Una de las preguntas que más hacen las empresas que buscan un software B2B es: "¿Cuándo estará funcionando este sistema?". Un proveedor puede decir "en unos días" y otro, "como mínimo tres meses". Puede que ninguno de los dos mienta, porque el tiempo de implantación no lo determina tanto el software como su propia estructura y el alcance del proyecto.
En este artículo explicamos los factores que alargan y acortan el tiempo de implantación, cómo es un calendario realista y qué puede hacer antes de la implantación para acelerar el proceso.
¿Qué abarca exactamente la "implantación"?
Cuando se habla de implantación, la mayoría piensa en instalar el software en un servidor. En un sistema en la nube (SaaS), esa parte ya es muy breve. Lo que realmente lleva tiempo es configurar el sistema según su negocio:
- Trasladar al sistema los productos, las categorías, las imágenes y las unidades
- Definir los grupos de distribuidores, las listas de precios y las reglas de descuento
- Establecer la integración de stock, precios, cuenta corriente y pedidos con el ERP o el programa de contabilidad
- Configurar los roles de usuario, los flujos de aprobación y las notificaciones
- Pruebas, formación y puesta en marcha con los primeros distribuidores
Cada uno de estos pasos puede durar unas horas o varias semanas. Lo que marca la diferencia son los factores siguientes.
5 factores que determinan el tiempo de implantación
1. El alcance de la integración con el ERP
Es el factor que más influye en el plazo. Si existe una integración predefinida para su ERP, el trabajo se reduce a la correspondencia de datos y las pruebas. Si no la hay, o si su ERP está muy personalizado, emparejar los campos uno a uno y probar los escenarios especiales lleva tiempo.
2. El estado de los datos de producto
Si los códigos de producto, los nombres, las unidades y las imágenes están ordenados, la importación es rápida. En las empresas donde el mismo producto está registrado con nombres distintos, las imágenes están repartidas en carpetas o la información técnica solo figura en los catálogos, aquí es donde se producen las mayores esperas. Este trabajo recae más en su equipo que en la empresa de software.
3. La complejidad de la estructura de precios y descuentos
El plazo de implantación de una empresa que trabaja con una sola lista de precios y unos pocos grupos de distribuidores no es el mismo que el de otra que aplica precios específicos y descuentos escalonados a cientos de clientes. Que las reglas no estén por escrito, la situación de "eso lo sabe el señor Ahmet", es lo que más alarga el plazo.
4. El alojamiento y las necesidades especiales
Entre una implantación estándar en la nube y otra que requiere servidor dedicado, dominio propio o diseño a medida hay una diferencia natural de plazo. La infraestructura adicional y los ajustes de seguridad requieren tiempo extra.
5. La velocidad de toma de decisiones
A menudo se pasa por alto: cuantas más personas tienen voz en el proyecto y más se retrasan las aprobaciones, más se alarga el calendario. Un trabajo que técnicamente lleva dos semanas puede extenderse a dos meses por culpa de las aprobaciones internas.
Plazos realistas según el tipo de proyecto
La siguiente tabla ofrece una idea general para proyectos de distinto alcance. El plazo exacto siempre se concreta después del análisis previo.
| Tipo de proyecto | Alcance típico | Factor determinante |
|---|---|---|
| Inicio rápido | Implantación estándar en la nube, datos de producto ordenados, estructura de precios sencilla | Que los datos estén listos |
| Proyecto mediano | Integración predefinida con el ERP, grupos de distribuidores, reglas de descuento | Pruebas de integración |
| Proyecto amplio | Servidor dedicado, ERP personalizado, aprobaciones de varios niveles, multialmacén | Análisis y pruebas de escenarios |
| Desarrollo a medida desde cero | Cada módulo se programa de nuevo | Proceso de desarrollo de software (normalmente meses) |
En Multistok B2B, la implantación de los planes Inicial y Crecimiento suele durar 3-5 días laborables. En el plan Profesional y superiores, que incluyen servidor dedicado e integración con el ERP, el proceso se completa en unas 2-3 semanas. Los plazos de varios meses se dan sobre todo en proyectos de desarrollo de software desde cero o cuando los datos no están listos.
Lo que puede hacer para acelerar la implantación
Una parte importante del calendario está en sus manos. Si completa estos pasos antes de que empiece la implantación, el proceso se acorta notablemente:
- Depure su lista de productos. Haga coherentes los campos de código, nombre, unidad y categoría en un único archivo de Excel.
