عند الحديث عن أداء الموزعين، تنظر معظم الشركات إلى حجم المبيعات فقط. لكن موزّعَين اثنين قد يحققان حجم المبيعات السنوي نفسه بطرق مختلفة تمامًا: أحدهما يشتري بكميات كبيرة أربع مرات في السنة، والآخر يقدّم طلبات صغيرة كل أسبوع. ومخاطر المخزون والتدفق النقدي وعبء العمليات عليك واحتمال الانتقال إلى منافس تختلف تمامًا بين هذين الموزّعَين.
ومعدل تكرار الطلبات لكل موزّع هو أبسط مؤشر يجعل هذا الفرق مرئيًا. نتناول في هذا المقال كيفية قياس هذا المعدل، وكيف يؤثر الانتقال إلى برنامج طلبات B2B في هذا المؤشر، ومتى تكون الطلبات المتكررة فرصة ومتى تكون عبئًا.
لماذا يُعد معدل تكرار الطلبات مؤشرًا مهمًا؟
يبيّن معدل تكرار الطلبات عدد المرات التي يطلب فيها الموزّع منك خلال فترة معينة. وهو بمفرده رقم بسيط، لكنه يقول الكثير عن صحة العلاقة مع الموزّع:
- الولاء: الموزّع الذي يطلب بانتظام يراك مورّده الرئيسي. وطول الفترات بين الطلبات كثيرًا ما يكون أول إشارة إلى أن جزءًا من المشتريات انتقل إلى مكان آخر.
- توازن المخزون: الموزّع الذي يشتري بكميات صغيرة ومتكررة يحتفظ على رفوفه بمخزون راكد أقل، ويواجه صعوبة أقل في السداد.
- وضوح الطلب: كلما وصلت الطلبات بتكرار أكبر، رأيت الطلب الحقيقي في السوق في وقت أبكر.
- الإنذار المبكر: صمت موزّع يطلب عادةً كل أسبوعين لمدة شهر يمنحك فرصة للتدخل قبل أن تنخفض المبيعات.
كيف يُحسب معدل تكرار الطلبات؟
أبسط طريقة هي قسمة عدد طلبات الموزّع في فترة معينة على طول تلك الفترة. فعلى سبيل المثال، الموزّع الذي قدّم 9 طلبات في آخر 90 يومًا يكون متوسط الفاصل بين طلباته 10 أيام. وإجراء الحساب على نافذة لا تقل عن ثلاثة أشهر بدلًا من شهر واحد يمنع تقلبات العطلات والمواسم من إفساد النتيجة.
وانتبه إلى نقطتين عند الحساب. الأولى أن احتساب الطلبات المُدخلة على دفعات في اليوم نفسه كطلب واحد يعطي صورة أكثر واقعية. والثانية أنه يجب استبعاد الطلبات الملغاة والمرتجعة من الحساب. ومن المهم أيضًا مقارنة موزعيك بسجلهم الخاص لا بمتوسط واحد؛ لأن إيقاع الطلب الطبيعي لموزّع أدوات معدنية يختلف أصلًا عن إيقاع شركة مشاريع.
كيف يؤثر نظام الطلب التقليدي في معدل التكرار؟
في الأنظمة التي تعمل بالهاتف والبريد الإلكتروني وWhatsApp، يمثل تقديم الطلب عناءً للموزّع. فعليه الوصول إلى مندوب المبيعات، والسؤال عن السعر والمخزون الحاليين، وكتابة رموز المنتجات واحدًا تلو الآخر. وهذا العناء يدفع الموزّع إلى سلوكين:
- التجميع ثم الطلب بكميات كبيرة: يشتري الموزّع أكثر من حاجته دفعة واحدة تجنبًا للعناء؛ فيزداد عبء المخزون وأجل السداد.
- انتظار قدوم مندوب المبيعات الميداني: يرتبط معدل تكرار الطلبات فعليًا بجدول الزيارات الميدانية. والحاجة التي تنشأ في الفترة الفاصلة إما تُؤجَّل أو تُلبّى من منافس قريب.
أي أن انخفاض معدل تكرار الطلبات لا يعني دائمًا انخفاض الطلب؛ بل ينبع في الغالب من صعوبة تقديم الطلب. وفضلًا عن ذلك، فلأن الطلبات في هذا النظام تتوزع على قنوات مختلفة، يصعب حتى قياس عدد مرات طلب كل موزّع؛ إذ تبقى البيانات في سجلات الرسائل وملاحظات المندوبين.
ماذا يغيّر برنامج B2B؟
لأن بوابة الموزعين تزيل عناء تقديم الطلب، فإنها تغيّر عادات الطلب أيضًا. فالموزّع يرى سعره الحالي والمخزون في أي ساعة من اليوم، ويستطيع تكرار طلبه السابق، ورفع المنتجات جماعيًا من Excel. والنتيجة الشائعة لذلك أن تصبح الطلبات أصغر لكن أكثر تكرارًا.
| الموضوع | الطلب عبر الهاتف / WhatsApp | الطلب عبر بوابة B2B |
|---|---|---|
| وقت الطلب | ساعات العمل، وتوفر المندوب | على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، لحظة نشوء الحاجة |
| معلومات السعر والمخزون | يُسأل عنها ويُنتظر، وأحيانًا تكون قديمة | سعر خاص بالموزّع ومخزون محدّث على الشاشة |
| إعادة الطلب | تُكتب المنتجات من جديد | يُكرَّر الطلب السابق ببضع نقرات |
| سلوك الموزّع | التجميع والشراء بكميات كبيرة | شراء أكثر تكرارًا وأصغر حسب الحاجة |
| مدى رؤيتك | رسائل متفرقة وتقارير تُجمع يدويًا | كل طلب مسجّل ويمكن إعداد تقارير عنه لكل موزّع |
ومن الآثار الجانبية المهمة لهذا التغيير وقت فريق المبيعات. فعندما تصل طلبات إعادة الشراء الروتينية عبر البوابة، يخصص المندوبون وقتهم للتعريف بالمنتجات الجديدة والاهتمام بالموزعين الذين خفت نشاطهم بدلًا من كتابة الطلبات.
