Eine der häufigsten Fragen von Unternehmen, die sich mit B2B-Software beschäftigen, lautet: „Wann ist dieses System einsatzbereit?“ Ein Anbieter sagt „in wenigen Tagen“, ein anderer „mindestens drei Monate“. Möglicherweise sagen beide die Wahrheit, denn die Einführungsdauer wird weniger von der Software als von Ihrer Struktur und dem Projektumfang bestimmt.
In diesem Beitrag zeigen wir, welche Faktoren die Einführung verlängern oder verkürzen, wie ein realistischer Zeitplan aussieht und was Sie vor der Einführung tun können, um den Prozess zu beschleunigen.
Was umfasst die „Einführung“ genau?
Bei „Einführung“ denken die meisten an die Installation der Software auf einem Server. In einem cloudbasierten System (SaaS) ist dieser Teil ohnehin sehr kurz. Was wirklich Zeit kostet, ist die Konfiguration des Systems für Ihr Geschäft:
- Übernahme von Produkten, Kategorien, Bildern und Einheiten ins System
- Festlegung von Händlergruppen, Preislisten und Rabattregeln
- Einrichtung der Bestands-, Preis-, Konto- und Bestellintegration mit ERP oder Buchhaltungsprogramm
- Einstellung von Benutzerrollen, Freigabeprozessen und Benachrichtigungen
- Test, Schulung und Go-live mit den ersten Händlern
Jeder dieser Schritte kann einige Stunden oder auch einige Wochen dauern. Den Unterschied machen die folgenden Faktoren.
5 Faktoren, die die Einführungsdauer bestimmen
1. Umfang der ERP-Integration
Dieser Faktor wirkt sich am stärksten auf die Dauer aus. Gibt es für Ihr ERP eine fertige Integration, beschränkt sich die Arbeit auf Zuordnung und Test. Gibt es keine fertige Integration oder ist Ihr ERP stark angepasst, kosten die Zuordnung jedes einzelnen Felds und das Testen von Sonderfällen Zeit.
2. Zustand der Produktdaten
Sind Artikelnummern, Bezeichnungen, Einheiten und Bilder geordnet, geht die Übernahme schnell. In Unternehmen, in denen derselbe Artikel unter verschiedenen Namen erfasst ist, Bilder über Ordner verstreut sind oder technische Angaben nur in Katalogen stehen, entstehen hier die längsten Wartezeiten. Diese Arbeit fällt eher Ihrem Team als dem Softwareanbieter zu.
3. Komplexität der Preis- und Rabattstruktur
Ein Unternehmen mit einer einzigen Preisliste und wenigen Händlergruppen hat nicht dieselbe Einführungsdauer wie eines, das Hunderte kundenspezifische Preise und Staffelrabatte anwendet. Nicht dokumentierte Regeln – also die Situation „Das weiß nur Herr Müller“ – verlängern die Dauer am meisten.
4. Hosting und Sonderanforderungen
Zwischen einer Standard-Cloud-Einführung und einer Einführung mit dediziertem Server, eigener Domain oder individuellem Design besteht naturgemäß ein zeitlicher Unterschied. Zusätzliche Infrastruktur- und Sicherheitseinstellungen erfordern mehr Zeit.
5. Entscheidungsgeschwindigkeit
Wird oft übersehen: Je mehr Personen im Projekt mitreden und je länger Freigaben dauern, desto länger wird der Zeitplan. Eine technisch zweiwöchige Arbeit kann sich wegen interner Freigaben über zwei Monate hinziehen.
Realistische Zeiträume nach Projekttyp
Die folgende Tabelle gibt eine grobe Orientierung für Projekte unterschiedlichen Umfangs. Die genaue Dauer steht immer erst nach einer Voranalyse fest.
| Projekttyp | Typischer Umfang | Entscheidender Faktor |
|---|---|---|
| Schnellstart | Standard-Cloud-Einführung, geordnete Produktdaten, einfache Preisstruktur | Verfügbarkeit der Daten |
| Mittelgroßes Projekt | Fertige ERP-Integration, Händlergruppen, Rabattregeln | Integrationstests |
| Umfangreiches Projekt | Dedizierter Server, angepasstes ERP, mehrstufige Freigaben, mehrere Lager | Analyse und Szenariotests |
| Individuelle Neuentwicklung | Jedes Modul wird neu programmiert | Softwareentwicklungsprozess (in der Regel Monate) |
Bei Multistok B2B dauert die Einführung in den Plänen Starter und Growth in der Regel 3–5 Werktage. In den Plänen ab Professional mit dediziertem Server und ERP-Integration ist der Prozess in etwa 2–3 Wochen abgeschlossen. Zeiträume von mehreren Monaten treten meist bei Softwareprojekten auf, die von Grund auf neu entwickelt werden, oder wenn die Daten nicht vorbereitet sind.
Was Sie tun können, um die Einführung zu beschleunigen
Einen großen Teil des Zeitplans haben Sie selbst in der Hand. Wenn Sie folgende Schritte vor Beginn der Einführung erledigen, verkürzt sich der Prozess deutlich:
- Bereinigen Sie Ihre Produktliste. Bringen Sie die Felder Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Kategorie in einer einzigen Excel-Datei in einen einheitlichen Zustand.
- Dokumentieren Sie Ihre Preisregeln. Halten Sie in einem einzigen Dokument fest, welche Händlergruppe welchen Rabatt erhält.