- Ponga por escrito las reglas de precios. Reúna en un solo documento qué descuento recibe cada grupo de distribuidores.
- Designe un único responsable del proyecto. Que esté clara la persona que responde a las preguntas y toma las decisiones evita semanas de espera.
- Prepare la parte del ERP. Aclare de antemano quién gestiona su ERP, los datos de acceso y sus campos personalizados.
- Elija distribuidores piloto. Empezar la puesta en marcha con algunos distribuidores de confianza agiliza las pruebas y aporta comentarios.
Encontrará más detalles sobre estos preparativos en nuestro artículo lo que debe saber antes de implantar un sistema B2B, y sobre lo que viene después de la puesta en marcha en primeros pasos en la implantación de software.
¿Cómo avanza un calendario de implantación típico?
Tanto si dura unos días como varias semanas, una implantación sólida suele pasar por las mismas fases. Conocer su orden le permite ver de antemano qué se espera de usted en cada momento.
Análisis y planificación
En el primer paso se analizan su flujo de trabajo, la estructura de su red de distribuidores, sus reglas de precios y su entorno ERP. Aquí se decide qué módulos se abrirán en la primera fase y cuáles se dejarán para más adelante. Un buen análisis evita sorpresas en las fases siguientes.
Migración de datos y configuración
Se trasladan al sistema los productos, las categorías, los distribuidores y las listas de precios, y se configuran los flujos de aprobación, los roles de usuario y las notificaciones. En las empresas que tienen los datos listos, esta fase se completa rápidamente.
Integración y pruebas
Se establece la conexión con el ERP y se prueban de principio a fin, con pedidos de ejemplo, los flujos de stock, precios y cuenta corriente. Durante las pruebas no solo hay que preguntar "¿funciona?", sino también "¿funciona bien en nuestros casos especiales?", como devoluciones, envíos parciales o distintas divisas.
Formación y puesta en marcha
Su propio equipo y los distribuidores piloto reciben una breve formación y el sistema se abre de forma controlada. Con los comentarios de las primeras semanas se afinan los ajustes y, después, se invita por etapas al resto de los distribuidores.
¿Implantación rápida significa implantación incompleta?
Es una preocupación legítima: ¿un sistema que se pone en marcha en unos días cubre realmente sus necesidades? La respuesta depende de cómo se planifique la implantación. En un sistema basado en módulos predefinidos, el flujo básico de pedidos, precios y stock empieza a funcionar en poco tiempo. Los módulos adicionales se activan por etapas según las necesidades.
Una implantación larga tampoco significa siempre un resultado de más calidad. En los proyectos que duran meses, las necesidades pueden cambiar, la motivación del equipo puede decaer y los distribuidores siguen con sus viejos hábitos mientras esperan el nuevo sistema. Para la mayoría de las empresas, el camino más sensato es empezar rápido con los procesos esenciales y mejorar el sistema a medida que se usa.
Conclusión
La respuesta a la pregunta "¿3 días o 3 meses?" depende de su integración con el ERP, del orden de sus datos de producto, de la complejidad de su estructura de precios y de su velocidad de decisión. En los sistemas basados en integraciones predefinidas y una estructura modular, el plazo se mide en días o semanas, mientras que los proyectos de desarrollo desde cero pueden durar meses.
Si quiere ver un calendario realista para su propia estructura, podemos evaluar juntos su ERP actual y sus procesos; puede solicitar una demo gratuita.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura de media la implantación de un portal B2B?
Depende del alcance. En Multistok B2B suele durar 3-5 días laborables en los planes Inicial y Crecimiento, y unas 2-3 semanas en el plan Profesional y superiores, que incluyen servidor dedicado e integración con el ERP.
¿Cuánto alarga la implantación la integración con el ERP?
Si existe una integración predefinida para su ERP, el plazo es relativamente corto; el trabajo consiste en la correspondencia de campos y las pruebas. Si su ERP está muy personalizado, se necesita tiempo adicional de análisis y pruebas.
¿Se verá afectado nuestro trabajo diario durante la implantación?
Normalmente no. El portal se prepara y se prueba mientras continúa su proceso de pedidos actual, y la puesta en marcha se hace de forma controlada con distribuidores piloto.
¿Qué información debo preparar antes de la implantación?
Una lista de productos actualizada, la lista de distribuidores y clientes, las reglas de precios y descuentos, los datos de acceso al ERP y un responsable de proyecto designado son los preparativos que más aceleran el proceso.