هل للطلبات المتكررة ثمن؟
نعم. فإذا ازداد عدد الطلبات بينما انخفض متوسط قيمة الطلب، يزداد عبء العمل في جانب المستودع والشحن. ويجب ألا ننسى أن لكل طلب تكلفة تجميع وتغليف ومستندات وشحن.
ولهذا، عند السعي إلى زيادة معدل تكرار الطلبات، يجب أن تحقق التوازن في الجوانب التالية معًا:
- خطة الشحن والإرسال: الشحن إلى مناطق معينة في أيام محددة من الأسبوع يجمع الطلبات المتكررة في دفعة واحدة.
- قواعد الحد الأدنى: قواعد مثل حد الشحن أو الحد الأدنى لقيمة الطلب تمنع تقلص الطلبات إلى حد يسبب الخسارة.
- الأتمتة: كلما أُتمتت خطوات الموافقة والفوترة والشحن، انخفضت تكلفة الطلب الواحد.
ما المؤشرات التي يجب متابعتها معًا؟
قد يكون معدل تكرار الطلبات مضللًا بمفرده. لكنه يكتسب معناه عند قراءته مع المؤشرات التالية:
- متوسط قيمة الطلب: بكم تنخفض القيمة بينما يزداد التكرار؟
- الفاصل بين الطلبات: كم يومًا يمر في المتوسط بين طلبين للموزّع، وهل تطول هذه المدة؟
- المدة منذ آخر طلب: فترات الصمت التي تتجاوز الفاصل المعتاد للموزّع إنذار مبكر.
- تنوع السلة: كم يشتري الموزّع من تشكيلة منتجاتك؟ فقلة التنوع قد تدل على أن المنتجات الأخرى تُشترى من مكان آخر.
- توزيع القنوات: ما نسبة الطلبات الواردة عبر البوابة، وما نسبة الواردة عبر مندوب المبيعات الميداني أو الهاتف؟
إدارة معدل تكرار الطلبات مع Multistok B2B
في Multistok B2B يقدّم موزعوك طلباتهم بقوائم أسعار خاصة بهم، مع رؤية معلومات المخزون المتزامنة مع ERP لديك؛ ويمكنهم رفع الطلبات جماعيًا عبر Excel. كما يستطيع فريقك الميداني إدخال الطلبات أثناء الزيارة عبر تطبيق مندوب المبيعات الميداني الذي يعمل دون اتصال؛ وهكذا تتجمع الطلبات الواردة من جميع القنوات في مكان واحد. وقد شرحنا مكانة المبيعات الميدانية في هذا الهيكل في مقالنا عن مندوب المبيعات الميداني والمبيعات الميدانية.
وتتيح لك شاشات التقارير وأداء الموزعين متابعة عدد الطلبات وقيمتها ومدى تحقيق الأهداف لكل موزّع. أما توصيات المنتجات والتنبؤ بالطلب المدعومان بالذكاء الاصطناعي فيساعدان على تنويع سلة الموزّع ووضع خطة المخزون وفق إيقاع الطلبات. وإذا كنت ترغب في معرفة سبب ضرورة أن تكون معلومات المخزون لحظية، يمكنك الاطلاع على مقالنا ماذا يحدث إذا لم تُحدَّث معلومات المخزون لحظيًا؟.
الخلاصة
يتيح لك معدل تكرار الطلبات لكل موزّع التقاط إشارات الولاء والمخاطر التي لا تظهرها أرقام المبيعات في وقت مبكر. ولأن بوابة B2B تسهّل تقديم الطلبات، فإنها توجّه الموزعين عادةً إلى الطلب بتكرار أكبر وحسب الحاجة. ولكي يتحول هذا التغيير إلى ربح، يجب إدارة معدل التكرار مع متوسط قيمة الطلب وخطة الشحن معًا.
ولترى كيف يمكنك متابعة إيقاع طلبات موزعيك على شاشة واحدة، يمكنك طلب عرض تجريبي مجاني.
الأسئلة الشائعة
ما هو معدل تكرار الطلبات المثالي؟
يختلف حسب القطاع وسرعة دوران المنتج وحجم الموزّع. وبدلًا من رقم عام، فإن تحديد الفاصل المعتاد لكل موزّع ومتابعة الانحرافات عنه يعطي نتائج أدق.
إذا ارتفع معدل تكرار الطلبات، فهل ترتفع تكلفة عملياتي أيضًا؟
نعم، إذا لم يقل العمل اليدوي لكل طلب. فأتمتة خطوات الموافقة والفوترة والشحن، وقواعد مثل حد الشحن، توازن هذه الزيادة.
كيف ألاحظ الموزعين الذين خفت نشاطهم؟
قارن المدة منذ آخر طلب بمتوسط الفاصل بين طلبات الموزّع. فالموزعون الذين تتجاوز مدتهم المعدل الطبيعي بوضوح يجب أن يدخلوا قائمة الاتصال ذات الأولوية لدى فريق المبيعات.
هل يستخدم الموزعون الذين يعملون مع مندوب المبيعات الميداني البوابة أيضًا؟
يمكنهم ذلك. فبينما تحافظ زيارات مندوب المبيعات الميداني على العلاقة والتعريف بالمنتجات الجديدة، تُلبّى الاحتياجات الروتينية التي تنشأ بينها عبر البوابة. فالقناتان ليستا متنافستين، بل متكاملتان.