- Benennen Sie einen einzigen Projektverantwortlichen. Wenn klar ist, wer Fragen beantwortet und Entscheidungen trifft, vermeiden Sie wochenlange Wartezeiten.
- Bereiten Sie die ERP-Seite vor. Klären Sie vorab, wer Ihr ERP betreut, welche Zugangsdaten nötig sind und welche Sonderfelder es gibt.
- Wählen Sie Pilothändler aus. Den Go-live mit einigen Händlern zu starten, denen Sie vertrauen, beschleunigt den Test und liefert Feedback.
Details zu diesen Vorbereitungen finden Sie in unserem Beitrag Was Sie vor der Einführung eines B2B-Systems wissen sollten, die Zeit nach dem Go-live behandelt unser Beitrag Erste Schritte bei der Softwareeinführung.
Wie verläuft ein typischer Einführungszeitplan?
Ob die Dauer nun einige Tage oder einige Wochen beträgt: Eine solide Einführung durchläuft in der Regel dieselben Phasen. Wenn Sie die Reihenfolge der Phasen kennen, sehen Sie im Voraus, wann was von Ihnen erwartet wird.
Analyse und Planung
Im ersten Schritt werden Ihre Arbeitsabläufe, Ihre Händlerstruktur, Ihre Preisregeln und Ihre ERP-Umgebung besprochen. Hier wird entschieden, welche Module in der ersten Phase freigeschaltet und welche auf später verschoben werden. Eine gründliche Analyse verhindert Überraschungen in den folgenden Phasen.
Datenübernahme und Konfiguration
Produkte, Kategorien, Händler und Preislisten werden ins System übernommen; Freigabeprozesse, Benutzerrollen und Benachrichtigungen werden eingerichtet. Bei Unternehmen mit vorbereiteten Daten ist diese Phase schnell abgeschlossen.
Integration und Test
Die ERP-Anbindung wird eingerichtet, und Bestands-, Preis- und Kontoflüsse werden mit Beispielbestellungen durchgängig getestet. Beim Test sollte nicht nur gefragt werden „Funktioniert es?“, sondern auch „Funktioniert es in unseren Sonderfällen korrekt?“ – etwa bei Retouren, Teillieferungen oder anderen Währungen.
Schulung und Go-live
Ihr eigenes Team und die Pilothändler erhalten eine kurze Schulung, und das System wird kontrolliert freigeschaltet. Mit dem Feedback der ersten Wochen werden die Einstellungen feinjustiert, anschließend werden die übrigen Händler schrittweise eingeladen.
Bedeutet schnelle Einführung unvollständige Einführung?
Die Sorge ist berechtigt: Deckt ein System, das in wenigen Tagen in Betrieb geht, Ihren Bedarf wirklich ab? Die Antwort hängt davon ab, wie die Einführung geplant ist. Bei einem System auf Basis fertiger Module sind die grundlegenden Bestell-, Preis- und Bestandsabläufe in kurzer Zeit einsatzbereit. Zusatzmodule werden je nach Bedarf schrittweise freigeschaltet.
Eine lange Einführung bedeutet auch nicht immer ein besseres Ergebnis. Bei Projekten, die sich über Monate hinziehen, können sich Anforderungen ändern, die Motivation des Teams kann sinken, und die Händler bleiben bei ihren alten Gewohnheiten, während sie auf das neue System warten. Für die meisten Unternehmen ist es am sinnvollsten, schnell mit den Kernprozessen zu starten und das System im laufenden Betrieb weiterzuentwickeln.
Fazit
Die Antwort auf die Frage „3 Tage oder 3 Monate?“ hängt von Ihrer ERP-Integration, der Ordnung Ihrer Produktdaten, der Komplexität Ihrer Preisstruktur und Ihrer Entscheidungsgeschwindigkeit ab. Bei Systemen auf Basis fertiger Integrationen und einer modularen Struktur wird die Dauer in Tagen oder Wochen gemessen, während individuelle Neuentwicklungen Monate dauern können.
Wenn Sie einen realistischen Zeitplan für Ihre Struktur sehen möchten, bewerten wir gern gemeinsam Ihr bestehendes ERP und Ihre Prozesse; Sie können eine kostenlose Demo anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Einführung eines B2B-Portals durchschnittlich?
Das hängt vom Umfang ab. Bei Multistok B2B dauert sie in den Plänen Starter und Growth in der Regel 3–5 Werktage, in den Plänen ab Professional mit dediziertem Server und ERP-Integration etwa 2–3 Wochen.
Wie stark verlängert die ERP-Integration die Einführung?
Gibt es für Ihr ERP eine fertige Integration, ist die Dauer vergleichsweise kurz; die Arbeit besteht aus Feldzuordnung und Tests. Ist Ihr ERP stark angepasst, sind zusätzliche Analyse- und Testzeiten erforderlich.
Wird unser laufendes Geschäft während der Einführung beeinträchtigt?
In der Regel nicht. Das Portal wird vorbereitet und getestet, während Ihr bestehender Bestellprozess weiterläuft; der Go-live erfolgt kontrolliert mit Pilothändlern.
Welche Informationen sollte ich vor der Einführung vorbereiten?
Eine aktuelle Produktliste, eine Händler- und Kundenliste, Preis- und Rabattregeln, ERP-Zugangsdaten und ein feststehender Projektverantwortlicher sind die Vorbereitungen, die den Prozess am stärksten beschleunigen.
