Antes de pedir un producto, sus distribuidores suelen necesitar algún documento. Quieren comprobar los valores técnicos, mostrar un certificado a su propio cliente o saber cómo se realiza el montaje. Si estos documentos están en el archivo de correo, en una carpeta compartida o en el ordenador de su representante de ventas, el distribuidor le llama, espera y, a veces, aplaza el pedido. Añadir el documento en PDF directamente a la página del producto elimina ese tiempo de espera.
¿Qué busca el distribuidor en la página del producto?
En las compras de particulares, la imagen y la breve descripción de la página del producto suelen bastar. En el B2B, en cambio, el comprador suele ser un profesional que basa su decisión en información técnica. Un distribuidor de material eléctrico quiere ver la tensión del producto; un distribuidor de materiales de construcción, las condiciones de aplicación, y un distribuidor de productos sanitarios, la validez de la documentación.
Meter toda esta información en la descripción del producto es difícil y, además, da como resultado una página ilegible. Un PDF adjunto presenta la información detallada en un documento ordenado y mantiene limpia la página del producto.
Además, muchos de estos documentos ya los tiene en PDF. La ficha técnica que envía el fabricante, el certificado emitido por un organismo acreditado o el catálogo preparado por su equipo de diseño suelen estar en este formato. Vincularlos al producto tal como están, en lugar de volver a redactarlos, ahorra tiempo y permite compartir el documento en su forma original. Que un documento oficial se vea igual que el original, sobre todo en el caso de los certificados, aumenta la confianza del distribuidor y de su cliente.
¿Qué documentos conviene añadir a la página del producto?
No todos los productos necesitan los mismos documentos, pero los tipos más solicitados en el B2B están claros:
- Ficha técnica (datasheet): Documento resumen con los valores técnicos del producto, como medidas, material o capacidad.
- Manual de uso y de montaje: Explica paso a paso cómo se instala y se utiliza el producto.
- Certificados y declaraciones de conformidad: Documentos como CE, TSE o RoHS; el distribuidor a menudo tiene que adjuntarlos para su propio cliente o en el expediente de una licitación.
- Catálogo del producto o de la serie: Documento promocional que muestra juntos los productos de una misma familia.
- Despiece: Dibujo que muestra por separado las piezas de una máquina; facilita encontrar el repuesto correcto.
- Información de garantía y mantenimiento: Condiciones de garantía y recomendaciones de mantenimiento periódico.
Las ventajas de añadir PDF
Poner el documento en la página del producto parece una tarea menor, pero su efecto se nota en muchos puntos del proceso de venta:
- Se reduce la carga de soporte: Disminuyen las solicitudes del tipo "¿me puede enviar el certificado de este producto?" y su equipo de ventas se centra en su verdadero trabajo.
- Se acorta el proceso de decisión: El distribuidor accede al instante a la información que busca y hace el pedido sin esperar.
- Se reducen los pedidos erróneos: El distribuidor que comprueba desde el principio los valores técnicos no compra productos incompatibles y baja la probabilidad de devolución.
- El documento actualizado está en un solo lugar: Cuando se actualiza un documento, solo tiene que cambiar el archivo del portal; las versiones antiguas no siguen circulando por correo.
- Se facilitan las ventas del propio distribuidor: El distribuidor puede descargar el documento y compartirlo con su propio cliente.
El último punto suele pasarse por alto. Su distribuidor también es un vendedor y necesita documentos para convencer a su propio cliente. Un distribuidor que se presenta a una licitación tiene que adjuntar certificados a su oferta. El distribuidor que puede acceder por sí mismo a los documentos prepara su oferta más rápido y tiene más posibilidades de conseguir el contrato.
Documentos destacados por sector
La importancia de cada documento varía según el sector. La siguiente tabla ofrece una idea general:
| Sector | Documentos solicitados con frecuencia |
|---|---|
| Electricidad y electrónica | Datasheet, documentos RoHS/CE/REACH |
| Construcción y ferretería | TDS (ficha de datos técnicos), documentos CE/TSE |
| Maquinaria e industria | Manual de uso, despiece, certificado de garantía |
| Sanitario y óptica | Documentos CE y del sistema turco de seguimiento de productos (ÜTS) |
| Hogar y mobiliario | Catálogo, manual de montaje |
Por ejemplo, en el sector de la maquinaria, la biblioteca de documentos y el despiece permiten al distribuidor encontrar la pieza correcta y abrir correctamente la solicitud de servicio. Para conocer los detalles específicos del sector, puede consultar nuestra página de maquinaria e industria.
Qué tener en cuenta al preparar sus documentos
Para que los PDF sean realmente útiles, basta con seguir algunas reglas sencillas:
- Use nombres de archivo comprensibles; en lugar de "doc_final_v3.pdf", utilice el código del producto y el tipo de documento.
- Controle la fecha de validez de los certificados y renueve los documentos caducados.
- Mantenga un tamaño de archivo razonable; es importante que el distribuidor pueda abrirlo también desde el teléfono.
- Si varios productos usan el mismo documento, asegúrese de vincular la versión correcta a cada producto.
- Decida quién es responsable de mantener actualizados los documentos; puede ser el jefe de producto, el departamento de calidad o el equipo de marketing.
No es necesario empezar por todos los productos. Comenzar por los grupos de productos más vendidos o que más preguntas generan y avanzar de forma gradual no sobrecarga a su equipo y le permite ver los beneficios en poco tiempo. Preguntar a su equipo de ventas qué documentos se solicitan con más frecuencia es una forma práctica de decidir por dónde empezar.
En Multistok, la función de añadir PDF a la ficha de producto está incluida en el plan Multicore. El mismo plan incluye también otras funciones que enriquecen la página del producto, como la visualización del stock por tramos o la definición de cantidades mínimas y máximas de pedido. Para más detalles, puede consultar nuestra página de planes.
Conclusión
En el B2B, la página del producto no es solo un escaparate, sino el lugar donde el distribuidor toma su decisión. Añadir a esa página la ficha técnica, el manual, los certificados y el catálogo agiliza el trabajo de su distribuidor y libera a su equipo de las solicitudes repetitivas de documentos. Si quiere ver cómo se verían sus páginas de producto en el portal, puede solicitar una demo de Multistok.
