchen Anteil Ihres Sortiments kauft der Händler? Eine geringe Vielfalt kann darauf hindeuten, dass andere Produkte woanders gekauft werden.
- Kanalverteilung: Welcher Anteil der Bestellungen kommt über das Portal, welcher über den Außendienst oder das Telefon?
Bestellhäufigkeit mit Multistok B2B steuern
In Multistok B2B bestellen Ihre Händler mit ihrer individuellen Preisliste und sehen die mit Ihrem ERP synchronisierten Bestände; Sammelbestellungen können sie per Excel hochladen. Ihr Außendienstteam kann mit der offline nutzbaren App für Außendienstmitarbeiter auch während des Besuchs Bestellungen erfassen; so laufen die Bestellungen aus allen Kanälen an einem Ort zusammen. Welche Rolle der Außendienst in dieser Struktur spielt, haben wir in unserem Beitrag über Außendienstmitarbeiter und Außendienstvertrieb beschrieben.
Mit den Reporting- und Händlerleistungs-Bildschirmen verfolgen Sie pro Händler die Anzahl der Bestellungen, den Bestellwert und die Zielerreichung. KI-gestützte Produktempfehlungen und Nachfrageprognosen helfen zudem, den Warenkorb des Händlers breiter aufzustellen und Ihre Bestandsplanung am Bestellrhythmus auszurichten. Wenn Sie wissen möchten, warum Bestandsdaten in Echtzeit vorliegen sollten, lesen Sie unseren Beitrag Was passiert, wenn Bestandsdaten nicht in Echtzeit aktualisiert werden?.
Fazit
Die Bestellhäufigkeit pro Händler hilft Ihnen, Bindungs- und Risikosignale früh zu erkennen, die Umsatzzahlen nicht zeigen. Weil ein B2B-Portal das Bestellen erleichtert, bewegt es Händler in der Regel dazu, häufiger und bedarfsgerechter zu bestellen. Damit sich diese Veränderung in Gewinn umsetzt, muss die Häufigkeit gemeinsam mit dem durchschnittlichen Bestellwert und der Versandplanung gesteuert werden.
Um zu sehen, wie Sie den Bestellrhythmus Ihrer Händler auf einem Bildschirm verfolgen können, können Sie eine kostenlose Demo anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die ideale Bestellhäufigkeit?
Sie hängt von der Branche, der Umschlagsgeschwindigkeit des Produkts und der Größe des Händlers ab. Statt einer universellen Zahl liefert es bessere Ergebnisse, für jeden Händler einen eigenen Normalabstand festzulegen und Abweichungen davon zu beobachten.
Steigen meine Betriebskosten, wenn die Bestellhäufigkeit zunimmt?
Ja, wenn der manuelle Aufwand pro Bestellung nicht sinkt. Die Automatisierung von Freigabe-, Rechnungs- und Versandschritten sowie Regeln wie eine Versandkostenschwelle gleichen diesen Anstieg aus.
Wie erkenne ich Händler, die still werden?
Vergleichen Sie die Zeit seit der letzten Bestellung mit dem durchschnittlichen Bestellabstand des Händlers. Händler, die deutlich über ihrem Normalwert liegen, sollten auf die Prioritäten-Anrufliste des Vertriebsteams.
Nutzen auch Händler, die mit dem Außendienst arbeiten, das Portal?
Ja, das können sie. Während Besuche des Außendienstes die Beziehung pflegen und neue Produkte vorstellen, wird der routinemäßige Bedarf dazwischen über das Portal gedeckt. Die beiden Kanäle sind keine Konkurrenten, sondern ergänzen sich.
